uy-Uzum-Hujjatlar uchun muqovali xatni qanday tayyorlash kerak. Men rezyume uchun qopqoq xatini yozishim kerakmi? Rezyume uchun muqovali xatlar turlari

Hujjatlar uchun muqovali xatni qanday tayyorlash kerak. Men rezyume uchun qopqoq xatini yozishim kerakmi? Rezyume uchun muqovali xatlar turlari

Pochta orqali yuborilgan ko'plab hujjatlar mavjud muqovali xat. Ushbu maqolada biz uning maqsadi, dizayn qoidalari va misollarini batafsil ko'rib chiqamiz.

Kimdan ushbu materialdan o'rganasiz:

  • hujjatlar uchun qo'shimcha xat nima;
  • hujjatlar uchun qo'shimcha xatni qanday tayyorlash kerak;
  • ilova qilingan hujjatlar ro'yxati.

Hujjatlar uchun qopqoq xati nima

Agar hujjatlar to'plamini yuborish zarur bo'lsa, qo'shimcha xat majburiy atribut hisoblanadi. Bir vaqtning o'zida bir nechta maqsadlarga ega.

Yuborish faktini tasdiqlash. Hujjatlar uchun qo'shimcha xat kompaniyaning chiquvchi hujjatlarida ro'yxatga olinadi va tegishli raqamga ega. Shunday qilib, hujjatlarni jo'natish fakti ushbu xat asosida qayd etiladi. Bundan tashqari, qabul qiluvchi ushbu xatni va unga biriktirilgan hujjatlar to'plamini ham qayd etadi.

Ilova qilingan hujjatlar ro'yxati. Hujjatlarni jo'natish to'g'risidagi har bir muqovali xatda ularning to'liq ro'yxati va nusxalari soni bo'lishi kerak.

Hujjatlar bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar. Hujjatlarni yuborishda ularning ba'zilari qaytarilishi mumkinligini tushunish muhimdir. Bunday holda, qo'shimcha xatda qanday harakatlar bajarilishi kerakligi ko'rsatilishi kerak: hujjatlarni ko'rib chiqing, rozi bo'ling, to'ldiring, imzolang va qoldiring yoki qaytarib yuboring. Eslatib o'tamiz, ushbu maqsadlar uchun siz qo'shimcha ravishda maxsus shtamplardan foydalanishingiz mumkin.

Avval siz manzil qismini to'ldirishingiz kerak. Unda kompaniyaning nomi, unvoni, manzili, xodimning familiyasi va bosh harflari va uning lavozimi ko'rsatilgan (agar hujjatlar ma'lum bir shaxsga yuborilgan bo'lsa). Keyinchalik, chiquvchi hujjatning sanasi va raqamini ko'rsatishingiz kerak.

Xat mazmunining birinchi qismi hujjatlarni jo'natish haqidagi xabar bo'lishi kerak. Bu so'zlar bilan boshlanadi: "Biz sizga yuboramiz ...", "Biz sizga taqdim etamiz ..." va hokazo. Shundan so'ng siz hujjatlarni yuborish maqsadini ko'rsatishingiz mumkin (ko'rib chiqish, to'ldirish, tasdiqlash va hk). Agar xatga bitta hujjat ilova qilingan bo'lsa, u holda bu qismda ko'rsatilishi mumkin, agar bir nechta bo'lsa, siz "hujjatlar to'plami" tushunchasidan foydalanishingiz mumkin, uning tarkibi quyida oshkor qilinadi.

Tarkibning ikkinchi qismi hujjatlar bilan ishlash uchun aniq vazifalardan iborat. Misol uchun, unda qaysi nusxalarni qaytarish kerakligi, imzo talab qilinadigan va hokazolar haqida ko'rsatmalar bo'lishi mumkin.

Misoldan ko'rinib turibdiki, hujjatlarni bajarish muddatlari ham ilova xatida ko'rsatilishi mumkin.

Qo'shimcha xatni tayyorlashning eng muhim bosqichi - qo'shimchalar mavjudligini belgilash. Belgi maktub matni tugaganidan keyin, 2-3 qatordan past bo'lmagan holda qo'yiladi. Belgida hujjatning nomi, biriktirilgan nusxalar soni va varaqlar soni bo'lishi kerak.

Ilova belgisi ilova qilingan hujjatlarning to'liq ro'yxati, nusxalari va varaqlari soni bo'lishi kerak. Agar ilova qilingan hujjatlar biriktirilgan yoki biriktirilgan bo'lsa, unda varaqlar sonini ko'rsatish talab qilinmaydi (faqat nusxalar soni ko'rsatilgan).

Shuni ham tushunish kerakki, ilova xati matnida ilova qilingan hujjatlarning nomlarini ko'rsatishda ularni qo'shimchalarda yana ko'rsatishga hojat yo'q. Bunday holda, arizaning mavjudligi (1,2-ilovalar va boshqalar), varaqlar va nusxalar soni oddiygina ko'rsatiladi.

Ilova qilingan hujjatlar ro'yxati

Qo'shimcha xatga ilova qilingan hujjatlar soni shunchalik ko'p bo'lishi mumkinki, ularning ilova qilinganligi haqidagi eslatma xat varag'iga kiritilmaydi. Bunday holda, biriktirilgan hujjatlarni alohida varaqda inventarizatsiya qilishni tavsiya etamiz. Inventarizatsiyani tuzishda unda xatga ilova qilingan hujjatlar to'plamining tarkibi ko'rsatiladi. Qo'shimcha xatdagi qo'shimchalar haqidagi eslatma ilova qilingan hujjatlar ro'yxatini va varaqlar sonini ko'rsatadi. Bu quyidagicha formatlanadi:

Ilova: 2 varaq uchun inventarizatsiya bo'yicha.

"Qo'shimchalar mavjudligi to'g'risida eslatma" tafsilotidan keyin xatni tuzgan xodimning "Imzosi" tafsiloti keladi.

Aziz do'stlar! Ko'p sonli so'rovlar kelib tushganligi sababli, xizmat ular tugaguniga qadar o'z ishini to'xtatadi. Ehtimol, so'ralganlar orasida sizni qiziqtirgan rezyume namunalari mavjud. Yangiliklarni kuzatib boring, xabardor bo'lib boring; Biz bilan qoling.

Qo'shimcha xat

Muqova xati topshirilgan rezyumeni tasdiqlovchi hujjatdir.

Agar siz o'z rezyumeingizni dunyoga mashhur xorijiy kompaniya (brend) ga yuborayotgan bo'lsangiz, unda qo'llab-quvvatlovchini yozish uchun talablar ancha yuqori. Hujjat alohida varaqda tuzilishi kerak; barcha rekvizitlar, xususan, unvoni, tuzilgan sanasi, oluvchining ismi va manzili, imzosi - ro'yxatga olish qoidalariga muvofiq qo'yilgan ish xatlari. Agar ma'lumot elektron pochta orqali yuborilsa, u holda rezyume kabi qo'shimcha xat Word formatida ilova qilinishi kerak.

Elektron pochta orqali kamroq da'vogar tuzilmalarga yuborilgan rezyume alohida varaqqa joylashtirmasdan, xatning o'zida to'g'ri matnga hamroh bo'lishi mumkin. Familiya, bosh harflar (yoki familiya va ism) va aloqa ma'lumotlari ko'rinishi kerak.

Muqova maktubining qisqacha versiyasi quyidagicha ko'rinadi (1-3-misollar):

1-misol.

Hurmatli Mariya,

Sizning vakansiyangizga javoban "Savdo menejeri sovutish uskunalari"Ish va ish haqi" jurnalida chop etilgan, men o'z rezyumeimni yuboraman. Agar buni e'tiborsiz qoldirmasangiz juda minnatdor bo'lardim.

Eng yaxshi tilaklar bilan,
Ivanova Anna, tel. 8-916-111-11-11

2-misol.

Xayrli kun, Mariya.

Rezyume fayli ilova qilingan. Men moliyaviy tahlilchi lavozimiga ariza beraman. Vakansiya haqidagi ma'lumot manbai www.zarplata.ru Men o'z nomzodimni ko'rib chiqish uchun zarur bo'lgan qo'shimcha ma'lumotlarni taqdim etishga tayyorman.

3-misol.

Hurmatli janoblar,

Iltimos, buxgalter, bosh buxgalter o'rinbosari vakansiyasi uchun mening rezyumeimni ko'rib chiqing.
Sizdan intervyuga taklifnoma olsam xursand bo'laman.

Hurmat bilan, Anna Ivanova, tel. 8-916-111-11-11

Muqova maktubining to'liq versiyasi (xodimlarni boshqarishning G'arb uslubiga amal qiladigan kompaniyalar uchun mo'ljallangan) xuddi shunday naqshga amal qiladi. Muqova maktubida quyidagilar aks ettirilishi kerak:

1. Rezyume yuborilayotgan lavozim nomi (ehtimol ikkita o'xshash yoki o'xshash lavozim); Shuningdek, bo'sh lavozim(lar) haqida qaysi manbadan bilib olganingizni ko'rsatish tavsiya etiladi; nomzodlik taklifingiz.

4-misol:
Veb-saytingizdagi ma’lumotlarni o‘rganib chiqib, korxonangizda go‘sht va sut xomashyosini sanitariya nazorati yo‘nalishida bo‘sh ish o‘rinlari ochilganini bildim. Shu munosabat bilan men o‘z nomzodimni xom ashyo sifatini nazorat qilish, sanitariya va veterinariya nazorati funksiyasini amalga oshirish bilan bog‘liq lavozimga ko‘rib chiqish uchun taklif qilmoqchiman. tayyor mahsulotlar. Ish tajribam go‘sht va sut xomashyosini xarid qilish bo‘yicha mutaxassis sifatida ham, sanitariya nazorati xizmati rahbari sifatida ham talabga ega bo‘lishi mumkin, deb o‘ylayman.

2. Rezyumening juda qisqa, ammo to'g'ri va ma'lumotli qisqacha mazmuni, o'zingizning kasbiy va malakangizga muvofiqligini asoslashga qaratilgan. shaxsiy fazilatlar siz murojaat qilayotgan lavozim.

3. Ishga tayyorligingiz, fidoyiligingiz va bo'sh ish o'rinida ko'rsatilgan sohada yoki undan ham yaxshiroq, ushbu kompaniyaning devorlari ichida professional o'sishingiz.

5-misol:
O‘tgan yillar davomida men tanlagan hududimda davlat veterinariya va bojxona nazorati organlari tarkibida muvaffaqiyatli faoliyat yuritdim, Rossiyaning oziq-ovqat sanoatining yirik korxonalari va yetakchi xorijiy yetkazib beruvchilar bilan aloqalar va hamkorlik tajribasini o‘rnatdim. Ilova qilingan rezyume mening kasbiy tajribam, malakam va potentsial imkoniyatlarim haqida tasavvur beradi..

6-misol:
Mening barcha ish tajribam, kasbiy bilim va ko'nikmalarim, shuningdek, keyingi rivojlanishga bo'lgan umidlarim faol to'g'ridan-to'g'ri savdo va mijozlar bilan ishlash sohasida (ham ijroiya, ham ma'muriy darajalarda) yotadi. Ayni paytda men ishlab chiqarish sohasida B2B bozorida sotish bo'yicha 5 yildan ortiq tajribaga egaman, shuningdek, ushbu yo'nalishda menejment tajribasiga egaman. O'tkan yili ish. So'nggi ish joyimda, savdo bo'limi boshlig'i sifatida men B2B (tibbiy va kosmetologiya uskunalari) sohasida savdo xizmati faoliyati va natijalari uchun shaxsan javobgar edim.

4. Kompaniyada shaxsiy suhbatga tayyorlik, uning davomida siz o'zingiz haqingizda to'liqroq ma'lumot taqdim etasiz.

5. Aloqa ma'lumotlari.

7-misol:
Men uchrashish taklifini qabul qilishdan va ish tajribangiz va mumkin bo'lgan salohiyatingiz haqida bir oz ko'proq ma'lumot berishdan xursand bo'lardim. Men bilan telefon orqali yoki elektron pochta orqali bog'lanishingiz mumkin...
Hurmat bilan,…

8-misol:
Agar qiziqsangiz, suhbat davomida barcha savollaringizga javob berishdan xursand bo'laman. Biz bilan telefon orqali bog'lanishingiz mumkin. Nomzodligimga e’tibor va vaqt ajratganingiz uchun oldindan rahmat.
Hurmat bilan,…

Muqova maktubi sizni qiziqtirgan barcha bo'sh ish o'rinlari uchun universal bo'lishi mumkin emas. Xatning manzillari turli odamlar bo'lgani uchun va turli tashkilotlar, va xat matni, har bir so'ralgan vakansiyaga muvofiq, biroz o'zgartirilishi kerak. Muqova maktubi har doim ma'lum bir kompaniyadagi ma'lum bir vakansiyaga ishora qiladi.

Hamma abituriyentlar rezyume uchun qo'shimcha xat nima ekanligini bilishmaydi. Ammo ba'zi tashkilotlar (ayniqsa, tuzilishi G'arb uslubida bo'lganlar) bu hujjatga juda jiddiy qarashadi. Taxminan teng ariza beruvchilarning ikkita rezyumesidan ish beruvchi qo'shimcha xatni e'tiborsiz qoldirmaydigan kishiga ustunlik beradigan holatlar mavjud.

Muqova xatining asosiy vazifasi- ish beruvchiga biron bir sababga ko'ra nomaqbul bo'lgan qo'shimcha ma'lumotni, shuningdek ba'zi aniq bo'lmagan fikrlarni tushuntirishni taqdim eting.

Ba'zida tashkilot rahbarlari ko'plab rezyumelarni ko'zdan kechirib, birinchi navbatda ilova qilingan eslatmani o'qiydilar va bu asosiy hujjatga "e'lon" dir.

Ish beruvchiga kerak bo'lgan barcha ma'lumotlar asosiy hujjatda allaqachon mavjud bo'lishiga qaramasdan, qopqoq xati bunday ma'lumotlarni takrorlashi mumkin. Bu sizni ishga olgan odam bilan shaxsiy aloqani o'rnatish imkonini beradi.

Rezyume uchun qopqoq xatini yozishdan oldin, ish beruvchining siz haqingizdagi fikriga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin bo'lgan barcha noxush jihatlarni eslab qolish tavsiya etiladi.

Odatda ular bunday "qora dog'larni" yashirishga harakat qilishadi, lekin ba'zi hollarda bu fikrlar ish beruvchiga ma'lum bo'ladi. Misol uchun, o'z mulohazangizda siz imtiyozli diplomingizga qaramay, bir necha yil davomida o'z mutaxassisligingiz bo'yicha ishlamaganligingizni qayd etishingiz mumkin.

Muqova xati har qanday shaklda tuziladi, ammo uning tuzilishi quyidagicha bo'lishi kerak:

  • Menejer yoki HR menejeriga murojaat qiling (tashkilot hajmiga qarab);
  • Kirish (sizning ismingiz va siz murojaat qilayotgan lavozim);
  • So'rovning maqsadi;
  • Ish beruvchi uchun qimmatli ma'lumotlar, unda sizni ko'rsatilgan lavozimga tanlash sabablari tavsifi mavjud;
  • Minnatdorchilik;
  • Aloqa ma'lumotlarini.

Rezyume uchun qopqoq xatini qanday yozish kerak

Muqova xatining eng oddiy namunasini ko'rib chiqishdan oldin, uning tuzilishining har bir nuqtasini batafsilroq ko'rib chiqish kerak. Qo'shimcha xatdagi xabar kadrlar bo'limining mas'ul xodimiga, HR menejeriga yoki hatto menejerga yuborilishi mumkin. Bu qanday ma'lumotlarga ega ekanligingizga bog'liq va agar siz menejerning ismini bilsangiz, u bilan bog'lanish yaxshiroqdir.

Boshqa tomondan, juda tez-tez yirik kompaniyalar bir necha ming kishilik xodimlar bilan Bosh direktor u tashkilotda ishlayotgan odamlarning katta qismini ko'rishdan ham bilmaydi va xodimlarni ishga olish masalalari bilan umuman shug'ullanmaydi. Bunday holda, HR menejeriga xat yozish yaxshiroqdir.

Ko'rinishda bo'lgan barcha ma'lumotlarni sanab o'tish shart emas. Hamma narsani batafsil tasvirlashning hojati yo'q, lekin sizning nuqtai nazaringiz bo'yicha ba'zi asosiy va muhim fikrlarni aniqlashtirishga arziydi. Masalan - ta'limingiz, iloji bo'lsa - yutuqlaringiz, agar o'tmishda muvaffaqiyatga erishgan bo'lsangiz va martaba o'sishi siz olishni istagan bir xil pozitsiya uchun.

Misol uchun, buxgalterning rezyumelari uchun qo'shimcha xatda siz katta buxgalter sifatida ishlaganingiz va shu bilan birga ishdan bo'shatganingiz haqidagi ma'lumotlar bo'lishi mumkin. xohishiga ko'ra yanada istiqbolli ish qidirishda (shubhasiz, turli xil huquqbuzarliklar uchun ishdan bo'shatish yoki qo'shimcha xatda kasbiy qobiliyatsizlik haqida gapirishning hojati yo'q).

Keyinchalik, ish beruvchining taklifi haqida bilib olgan manbangizni ko'rsatishingiz kerak. Tashkilot faoliyatining barcha jihatlarini yaxshi bilasiz va nomzodlarga qo'yiladigan talablarni bilasiz. Tashkilot uchun foydali bo'lgan qimmatli fazilatlaringizni sanab o'ting.

Boshqa nomzodlarga nisbatan barcha mumkin bo'lgan afzalliklaringizni sanab o'ting. Ba'zi hollarda, siz tufayli hal qilingan vaziyat yoki muammoni qisqacha tavsiflash o'rinli bo'ladi. Ideal holda, agar bu davrda siz qarz olgan bo'lsangiz etakchilik pozitsiyasi, va sizning tashabbusingiz tufayli muammo hal qilindi.

Maktubning oxirida ish beruvchi sizning maktubingizni o'qishga vaqt ajratgani uchun rahmat bo'lishi kerak. Bizga minnatdorchilik bildirganingizdan so'ng, barcha mumkin bo'lgan aloqa ma'lumotlaringizni kiritganingizga ishonch hosil qiling. Biroq, bu sizning barcha manzillaringizni ro'yxatlashingiz kerak degani emas. Elektron pochta, qo'shimcha telefon raqamlari va turli messenjerlar. Asosiy telefon raqami va bitta elektron pochta manzili etarli.

Siz allaqachon bu ma'lumotni rezyumeingizda ko'rsatgansiz. Lekin, birinchidan, bu qo'ng'iroq yoki xat kutayotganingizga ishora qilish uchun qo'shimcha imkoniyatdir, ikkinchidan, ishga joylashish uchun ariza berish uchun to'g'ri tuzilgan qo'shimcha xat shunday yozilishi kerakki, o'quvchi sizning nomzodligingiz bilan qiziqib qoladi. rezyumeni o'zi o'qish. Ishga qabul qiluvchining ushbu bosqichda siz bilan bog'lanish ehtimoli kam.

Rezyume uchun qopqoq xati misoli


Rezyume uchun qopqoq xatining eng oddiy namunasi - bu minimal miqdordagi keraksiz ma'lumotlarga ega bo'lgan qisqa xat:

"Salom, Aleksandr Vladimirovich.

E'lon saytida kompaniyangiz nomidan e'lon qilingan menejerning vakansiyasi meni qiziqtirdi. Men o'zimni munosib nomzod deb bilaman, chunki oxirgi ishimda men sizning reklamangizda tasvirlangan vazifalarni bajarganman.

Men bajarishim kerak bo'lgan ishning barcha jarayonlari va xususiyatlari bilan tanishman, o'zimning malakam, ta'lim va malakam haqida batafsil ma'lumotga egaman. professional fazilatlar alohida faylga biriktirilgan rezyumeda mavjud.

Men sizning qaroringizni kutaman va ushbu xatni o'qiganingiz uchun rahmat.

Hurmat bilan, Petrov A.M.

Telefon

Elektron pochta".


Ushbu qo'shimcha xat menejerga ixcham, maqsadli murojaatning namunasidir. Lekin ko'proq batafsil misol- buxgalterning rezyumeni qo'shish xati:


“Orient” MChJ direktoriga

Semenov D.A.

Salom, Dmitriy Alekseevich.

Men sizga ushbu xatga ilova qilingan rezyumeimni yubordim.

Mening ismim Olga Anatolyevna Sitseva, men 2015 yil 12 oktyabrda gazetadan bilgan bosh buxgalter lavozimiga qiziqdim. Nomzodlarga qo'yiladigan talablar bilan batafsil tanishib chiqqanimdan so'ng, ishonch bilan ayta olaman: men hech qanday oldindan tayyorgarliksiz topshirilgan vazifalarni uddalay olaman. Yangi jamoaga moslashish, ishlarni qabul qilish va buxgalteriya bo'limingizning o'ziga xos xususiyatlarini o'rganish uchun menga bir haftadan ko'proq vaqt kerak bo'lmaydi.

I.P.Chekunovdagi avvalgi ish joyimda men ham xuddi shunday lavozimda ishlaganman. Men o'z iltimosim bilan ishimni o'zgartirishga qaror qildim, chunki kompaniya faoliyati mening professional va ishim bo'lgan sohada yotadi. shaxsiy rivojlanish mumkin emasdek tuyuladi.

Sizning reklamangizda ko'rsatilgan ish haqi oldingi ish joyiga qaraganda ancha yuqori bo'lishiga qaramay, bu men uchun asosiy motivatsion nuqta emas. Rezyumeimni topshirishga qaror qilganimning sabablaridan biri bu “Orient” MChJda samaraliroq ishlash imkoniyatidir, chunki kompaniyangiz faoliyat sohasi menga yaxshi tanish (bu mening ikkinchi ma’lumotim bilan bog‘liq).

Men haqimda batafsil ma'lumot mening rezyumeimda mavjud.

E'tiboringiz uchun rahmat, agar kerak bo'lsa, quyidagi aloqa ma'lumotlari orqali men bilan bog'lanishingiz mumkin.

Telefon

E-pochta".

Ushbu xat batafsilroq yozilgan, umuman olganda keraksiz ma'lumotlar yo'q, ammo nomzod qisqaroq iboralarni ishlatishi mumkin edi. Juda uzun bo'lgan muqovali xatlar sizning rezyumeingizdan faqat takroriy ma'lumot deb o'ylaydigan ish beruvchilarni o'chirib qo'yadi.


Mana yana yaxshi misol:

"MenejergaKadrlar bo'limi Natalya Ivanovna Mironova.

Salom.

Mening ismim Evgeniy Semenovich Roizman.

Mening xatimdan maqsad kompaniyangizda bosh muhandis lavozimiga rezyumeni topshirayotganimni tushuntirishdir.

Men Boltiq dengizi kemasozlik zavodida muhandis (keyinchalik - bosh muhandis) sifatida bir joyda (20 yildan ortiq) ishlagan katta tajribaga egaman.

Minnatdorchilik va davlat mukofotlari bor, lekin yashash joyim o‘zgargani uchun ishdan ketishga majbur bo‘ldim.

Agar siz mening nomzodim bilan qiziqsangiz - ko'proq batafsil ma'lumot ilova qilingan rezyumedan bilib olishingiz mumkin.

Xayr. Salomat bo'ling.

Roizman E.S.

Telefon"

Haqiqatan ham, ishga ariza berish uchun bunday qopqoq xati juda malakali yozilgan. Minimal hajm bilan u o'z ichiga oladi maksimal miqdor menejer uchun qiziqarli ma'lumotlar. Yaxshi misol quyidagicha ko'rib chiqish mumkin:

"Hayrli kun. Mening ismim Aleksandr Valentinovich Pekov va bu maktubning maqsadi bugun sizga yuborgan rezyumega e'tiboringizni qaratishdir. Men kompaniyangizda tizim administratori sifatida ishlashga qiziqaman – bu vakansiya gazetada 2015-yil 14-dekabrda e’lon qilingan.

menda bor Oliy ma'lumot daladaIT texnologiyalari, so'nggi besh yil davomida u Alpha kompaniyasida tizim administratori bo'lib ishlagan.

Mening vazifalarim kiritilgan uskunani ulash va olib tashlash, yangi dasturiy ta'minotni o'rnatish, muammolarni bartaraf etish, monitoring va himoya qilish mahalliy tarmoq kompaniyalar, hujjatlarni yuritish va boshqa ba'zi qo'shimcha funktsiyalar.

Ishdan bo'shatish sababi Alpha kompaniyasining yopilishi edi.

Agar siz mening nomzodim bilan qiziqsangiz, quyidagi ma'lumotlardan foydalanib men bilan bog'lanishingiz mumkin. Kerak bo'lsa, istalgan vaqtda suhbatga kelishga tayyorman.

Hurmat bilan, Pekov A.V.

Telefon

E-pochta".

Nuanslar, xususiyatlar va tuzoqlar

Ko'rib turganingizdek, yuqoridagi barcha misollar yozilgan muqovali xatlardir turli odamlar V turli uslub. Va qat'iy tartibga solinadigan xat shakli yo'qligiga qaramay, bu odamlar nima noto'g'ri qilganliklarini tushunishga arziydi. Mana bunday hujjatni tuzishda rioya qilish kerak bo'lgan qoidalar ro'yxati.

  • Muqova maktubi avtobiografiya emas, lekin sizning foydangizga dalil bo'lib xizmat qiladigan qisqa tezislar, lekin ba'zi odamlar oddiygina qisqacha va aniq yoza olmagani uchun, ikkinchi nuqta quyidagicha.
  • Iltimos, to'ldirilgan qopqoq xatingizni diqqat bilan o'qing. Uzoq jumlalardan har doim qochish mumkin. Faqat oldindan o'zingiz uchun chegaralarni belgilang. Misol uchun, besh yuzdan ortiq so'z yozmang. Ushbu ramkalarga to'g'ri kelmaydigan har bir narsa qisqartirilishi yoki o'zgartirilishi kerak.
  • Matnni tuzatish Ko'pincha ahmoqona va zerikarli bo'lgan imlo xatolarining oldini olish uchun ham kerak. Ajablanarlisi shundaki, ko'plab kattalar fe'l oxirida "-tsya" - "-tsya" yozish kabi qoidalarni o'zlashtira olmaydilar va shunga o'xshash boshqa xatolarga yo'l qo'yishadi. Qo'shimcha xat - bu hujjat. Uni o'qib, birinchi xatboshida xatoga duch kelsangiz, ish beruvchi u erda o'qishni to'xtatishi mumkin, ayniqsa sizning bo'sh joyingiz uchun nutq va rus tilini yaxshi bilish muhim bo'lsa.
  • O'ziga xos xususiyatlar- Kerak emas. Ish beruvchi sizning "stressga chidamli, ochiqko'ngil, qo'shimcha ish vaqtidan ishlashga tayyor" ekanligingizni va boshqa narsalarni "ustunidagi asosiy rezyumedan bilib olishi mumkin. qo'shimcha ma'lumot».
  • Bu odamlarning barchasi "Siz" olmoshini qanday yozganiga e'tibor bering: ikkitasi bosh harf bilan va ikkitasi kichik harf bilan. Bu variantlar orasida farq bor. Bu holda "siz" mos keladi, chunki manzil ierarxiya bo'yicha yuqori lavozimli shaxsga qaratilgan. Ammo "siz" - bu mavhum o'quvchiga yoki bir vaqtning o'zida ikki yoki undan ortiq kishiga murojaat.
  • Bunday xat qanday hajmda bo'lishi kerakligini aniq aytish mumkin emas: ba'zida undagi barcha ma'lumotlar haqiqatan ham muhim bo'lishi mumkin. Ammo G'arb standartiga rioya qilishga harakat qiling, bu erda bunday hujjat odatda A4 varag'ining uchdan bir qismini tashkil qiladi.

Esda tutingki, yaxshi yozilgan qo'shimcha xat ham ko'rsatkichdir, chunki ish beruvchi birinchi navbatda ushbu hujjatni ko'radi va undan birinchi taassurotini shakllantirishi mumkin va shundan keyingina uni o'zi o'rganishni boshlaydi.

    Jurnal“Korxonada ofis boshqaruvi va hujjat aylanishi” 2013 yil sentyabr

Hujjatlar uchun qo'shimcha xat

    0 ta fikr

    16901 ko'rish

    Kojanova Evgeniya | maktabgacha ta'lim muassasalari va kadrlar hisobini yuritish bo'yicha mutaxassis

Muntazam yozishmalar bilan bir qatorda biz har kuni pudratchilarga turli hujjatlarni jo'natamiz: shartnomalar, protokollar, schyot-fakturalar, taqdimot materiallari... Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalari va hujjatlar bilan ishlashda asosiy ehtiyotkorlik bu holatlarda qo'shimcha xat yozishni talab qiladi. Bu nima beradi va unga qanday murojaat qilish kerak? Uni amalga oshirish muddatlari qanday? Keyinchalik uni qanday saqlash kerak?

BILAN qo'shimcha xat, agar ushbu hujjatlarda manzil qismi bo'lmasa, adresatga yuborilgan hujjatlar to'plamini tavsiflash uchun zarur bo'lgan ish xatining bir turi.

Shunday qilib, Muqova maktubi hech qanday ma'lumot yuklamaydi, lekin u uchta muhim funktsiyani bajaradi:

    jo‘natish faktini tasdiqlaydi;

    yuborilgan hujjatlar ro'yxati va ular bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar beradi;

    Ro'yxatga olish ma'lumotlari tufayli bu muddatni aniqlash imkonini beradi.

Aksariyat biznes maktublari singari, qopqoq maktubi firma blankida bo'lib, jo'natuvchining ma'lumotnoma raqamini oladi. Biz jurnalda bir necha marta rasmiy xatlarni tayyorlash qoidalarini batafsil muhokama qildik, shuning uchun endi biz muqova xatining xususiyatlariga to'xtalamiz.

Xizmat xatining batafsil tahlili uning tarkibiga ko'plab misollar bilan "" maqolasida keltirilgan.Biz xizmat xatini tuzamiz»

Nutq shakllari

Qo'shimcha xatning asosi - qo'shimchalar ro'yxati. Hujjat matni qisqa va shartli ravishda ikki qismga bo'lingan:

    hujjatlarni yuborish haqida xabar,

    o'z vaqtida javob berishni so'rash (o'qish, tasdiqlash, imzolangan nusxani qaytarish va boshqalar).

Birinchi qism odatda shunday boshlanadi:

    "Bajarilgan holda... biz sizga yo'naltiramiz ...",

    "Biz sizni yuboramiz ..."

    "Biz sizga taqdim etamiz ..."

Keyinchalik, hujjatlarni yuborish maqsadini ko'rsatishingiz mumkin: "tasdiqlash uchun", "ma'lumot uchun", "imzo uchun", "to'ldirish uchun"(agar biz so'rov shakli yoki so'rovnomasi haqida gapiradigan bo'lsak). Biz “sizga jo‘natamiz” yoki “sizga jo‘natamiz” klişesidan foydalanishni tavsiya qilamiz, chunki... Siz biror narsani faqat ma'lumot uchun yuborishingiz mumkin, lekin imzolash yoki tasdiqlash uchun emas.

Ikkinchi qism quyidagi so'zlarni o'z ichiga olishi mumkin:

    "Iltimos, imzo qo'ying, muhrlang va bitta nusxasini bizning manzilimizga yuboring ..."

    “Qonunda belgilangan muddatda ko‘rib chiqishingizni va bizga yuborishingizni so‘raymiz...”

    “Iltimos, tegishli tartibda rasmiylashtirilgan hujjatning bir nusxasini bizning manzilimizga yuboring…”.

"Ilovalar mavjudligini belgilang" rekvizitlari

Biz allaqachon aniqlaganimizdek, hujjatlar uchun qopqoq maktubida asosiy narsa bu qo'shimchalar. Shunung uchun Maxsus e'tibor Biz ushbu maxsus rekvizitni loyihalash masalasiga e'tibor qaratamiz. Ariza qanday shakllantirilganidan qat'i nazar, biznes amaliyoti xatga ilova qilingan hujjatlarning to'liq ro'yxatini talab qiladi, ularning har biridagi nusxalar soni va varaqlar sonini ko'rsatadi. Ushbu ma'lumotsiz qopqoq maktubi barcha ma'nosini yo'qotadi.

Shunday qilib, yuborilayotgan hujjatlar xatning asosiy qismida allaqachon xabar qilinganida, ularning ismlarini yana sanab o'tishdan ma'no yo'q. Varaqlar va nusxalar sonini ko'rsatish kifoya. 1-misolga qarang.

Misol1

Matnning bir qismi va ariza mavjudligi to'g'risidagi eslatma (arizaning nomi xat matnida ko'rsatilgan)

Agar ariza xatning asosiy qismida ko'rsatilmagan bo'lsa, miqdoriy ma'lumotlarga qo'shimcha ravishda siz uning nomini ko'rsatishingiz kerak. Agar paket bir nechta hujjatlarni o'z ichiga olsa, qo'shimchalar raqamlanadi. 2-misolga qarang.

Yiqilish

Misol2

Matnning bir qismi va ariza mavjudligini ko'rsatadigan belgi (ilovaning nomi uning mavjudligini ko'rsatadigan belgida ko'rsatilgan)

Yiqilish

Garchi GOST R 6.30-2003 da shunday deyilgan bir nechta ilovalarni ularning mavjudligi to'g'risidagi belgida ro'yxatga kiritganda ikki nuqtadan oldingi umumlashtiruvchi so'z birlik "Ilova:" da bo'lsa, biz 2-misolda ko'rsatganimizdek, uni ko'plikda yozishni tavsiya qilamiz.

Birinchidan, bu rus tili qoidalari nuqtai nazaridan to'g'ri. Ikkinchidan, ushbu GOSTni ishlab chiquvchilar o'zlarining uslubiy tavsiyalarida uni qo'llash bo'yicha tushuntirishlar berishni boshlaganlarida, keyinchalik "o'zlarini tuzatdilar". Quyida ushbu ikki hujjatdan iqtiboslarga qarang. Ammo ko'p odamlar o'jarlik bilan "Ilova:" so'zini yakka tartibda yozishni davom ettirmoqdalar, hatto undan keyin bir nechta hujjatlar ro'yxati bo'lsa ham. Buni qilmang va biz nima uchun tushuntirdik.

Hujjat parchasi

Yiqilish

GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar"

3.21. ...Agar maktub matnda nomlanmagan ilovaga ega bo‘lsa, unda uning nomi, varaqlar soni va nusxalar sonini ko‘rsating; Agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlanadi:

Hujjat parchasi

Yiqilish

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar. GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalar

3.16. ...Agar xat matnda nomlanmagan ilovaga ega bo‘lsa, unda uning nomi, varaqlar soni va bir nechta qo‘shimchalar bo‘lsa, nusxalar sonini ko‘rsating;

Xatning asosiy qismida "ilova" so'zini qanday yozish bo'yicha ham tafovutlar mavjud: kichik yoki katta harf bilan, "Yo'q" belgisi bilan yoki bo'lmasdan. Gap shundaki, ilova xati matnida ilova qilingan hujjatning nomini turli yo‘llar bilan ko‘rsatishingiz mumkin; 3-misolni ko'rib o'zingiz uchun solishtiring: ikkinchi holatda hujjatning ilova ekanligini qavs ichida ko'rsatish o'rinli bo'ladi va keyingi hollarda buni qanday qilib turli usullar bilan amalga oshirish mumkinligini ko'rsatamiz. Barcha variantlar to'g'ri, faqat xatda bir xillikni saqlash muhimdir. Tashkilotingizning ofis boshqaruvi yo'riqnomasida (yoki shunga o'xshash masalalar bo'yicha boshqa mahalliy qoidalarda) bitta variantni tanlash va tuzatish yaxshiroqdir, shunda barcha hujjatlarda bir xillik bo'ladi va ijrochilar uchun chalkashliklar kamroq bo'ladi.

Misol3

Xat matnida ariza nomini ko'rsatishning turli usullari

Yiqilish

Bog'langan ilova uchun varaqlar sonini ko'rsatish shart emas (4-misol).

Misol4

Bog'langan ilovaning tavsifi

Yiqilish

Qo'shimchalar juda ko'p bo'lsa, ularni alohida varaqda sanab o'tish qulayroq bo'lsa (u "Sanali xatga qo'shimchalar ro'yxati... Yo'q..." deb nomlanadi), bunday hujjatga murojaat qilishning o'zi kifoya qiladi. xatdagi inventar (5-misol).

Misol5

Agar ilovalar juda ko'p bo'lsa, ularni alohida inventarda ro'yxatga olish qulayroqdir

Yiqilish

Agar siz xatingizga o'z ilovasiga ega bo'lgan boshqa xatni qo'shsangiz, bu haqda qabul qiluvchiga xabar berishingiz kerak (6-misol).

Misol6

Xat qo‘shimchasining o‘ziga xos ilovasi bor

Yiqilish

Va nihoyat, agar sizning maktubingiz bir vaqtning o'zida bir nechta tashkilotga yo'naltirilgan bo'lsa va ilova ulardan faqat bittasiga yuborilgan bo'lsa (boshqalar xatni faqat ko'rib chiqish uchun oladi), bu haqda ham aytib o'tish kerak (7-misol).

Misol7

Ilova bir nechta elektron pochtadan faqat bitta qabul qiluvchiga yuboriladi

Yiqilish

Qo'shimchalar mavjudligi to'g'risidagi eslatma xat matni ostida va imzoning tepasida joylashgan. Odatda bu masofalar (chiziqlar) bir xil va taxminan 2-3 qator oralig'iga teng bo'ladi (bu 9-misolda butun harfning dizayni misolida aniq ko'rsatilgan).

Umumiy qoidaga ko'ra, agar hujjatda ilova mavjud bo'lsa, unda matn ostida va imzoning tepasida ularning mavjudligini ko'rsatadigan belgi qo'yiladi va ilova qilingan hujjatlarda (har biri birinchi varaqning o'ng yuqori qismida) yoziladi. 8-misolda bo'lgani kabi ular ilova bo'lgan hujjat (agar bir nechta bo'lsa, ilova raqamini ko'rsatgan holda).

Misol8

1 varaqdagi ariza raqami va asosiy hujjat ma'lumotlari

Yiqilish

Ammo qo'shimcha xat yuborilayotgan hujjatlarni hisobga olish funktsiyasiga ega bo'lib, konvertdagi qo'shimchalarning o'ziga xos inventarizatsiyasi vazifasini bajaradi, xatda ko'rsatilgan hujjatlar ilova sifatida yuboriladi; Agar xat boshqa funktsiyaga ega bo'lsa (masalan, bu taklif, shartnomani imzolash taklifi va taklif qilingan hamkorlik shartlarini sanab o'tish bo'lsa), u holda uning ma'nosidagi "asosiy" hujjat xat bo'ladi va unga ilova qilinadi. Hujjatlar faqat o'z vazifasini bajarishga yordam beradi. Ammo biz qo'shimcha xat haqida gapiramiz va bu holda siz yuborilayotgan hujjatlarni "konvertdagi tarkibni inventarizatsiya qilish" haqidagi ma'lumot bilan "buzmaslik" kerak - ya'ni. Ularga bunday belgi qo'yishning hojati yo'q!



Tegishli nashrlar: