Пример заполнения км 4. Особенности заполнения журнала кассира-операциониста. Правила оформления и заполнения

В 2017 году вступили в силу положения нового порядка осуществления расчетов с использованием кассовых аппаратов. В связи с этим финансовые ведомства разъяснили, нужно ли использовать официальные формы кассовых документов (КМ-1 - КМ-9 , в том числе журнал кассира-операциониста), утвержденные Госкомстатом. По данным в Письме Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведенным Письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@) разъяснениям компании и предприниматели не обязаны применять указанные унифицированные формы кассовых документов.

Записи в журнал должны вноситься в порядке хронологии. Все исправления должны заверяться подписями руководителя, уполномоченного им лица, кассира и главбуха.

В журнал заносятся записи:

о суммах выручки за день (смену);
о суммах сданных денежных средств;
о суммах возвратов покупателям;
показания счетчиков (контрольного и суммирующих).

Записи в журнал делаются на основании снятых по окончании смены (дня) Z-отчетов. Согласно Типовым правилам кассиры должны формировать такой отчет по окончании каждой смены, но не позднее 24 часов с начала работы на кассовом аппарате. В случае невыполнения этого требования работа на кассовом аппарате блокируется. Все данные по Z-отчетам должны отражаться в журнале кассира даже в том случае, когда по кассе не было проведено ни одной операции и сформирован нулевой Z-отчет.

Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) (далее - Журнал) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. В то же время графы Журнала предполагают отражение в нем операций и с использованием платежных карт (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 N 17-15/4707).

Нормативно-правовыми актами порядок заполнения Журнала и иных документов применительно к рассматриваемой ситуации не регламентирован.

При возврате денежных средств в день покупки необходимо иметь в виду следующее.

Согласно разъяснениям специалистов налогового органа после снятия с кассового аппарата Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10) (письма 22-12/066519@).

Разница между показателями граф 9 и 6 Журнала является выручкой за рабочий день, которая отражается в графе 10 Журнала (смотрите также письмо УФНС по г. Москве от 30.11.2005 N 09-24/87838). В данном случае выручка будет включать в себя и впоследствии возвращаемые суммы.

Специалисты налогового органа разъясняют, что (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2012 N 17-15/052888, от 09.07.2008 N 22-12/066519@):

В графе 11 Журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 и 13 раздела "Оплачено по документам", соответственно, указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов;

В графе 14 Журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13);

Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 Журнала;

В графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.

Учитывая вышесказанное, на наш взгляд, в рассматриваемом случае заполнять графы 11-15 Журнала можно следующим образом:

Графа 12 - количество операций по платежным картам (возвраты на данный показатель не влияют);

Графа 13 - сумма операций по платежным картам (возвраты на данный показатель не влияют);

Графа 15 - суммы возврата по платежным картам не отражаются;

Графа 11 - определяется как разница между графами 10, 13, 15;

Графа 14 - определяется путем сложения граф 11 и 13.

Заметим, что отражение по графе 15 сумм возврата по платежным картам приведет к искажению показателя графы 11 и неверному расчету суммы денежных средств, подлежащих сдаче.

Вместе с тем ввиду отсутствия по данному вопросу нормативного регулирования и соответствующих разъяснений, полагаем, что в графе 15 могут быть отражены суммы возврата по платежным картам при условии исключения возвращенных сумм из графы 13.

Любой из предложенных выше порядков не является ошибкой при определении суммы подлежащей сдаче наличной выручки.

При возврате денежных средств не в день покупки отметим, что в силу п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104, чеки контрольно-кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). При возврате товара не в день покупки операции по выдаче денежных средств осуществляются в соответствии с заключенным договором эквайринга (договором между кредитной организацией и организацией торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт) (письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134, п. 4 письма Управления МНС по г. Москве от 13.08.2003 N 29-12/44313).

В данном случае Журнал заполняется в общем порядке, а факт возврата денег на порядке его заполнения не сказывается.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Арыков Степан

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В этом разделе мы опишем простым языком как заполнять журнал кассира-операциониста , опираясь скорее на понимание наших действий, чем на строгое следование не всегда понятным названиям граф журнала . Сами названия граф не однозначно трактуют их смысл и плохо согласуются с терминами из инструкций к кассовым аппаратам. Поэтому, мы рекомендуем заполнять журнал кассира-операциониста руководствуясь соображениями адекватного восприятия результата работы на ККТ как с вашей точки зрения, так и с точки зрения проверяющего органа. Ведь смысл ведения самого журнала кассира-операциониста заключается в том, чтобы вы могли легко определить оборот наличной выручки за любой период, а инспектор смог легко сверить ваши записи с показаниями самого ККТ и кассовыми отчетами. Иногда, инспекторы сами выдают рекомендации по заполнению журнала кассира-операциониста .

Обратим внимание на следующий рисунок. В нем продемонстрирован образец первой записи в журнал , которая делается обычно по результатам ввода в эксплуатацию ККТ в налоговых органах. При этой операции регистрируется продажа на сумму 1 рубль 11 копеек и снимается Z-отчет под номером 1, если ККТ новая, если ККТ бывшая в употреблении – номер Z-отчета может быть любой. Таким образом, эта сумма всегда присутствует в дальнейших показаниях «итогового суммирующего счетчика», но при этом не является вашей выручкой.
Необходимо закрепить следующее правило при заполнении журнала : каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнал кассира-операциониста . Соответственно, если за смену снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале соответствует количеству этих отчетов. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККТ, ни закона о применении ККТ.
В журнале следует обратить внимание на следующие графы:
- ст.1 – дата снятия отчета (закрытия смены);
- ст.3 – ФИО кассира;
- ст.4 – номер Z-отчета (закрытие смены);
- ст.6 – показания главного суммирующего денежного счетчика на начало смены;
- ст.9 - показания главного суммирующего денежного счетчика на конец смены;
- ст.10 - сумма выручки за день, согласно показаниям соответствующего счетчика. Определяется как разница между графами 9 и 6;
- ст.11 - сумма наличных денежных средств – выручка;
- ст.14 – общая сумма сданных кассиром денежных средств на конец смены за текущую смену;
- ст.15 - отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам);
- ст.16, 17, 18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.

Опишем подробнее смысл некоторых «сомнительных» граф:
Графы 4 или 5 (различие между этими графами сложно понять даже специалисту), содержат номер Z-отчета, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее. Каждая запись «строка» в соответствует своему номеру Z-отчета. Пропуски между номерами теоретически могут возникнуть в случае определенных неисправностей ККМ, повлекших изменения показаний этого счетчика, что сопровождается обязательно техническим заключением и актом об изменении показаний счетчиков со стороны ЦТО. Перечислим множество определений этого счетчика, с которыми вы можете столкнуться:
- номер Z-отчета
- номер сменного гашения
- счетчик регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули
- и т.п. Графы 6 и 9 учитывают один и тот же счетчик ККМ. Понятно, что показания счетчика на конец смены (после снятия Z-отчета) всегда совпадают с показаниями этого же счетчика на начало следующей смены. Отличия в записи этих граф могут появиться только в случае возникновения неких неисправностей ККМ повлекших изменения показания самого суммирующего счетчика. Однако такие изменения, в любом случае должны быть зафиксированы специалистом ЦТО. Это - техническое заключение и акт об изменении показаний счетчиков. Поэтому само переписывание граф может показаться глупым, но при этом является общепринятым правилом. Показания же самого суммирующего счетчика можно найти непосредственно на Z-отчете. Называется этот счетчик по-разному для различных ККМ, например:
- главный суммирующий денежный счетчик;
- гросс итого
- нарастающий итог
- итого
- итоговый счетчик
- и т.п.

Графа 10 содержит показания соответствующего счетчика ККМ (приводится на X и Z отчетах) регистрирующего сумму продаж за текущую смену. Он тоже может называться по-разному:
- итоговая сумма
- гросс
- сменный итог
- и т.п.
Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако, если вы принимаете «безналичные» платежи, осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а так же в некоторых иных ситуациях – вам потребуется использовать графы 11 и 15.
Рассмотрим случай с возвратом денежных средств покупателям (см. порядок оформления возвратов) . Если вы зарегистрировали по ККМ чек(и) возвратов, то возникает необходимость отразить этот факт в журнале кассира-операциониста . Для этого необходимо правильно заполнить графу 11 – сумма фактической наличной денежной выручки и графу 15 – сумма возвратов. Надо отметить, что различия между графами 10 и 11 могут возникнуть в нескольких случаях:
- в случае с учетом безналичной оплаты (кредитные карты и т.п.)
- в случае применения некоторых ККМ «старого образца» - разрешенных к применению до истечения сроков их амортизации (сумма возвратов не всегда вычитается из показания счетчика сменного итога)
- в случае ошибочно пробитых чеков.

В журнале под порядковым номером производится запись:
В графе №1 - указывается текущая дата.
В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККТ обслуживает несколько торговых сек-ций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3 - фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4 - номер гашения.
В графе №5 - указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.
В графе №6 - показания счетчика "Гросс итого" на начало дня. Эту сумму ККТ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
В графах №7 и №8 - соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 - показания счетчика "Гросс итого" на конец дня. Если ККТ не указывает в Z-отчете показания счетчика "Гросс итого", то его можно записать путем суммирования граф №6 и №10.
В графе №10 - сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разница между графами №9 и №6.
В графе №11 - сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13 - соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п.), если они принимаются организацией и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
В графе №14 - указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15 - отражается сумма денег возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам).

Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККТ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3.

В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.

Генеральный директор ООО ЦТО «Матрица» Базалева М.Ю.

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 предназначен для фиксирования всех финансовых потоков и учета денежных средств, которые проходят в течение дня через кассу.

В случае необходимости он может быть использован сотрудником налогового органа для сверки показаний в отчетах предпринимателя. Сам же владелец торговой точки может по нему всегда быстро определить объемы денежных поступлений за любой период.

Что это такое, для чего он нужен на предприятии

Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.

Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:

Реквизиты компании или ИП.
Коды ОКПО и ОКУД.
Данные ККМ.
Дата начала ведения.
Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.

Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.

Регистрация в налоговой

Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат , поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:

Заявление о постановке на учет ККМ.
Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
Договор аренды торговой площади.
Паспорт ККМ.
Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
Голограмму.

Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.

Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.

Кто и когда его заполняет

Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп. и вносит данные первого Z-отчета. Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.

Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир .

Если торговый зал работает в несколько смен, то отчет должен заноситься по каждой вновь начатой смене.

Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты. Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.

Правила и процесс заполнения

Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:

Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
Столбец 3. ФИО кассира.
Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
- показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
- предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
- сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.

Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:

Нюансы оформления в различных случаях

Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?

Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.

Вопросы могут возникнуть и тогда, когда кассир покинул рабочее место, не сняв итоговый отчет. На самом деле, ЭКЛЗ кассовой машины сохраняет все сведения, поэтому отчет можно будет без труда получить и позднее.

Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:

Обратившись в обслуживающую организацию . Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
Сняв фискальный отчет . Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.

Исправление ошибок

Ошибки в документе исправлять можно, но делать это следует аккуратно, черной или синей пастой или при помощи канцелярского корректора-замазки.

После каждого исправления должна стоять подпись вносящего изменения в журнал сотрудника, а также обязательная фраза: «Исправлено верно», прописанная после каждой неточности.

Прошивка и хранение

Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой. На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия. Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.

В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии. Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.

В процессе ведения своей деятельности каждое предприятие проводит расчеты за реализованные товары или оказанные услуги. Передача средств проводится наличным или безналичным путем. И в первом случае для этого используется ККМ. В нашей статье мы рассмотрим, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, который является главным документом при выполнении таких операций.

Наличные расчеты и особенности их ведения

Выполняя расчеты наличными деньгами, необходимо использовать зарегистрированную в ИФНС технику – не только сам кассовый аппарат, то и защищенную электронную контрольную ленту. Все операции должны заноситься в журнал.

Этот документ нужно отправлять на проверку в ИФНС в таких случаях, как:

Перерегистрация карточки на кассовые аппараты.
Открытие нового журнала.
Проверка со стороны ИФНС.

При этом важно отличаться использующиеся на предприятия ККМ и операционную кассу предприятия. Наличные средства, которые получаются через аппарат, должны:

Нужно учитывать средства в день поступления.
Хранящиеся в кассе средства могут быть в размере лишь «разменной монеты», которая поступает в кассу в начале дня.
Средства могут вернуть покупателю в день поступления.
Наличные нужно сдавать инкассатору в конце смены или поступать в кассу предприятия.
Должна быть закрыта в день открытия.

В случае нарушения кассовой дисциплины предприятию грозят следующие штрафы:

В размере 3-4 тысяч рублей кассиру (иному должностному лицу).
В размере 40-50 тысяч организации.

Учет кассовых данных – порядок и правила

Для любого кассового аппарата должен вестись журнал кассира-операциониста, который позволяет учитывать данные по ККМ в течение примерно 1000 рабочих (по кассе) дней. Затем нужно завести новый документ. Чтобы заменить журнал кассира-операциониста, нужно обратиться в ИФНС и предоставить такие документы, как:

Старый журнал.
Новый документ, который прошит и заверен руководителем, при этом титульный лист документа должен обязательно быть заполнен.
Паспорт на технику.
Карточки учета.
Оригинал договора с компанией, осуществляющей обслуживание ККМ.
Последний Z-отчет по кассе.
Оригинал доверенности на лицо, которое доставляет документы, который может быть заполнен в свободной форме.

При этом каждая ИФНС может потребовать и ряд других документом, потому прежде чем отправляться к ним, лучше позвонить специалистам и уточнить, что еще нужно принести.

Для чего нужен журнал и регулирование его ведения

Инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста размещена в ФЗ РФ под номером 54, который был выдан 22 мая 2003 года.

Данный закон определяет следующее:

Категории организаций, которые должны применять ККТ при проведении наличных расчетов. Есть тут и исключения: юрлица и ИП, которые уплачивают патент и единый налог на временные доходы.
Использование данных из реестра техники.
Требования к регистрации кассовой техники.
Также в документе прописаны права и обязанности ИФНС в области регистрации кассовой техники, их проверки, контроля за ведением документооборота.

Журнал кассира-операциониста нужен для учета полученных или сданных в кассу денежных средств. На основании полученных данных также определяется налоговая база:

ИП. Налог с дохода физлиц, единого налога в случае ведения деятельности по УСН.
Юрлица. Прибыль и налог, который взимается при применении УСН.

Такая информация позволяет значительно упростить учет наличного денежного оборота при работе с клиентами и проведения возврата наличности в случаях, оговоренных законодательством.

Кроме того, ККМ нередко применяются при ведении складского учета, что позволяет обеспечить материальный учет запасов в компании.

Требования к ведению и оформлению документа

Первое, что нужно помнить – журнал нужно прошить, при этом можно прошивать как сам журнал, так и отдельно его листы. Контрольный лист документа подписывает руководитель предприятия или ИП, при этом обязательно должна присутствовать расшифровка инициалов.

Если в организации есть печать, подпись нужно заверить оттиском. И тут есть один нюанс – его конец должен обязательно попасть на лист. Все листы должны нумероваться, а вот сами страницы – нет, но на них должны быть обозначения номера листа. На последнем листе нужно сделать запись, при этом ее часть должна обязательно затронуть контрольный листок: «В журнале пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов».

Заполняя журнал кассира операциониста, кассир должен обязательно:

Применять темные чернила.
Учитывать хронологию событий.
Заполнять каждую из строк на один кассовый день (данные нужно взять из Z-отчета)

Не нужно подсчитывать итоги накопительной суммы. В случае если кассир в течение смены снимал два отчета, то данный нужно записывать отдельной строкой для каждого документа. В конце смены записи заверяются подписями кассира и руководителя предприятия либо иным уполномоченным должностным лицом.

Журнал кассира-операциониста – заполнение по всем правилам

Также в титульном листе нужно указать дату начала и конце ведения книги, информацию об ответственном сотруднике, который заполняет документ. Важно отметить, что с кассиром, который будет заниматься оформлением журнала, должен быть обязательно заключен договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения документа:

В столбцах 16-18 записываются подписи кассира, старшего кассира либо администратора, руководителя.

Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях

Есть несколько моментов ведения данного документа при возврате средств и при эквайринге. Давайте подробно рассмотрим их, чтобы в процессе заполнения не возникло ошибок.

Возврат средств

Денежные средства, полученные кассиров с применением кассового аппарата, не могут храниться на предприятии или использовать после закрытия смены. Но если в течение рабочей смены вернулся покупатель, который желает вернуть средства, то деньги ему можно отдать из «ящика» ККМ. Чтобы вернуть средства, кассиру нужно оформить акт по форме КМ-3, после чего возврат проводят через кассу компании.

Есть несколько особенностей возврата товаров и получения наличных обратно:

Покупатель может вернуть продукцию, если приобретенная продукция не подошла по размерам, ассортименту, расцветке. При этом важно помнить, что данный порядок регламентирован Законом «О защите прав потребителей».
Существуют товары, которые вернуть нельзя, например, лекарственные средства и т.д. Чтобы вернуть средства на такую продукцию, необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия – на рассмотрение поданного документа и возврат требуемой суммы дается две недели.
Возврат средств наличных средств, которые получены от компании, должен проводится в день приобретения товара через кассовые аппарат, или через расчетный счет в последующие дни.

Эквайринг

Эквайринг представляет собой оплату за товар с помощью банковских карт, когда предприятие получает деньги за товар сразу на свой расчетный счет. Все проводимые средства учитывается в отдельном столбце журнала кассира-операциониста. В данном случае величина остатка Z-отчета не будет равна размеру денежной наличности в кассе.

Главный минус работы по такой схеме в том, что банк-партнер, с которым заключен договор на открытие расчетного счета, снимает комиссию. Покупая товар, покупателю представляют кассовый чек.

Для возвращения средств нужно обратиться в ИП или юрлицо – средства вернуться обратно на счет клиента.

Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста

Если при заполнении документа были внесены записи с ошибками, их можно исправить. Главное – их нужно согласовать со всеми ответственными лицами, также исправления должны быть заверены их подписями и подтверждены печатью компании. Кроме того, должна быть запись «Исправлено верно».

Если правки небольшие, можно воспользоваться специальным канцелярским корректором, а вот если нужно исправить несколько строк, то это можно сделать с помощью отметки «Пропущенная строка «21.05.2016» является достоверной». Кроме того, есть еще одно важное правило: исправления должны определять оборот денежных средств за определенный период без нарушения хронологии записей.

Не нужно переживать делать исправления, главное, вовремя находить их, фиксировать и подтверждать по правилам. Бывает, что кассир делает записи не ручкой, а карандашом, чтобы потом их аккуратно переписать. В случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов это может привести к серьёзным проблемам и штрафам как должностному лицу, так и организации.

Вконтакте