วิธีการโต้ตอบทางธุรกิจอย่างถูกต้อง: ข้อกำหนดด้านมารยาท กฎเกณฑ์สำหรับการติดต่อทางธุรกิจ

ไม่มีทางในการทำธุรกิจหากไม่มีการติดต่อทางธุรกิจ ไม่สำคัญว่าคุณจะเขียนในนามของบริษัทหรือในนามของตัวคุณเองในฐานะผู้ประกอบการรายบุคคล - การติดต่อทางธุรกิจจะมีบทบาทเสมอ บทบาทสำคัญ. หรือค่อนข้างจะว่าคุณปฏิบัติตามกฎอย่างไร พันธมิตรทางธุรกิจหรือลูกค้าที่มีศักยภาพส่วนใหญ่จะตัดสินคุณจากวิธีที่คุณสื่อสารกับพวกเขา จดหมายธุรกิจอาจเรียกได้ว่าเป็น “หน้าตา” ของนักธุรกิจ และเพื่อไม่ให้สูญเสีย "ใบหน้า" นี้ สิ่งสำคัญคือต้องรู้กฎทองของการติดต่อทางธุรกิจ

กฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล

เนื่องจากปัจจุบันมีการใช้อีเมลบ่อยกว่าจดหมายทั่วไป เราจึงตัดสินใจใส่ใจกับวิธีการโต้ตอบทางธุรกิจทางออนไลน์อย่างเหมาะสม ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางส่วนที่หากปฏิบัติตามจะป้องกันไม่ให้คุณเสียหน้าต่อหน้าคู่สนทนา

ชื่อกล่องจดหมาย

สิ่งแรกที่ดึงดูดสายตาของเราเมื่อเราเปิดอีเมลใหม่คือที่อยู่ที่ใช้ส่ง หลายคนดูถูกความสำคัญของช่วงเวลานี้และส่งจดหมายธุรกิจจากบัญชีอีเมลส่วนตัวของพวกเขา เรื่องนี้ไม่มีอะไรผิดปกติตราบใดที่ที่อยู่อีเมลมีเฉพาะชื่อของคุณในรูปแบบที่มนุษย์สามารถอ่านได้ แต่หากมีชื่อเล่นต่าง ๆ เช่น “kissa1988” หรือ “pupsik-26” การส่งจดหมายธุรกิจจากบัญชีอีเมลดังกล่าวก็เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ลองนึกภาพว่าบุคคลจะมีอารมณ์อย่างไรเมื่อได้รับข้อเสนอทางธุรกิจจาก "เด็กทารก" หรือ "คู่รัก"

นอกจากนี้ ที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่ขึ้นต้นด้วย info@, inbox@ และอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน ไม่ได้รับการต้อนรับในการติดต่อทางธุรกิจ ที่อยู่ดังกล่าวไม่ได้ถูกให้ความสำคัญอย่างจริงจัง และมีความเป็นไปได้สูงที่จดหมายจะไม่ถูกเปิดด้วยซ้ำ ที่สุด ตัวเลือกที่ดีที่สุด– คือการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจจากตู้ไปรษณีย์ [ป้องกันอีเมล]โดยที่ name คือชื่อและนามสกุลของคุณ บริษัท คือชื่อของบริษัท

ผู้รับ

ในการติดต่อทางอีเมล คุณสามารถส่งจดหมายถึงผู้รับโดยตรงและคัดลอกผู้รับรายอื่นได้ ผู้รับในสำเนาจดหมายไม่ควรตอบกลับ พวกเขาเป็นเหมือนผู้สังเกตการณ์ที่ได้รับเชิญ ดังนั้นก่อนที่จะส่งจดหมาย ให้กำหนดล่วงหน้าว่าคุณต้องการรับคำตอบจากจดหมายจากใครและจัดเตรียมผู้รับให้ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม หากเป็นไปได้ อย่าระบุบุคคลหลายคนเป็นผู้รับอีเมลของคุณโดยตรง สถานการณ์อาจเกิดขึ้นโดยไม่มีใครตอบคุณหากแต่ละคนตัดสินใจทางจิตใจที่จะ "เปลี่ยน" ความรับผิดชอบนี้ไปยังผู้รับรายอื่น

หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสำเนาจดหมายธุรกิจตามที่คุณเข้าใจแล้วผู้ส่งจะไม่รอการตอบกลับของคุณ แต่หากจำเป็นต้องตอบคุณโดยเฉพาะ คุณก็สามารถทำได้ แต่จะเป็นการสุภาพถ้าต้องขอโทษที่ตอนต้นของจดหมายสำหรับ "รบกวน"

การจัดรูปแบบตัวอักษร

รูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการแน่นอนว่าในการติดต่อทางธุรกิจ จะใช้รูปแบบการเขียนที่เป็นทางการ สไตล์นี้โดดเด่นด้วยการไม่มีคำคุณศัพท์ที่สื่อความหมาย คุณสมบัติและรายละเอียดที่ไม่จำเป็น เฉพาะเจาะจงความชัดเจนและตรรกะเท่านั้น หลังจากเขียนจดหมายธุรกิจแล้ว จะมีประโยชน์ในการอ่านอีกครั้งและลบวลีทั้งหมดที่ไม่มีความหมายพิเศษใด ๆ และไม่เปลี่ยนสาระสำคัญของสิ่งที่เขียน เฉพาะเมื่อคุณแน่ใจว่าคำและวลีดังกล่าวถูกลบออกไปหมดแล้ว คุณจึงสามารถพูดได้ว่าได้ปฏิบัติตามกฎการเขียนจดหมายธุรกิจนี้แล้ว

การรู้หนังสือการบอกว่าจดหมายธุรกิจต้องเขียนอย่างถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาดก็เหมือนกับการพูดว่า “มนุษย์หิมะต้องทำจากหิมะ” อย่างไรก็ตาม กฎนี้ไม่สามารถละเลยได้ การรู้หนังสือเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของงานเขียน บุคคลที่เขียนจดหมายธุรกิจที่มีการสะกดผิดไม่น่าจะได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังจากใครก็ตาม

หัวเรื่องจดหมายมันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะเขียนมัน ยิ่งกว่านั้นลองเขียนให้สั้น ๆ แต่กระชับเพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ทันทีว่าจดหมายจะเกี่ยวกับอะไร หัวข้อไม่ควรประกอบด้วยคำเดียว “ข้อมูล” “คำถาม” ฯลฯ – หัวข้อจดหมายธุรกิจไม่ถูกต้อง “ข้อเสนอจากบริษัท X” เป็นหัวข้อที่ถูกต้อง หากข้อมูลในจดหมายของคุณมีความสำคัญเป็นพิเศษ คุณสามารถทำเครื่องหมายด้วยธง "ความสำคัญ" พิเศษซึ่งมีอยู่ในบริการอีเมลเกือบทั้งหมด

แบบอักษรประการแรกข้อความในจดหมายต้องสามารถอ่านได้ ดังนั้นให้ใช้ฟอนต์ Arial หรือ Times New Roman เลือกขนาดกลาง (เช่นในเมล mail.ru ขนาดที่เหมาะสมที่สุดแบบอักษร – 3) อย่าทดลองใช้แบบอักษรหรือสี สิ่งนี้ไม่เหมาะสมในการติดต่อทางธุรกิจ ห้ามใช้ Caps Lock เครื่องหมายอัศเจรีย์ หรืออักขระพิเศษใดๆ (รวมถึงอิโมติคอน) สิ่งเดียวที่ได้รับอนุญาตคือการเน้นบางวลีที่เป็นตัวเอียงหรือตัวหนา แต่พยายามใช้สิ่งนี้เมื่อจำเป็นจริงๆ เท่านั้น

เพื่อความสะดวกในการอ่านและการสื่อสารแนวคิดที่ดีขึ้น คุณสามารถใช้หัวข้อย่อยได้ตลอดทั้งข้อความในจดหมาย แต่ไม่ควรมากเกินไป - ไม่เกิน 3-4

จดหมายหนึ่งย่อหน้าไม่ควรขยายเป็นข้อความเกิน 4 บรรทัด เมื่อเราอ่านย่อหน้าที่ยาวมาก ข้อความจะพร่ามัวและแนวคิดหลักจะหายไป

การแจงนับและรายการใด ๆ ควรเขียนขึ้นโดยใช้เครื่องหมายพิเศษ

แม่แบบของบริษัทคงจะดีไม่น้อยหากคุณพัฒนาเทมเพลตอีเมลที่มีแบรนด์ในสไตล์องค์กรของคุณ และคุณจะส่งจดหมายธุรกิจทั้งหมดด้วยเทมเพลตนี้เท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าที่อื่น แต่ยังคงรักษาความเป็นทางการตามที่จดหมายธุรกิจกำหนด อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรหักโหมจนเกินไปด้วย "การสร้างแบรนด์" - ความคิดสร้างสรรค์ที่มากเกินไปจะส่งผลเสียต่อตัวอักษรเท่านั้น ถึงกระนั้น เรากำลังพูดถึงการสื่อสารทางธุรกิจ ไม่ใช่ความบันเทิง อย่าลืมว่าผู้รับสามารถอ่านจดหมายของคุณไม่เพียงแต่บนคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังเปิดอ่านอีกด้วย อุปกรณ์เคลื่อนที่. ดังนั้น เทมเพลตจะต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับความละเอียดหน้าจอที่แตกต่างกัน

จดหมายหนึ่งฉบับควรมีรายการข่าวเพียงรายการเดียว และด้วยเหตุนี้ ผู้รับจึงควรคาดหวังการกระทำเป้าหมายเดียวเท่านั้น ถือว่าไม่ถูกต้องที่จะรวมคำถามข้อเสนอแนะหรือคำขอหลายข้อถึงผู้รับไว้ในจดหมายฉบับเดียวในคราวเดียว

จดหมายธุรกิจใด ๆ ควรแบ่งออกเป็นส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:
- การแนะนำ;
- ส่วนสำคัญ;
- บทสรุป.

ในบทนำ ให้ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายโดยย่อและเหตุผลในการเขียนจดหมาย ส่วนหลักคือแก่นแท้ของจดหมาย โดยสรุป คุณต้องสรุปสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น ซึ่งอาจเป็นข้อสรุป คำร้องขอ คำแนะนำ คำแนะนำ และอื่นๆ ไม่พึงประสงค์อย่างยิ่งที่จะใช้ "ตัวลงท้าย" ในการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายไม่ควรประกอบด้วยคำพังเพย คำอุปมาอุปมัย สุภาษิต และอื่นๆ

หากคุณต้องการส่งเป็นจดหมาย ภาพกราฟิกจากนั้นอย่าแทรกลงในข้อความของตัวอักษร แต่แนบเป็นไฟล์แยกต่างหาก รูปภาพอาจแสดงไม่ถูกต้องบน อุปกรณ์ที่แตกต่างกันหรือปิดการใช้งานโดยสิ้นเชิงในอินเทอร์เฟซโปรแกรมอีเมลของผู้รับ ในเนื้อความของจดหมาย หากจำเป็น ให้ระบุว่า “ข้อมูลอยู่ในไฟล์ที่แนบมาด้วย” หากมีไฟล์ดังกล่าวหลายไฟล์ อย่าลืมเขียนชื่อไฟล์เหล่านั้นด้วย

หากคุณใช้คำย่อและคำที่สั้นลง คุณต้องมั่นใจ 100% ว่าผู้รับจะเข้าใจสิ่งที่คุณหมายถึง โดยทั่วไปแล้วควรเล่นอย่างปลอดภัยและไม่ใช้สิ่งเหล่านี้จะดีกว่า

ขาดอารมณ์.จดหมายธุรกิจไม่ควรมีอารมณ์ความรู้สึกใดๆ เลย. แม้ว่าคุณจะเขียนเรื่องร้องเรียนและต้องการแสดงความขุ่นเคืองอย่างเต็มที่หรือในทางกลับกัน คุณขอบคุณพันธมิตรของคุณอย่างจริงใจสำหรับการทำธุรกรรมที่ประสบความสำเร็จ จดหมายธุรกิจควรถูกยับยั้งและถึงขั้นเลือดเย็นด้วยซ้ำ แต่ละคนให้ความสำคัญกับความเป็นตัวของตัวเอง แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้เป็นเช่นนั้น วิธีที่ดีที่สุดแสดงให้เห็นมัน จดหมายอย่างเป็นทางการจากคนที่ร่าเริงหรือเศร้า คนทำความสะอาด หรือ ผู้อำนวยการทั่วไปควรจะเหมือนกัน

การใช้คำศัพท์ทางธุรกิจในการเชื่อมโยงประโยคในการติดต่อทางธุรกิจ จะใช้สำนวนที่เสถียรต่อไปนี้:

1) ด้วยเหตุผลดังกล่าว;
2) บนพื้นฐานอะไร;
3) เนื่องจาก (บางสิ่ง);
4) ตาม;
5) ขึ้นอยู่กับ;
6) คำนึงถึง;
7) การพิจารณา;
เสิร์ฟอะไร

และอื่นๆ นอกจากนี้ในจดหมายธุรกิจยังอนุญาตให้ใช้ตัวย่อและตัวย่อที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในอุตสาหกรรมที่เขียนจดหมาย หากคุณสงสัยว่าผู้รับจะเข้าใจคำย่อที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่ควรเขียนวลีให้เต็ม

ทักทาย.กรุณาอย่าใช้ถ้อยคำโบราณว่า "สวัสดีตอนบ่าย" นี่อาจกล่าวได้ว่าเป็นรูปแบบที่ไม่ดีไม่เพียงแต่สำหรับการติดต่อทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงอีเมลทั่วไปด้วย ตัวเลือกที่ดีที่สุดคำทักทาย - “สวัสดี ชื่อ / ชื่อนามสกุล” อย่างไรก็ตาม เป็นการดีที่จะกล่าวถึงผู้รับจดหมายด้วยชื่อไม่เพียง แต่ในคำทักทายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อความด้วย หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงบุคคลที่คุณไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว คุณต้องระบุที่ตอนต้นของจดหมายที่คุณได้รับที่อยู่ของผู้รับ

ขนาดตัวอักษร.จดหมายธุรกิจไม่ได้ ชิ้นงานศิลปะและไม่ใช่ความคิดส่วนตัวของคุณ "ในหัวข้อ" จดหมายควรสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อถ่ายทอดข้อมูลทั้งหมดในจดหมาย จะเป็นการดีที่สุดหากข้อความของตัวอักษรพอดีกับ "หน้าจอ" เดียว การอ่านตัวอักษรยาวๆ นั้นน่าเบื่อ และหลายๆ คนก็พบว่ามันน่ารำคาญ

ตอบกลับจดหมายเมื่อคุณตอบกลับอีเมลที่คุณได้รับ ให้คลิกปุ่ม "ตอบกลับ" เสมอ ไม่ใช่ปุ่ม "เขียนอีเมล" ด้วยตัวเลือกแรก ประวัติการติดต่อทั้งหมดของคุณจะถูกรวมไว้ในการตอบกลับของคุณโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ถูกต้องเพราะคน ๆ หนึ่งอาจจำไม่ได้ทันทีว่าคุณเป็นใครและคุณต้องการอะไรจากเขาหากเขาไม่เห็นพื้นหลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผ่านไปเกิน 5 วันนับตั้งแต่จดหมายฉบับสุดท้าย คุณสามารถอ้างอิงคำพูดของคู่สนทนาของคุณได้อย่างปลอดภัยเมื่อตอบจดหมายของเขา นี่จะทำให้เขามีโอกาสจดจำสิ่งที่คุยกันในจดหมายฉบับที่แล้ว

ขอบคุณอีกฝ่ายเสมอตามความเหมาะสม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “Vladimir ขอบคุณสำหรับจดหมายของคุณ” หรือ “Irina Alekseevna ขอบคุณสำหรับการตอบกลับที่รวดเร็วเช่นนี้” ความแตกต่างดังกล่าวจะแสดงความเคารพต่อคู่สนทนาและทำให้อารมณ์ของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อ่อนลง

หากคู่สนทนาของคุณส่งจดหมายถึงคุณโดยแสดงความไม่พอใจหรือแม้กระทั่งแสดงท่าทีหยาบคายกับคุณ พยายามอย่าตอบเขาด้วยความกรุณา ไม่ว่าคุณจะต้องการมันมากแค่ไหนก็ตาม สถานการณ์แตกต่างกันไป แต่มักจะตอบสนองอย่างสุภาพและยับยั้งชั่งใจเสมอ

แน่นอนว่ายิ่งคุณตอบกลับจดหมายเร็วเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น จะดีมากหากคุณสามารถตอบสนองได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง ช่วงเวลานี้เหมาะสมที่สุด แต่สมมติว่าเราได้รับคำตอบภายในไม่กี่วัน นักจิตวิทยากล่าวว่าเวลาที่สะดวกสบายสูงสุดสำหรับบุคคลในการรอการตอบกลับอีเมลคือ 48 ชั่วโมงซึ่งก็คือสองวัน หากคุณต้องรออีกต่อไป สิ่งนี้อาจถูกมองว่าเป็นการไม่เคารพหรือเพิกเฉย หากคำถามที่เกิดขึ้นในจดหมายต้องใช้เวลามากขึ้นในการตอบกลับ อย่าลืมเขียนว่าคุณได้รับจดหมาย ยอมรับเพื่อประกอบการพิจารณา และจะตอบกลับภายในระยะเวลาที่กำหนด วิธีนี้อย่างน้อยผู้ส่งจะไม่รู้สึกว่าถูกละเลย

บทสรุปของจดหมายคุณไม่ควรเขียนวลีที่อาจถูกมองว่าเป็นความพยายามในการบิดเบือนในตอนท้ายของจดหมาย: "ฉันหวังว่าจะได้รับความร่วมมืออย่างมีกำไร" "ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบของคุณ" เป็นต้น เป็นการดีกว่าที่จะกล่าวคำอำลาในการติดต่อธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวลี "ด้วยความเคารพ" "ความปรารถนาอย่างจริงใจของฉัน" และสิ่งที่คล้ายคลึงกัน ใช่ วลีดังกล่าวอาจฟังดูโบราณแต่ก็เหมาะเป็นอย่างยิ่ง การสื่อสารทางธุรกิจ. ในลายเซ็น ให้เขียนชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง และชื่อบริษัท พร้อมทั้งทิ้งรายละเอียดการติดต่อไว้ในที่ที่สามารถติดต่อได้ นอกเหนือจากอีเมล

ถึงเวลาส่งจดหมายแล้วแน่นอนว่าอีเมลไม่ได้หมายความว่าควรอ่านทันทีที่ได้รับ อย่างไรก็ตาม ในจรรยาบรรณอีเมลธุรกิจถือว่าไม่เหมาะสมที่จะส่งอีเมลในช่วงสุดสัปดาห์และ วันหยุดและในตอนเย็นหรือตอนกลางคืนด้วย พยายามยึดเวลาทำงานมาตรฐาน

และแน่นอน ก่อนที่คุณจะคลิกปุ่ม "ส่ง" ให้ตรวจสอบการสะกดชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับอย่างละเอียด และอ่านข้อความในจดหมายทั้งหมดอีกครั้ง และตรวจสอบการพิมพ์ผิดหรือวลีที่ไม่ถูกต้อง

การสื่อสารทางธุรกิจไม่สามารถจินตนาการได้หากไม่มีการติดต่อทางจดหมาย เนื่องจากการประชุมส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหาความร่วมมือไม่สามารถทำได้เสมอไป ปัญหาเร่งด่วนที่สุดทางจดหมายธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจไม่สามารถจินตนาการได้หากไม่มีการติดต่อทางจดหมาย เนื่องจากการประชุมส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหาความร่วมมือไม่สามารถทำได้เสมอไป การติดต่อทางธุรกิจช่วยแก้ปัญหาเร่งด่วนส่วนใหญ่ได้ในระยะเวลาอันสั้น แต่การไม่ปฏิบัติตามกฎมารยาทหรือการสร้างจดหมายที่ไร้เหตุผลอาจเป็นอันตรายต่อหุ้นส่วนหรือทำให้แปลกแยก ลูกค้าที่มีศักยภาพ. เช่นเดียวกับการเจรจาอย่างเป็นทางการ มีกฎเกณฑ์บางประการ ได้แก่ รูปแบบของจดหมายและรูปแบบการสื่อสาร

กฎทั่วไปสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ

ในตัวอักษร คนฉลาดสะท้อนถึงลักษณะของผู้ที่ตนถูกกล่าวถึง

[ลิคเทนเบิร์ก เกออร์ก คริสตอฟ]

เขียนจดหมายประเภทที่คุณต้องการรับ

[คำพังเพยโบราณ]

จดหมายเป็นข้อโต้แย้งที่ทรงพลังในโลกธุรกิจ

[เบคเทเรวา วิกตอเรีย]

1. เหตุใดจึงมีมาตรฐานองค์กรที่เหมือนกันในการติดต่อทางธุรกิจ?

การติดต่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นคุณสมบัติบังคับของการสื่อสารทางธุรกิจสำหรับบริษัทใดๆ ไม่มีบริษัทใดที่ไม่ใช้อีเมลในทางปฏิบัติ แต่ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

• เคยเกิดขึ้นกับคุณบ้างไหมว่าเมื่อคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน คุณรู้สึกเหมือนกำลังส่งจดหมายเข้าไปในหลุมดำ และพวกเขาอาจไม่ตอบกลับคุณเลย?
• เมื่อพนักงานโทรหากันและขอให้อ่านอีเมลอย่างเร่งด่วนและสิ่งนี้เกิดขึ้นตลอดทั้งวัน
• เมื่อคุณไม่สามารถเข้าใจได้เลยว่าพวกเขาต้องการอะไรจากคุณทางอีเมล
• เมื่อปัญหาที่ซับซ้อนและยากเมื่อพูดคุยทางอีเมลจมอยู่ในทะเลแห่งข้อมูลรายละเอียดและปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข

หากปัญหาเหล่านี้เกี่ยวข้องกับคุณ คุณจะมีเวลามากขึ้นทุกวันโดยการใช้กฎที่เหมือนกันสำหรับการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ ในบทความนี้เราจะพูดถึงมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ

2. กฎหลักเจ็ดประการของจริยธรรมการติดต่อทางธุรกิจ

ให้เราแบ่งกฎการติดต่อทางธุรกิจอย่างมีเงื่อนไข ตามกฎแห่งจริยธรรมและ กฎการสื่อสารและการแลกเปลี่ยนข้อมูล

กฎการสื่อสารอยู่ภายใต้กฎสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในกระบวนการทางธุรกิจและโครงการ เราจะอุทิศบทความแยกต่างหากให้กับพวกเขา กฎแห่งจริยธรรมเป็นตัวกำหนดสไตล์ ความสัมพันธ์ภายในพนักงานของบริษัทและมีอิทธิพลต่อการสร้างภาพลักษณ์ของบริษัทของคุณในหมู่พันธมิตรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันได้รับจดหมายจากหนึ่งในหุ้นส่วนของเราที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “สวัสดีตอนบ่าย Bekhterev” คุณคิดว่าความร่วมมือของเราได้ผลหรือไม่?

เพื่อไม่ให้ "เสียหน้า" ของบริษัทเมื่อทำการติดต่อทางธุรกิจ จำเป็นต้องปฏิบัติตาม "กฎทอง" ของจรรยาบรรณในการติดต่อทางธุรกิจ:

1. เรามักจะเริ่มจดหมายด้วยการอุทธรณ์เสมอ
2. เรื่องของจดหมายจะต้องเป็น
3. ก่อนส่ง คุณต้องตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และคำพูด
4. ตัวอักษรจะต้องมีโครงสร้าง (ไม่มีน้ำ!)
5. จดหมายจะต้องมีถ้อยคำที่ถูกต้อง
6. หากเราส่งเอกสารแนบเป็นจดหมายอย่าลืมเขียนว่ามีไฟล์แนบ (การย้ายนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์เมื่อคุณส่งจดหมายและไม่ได้แนบไฟล์ ผู้รับอ่านจดหมายแล้วไม่พบเอกสารแนบ สามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและเขียนถึงคุณว่าเอกสารแนบที่คุณระบุในจดหมายหายไป)
7. เราไม่เคยลบการติดต่อ หนึ่งในจุดที่สำคัญที่สุด ไม่ควรลบประวัติข้อความ เนื่องจากจดหมายก็คือเอกสาร หากจำเป็น คุณควรสามารถยกประวัติการติดต่อสื่อสารของคุณได้เสมอ ตัวอย่างเช่น Radislav Gandapas ได้รวมคำขอไม่ให้ลบประวัติการติดต่อในลายเซ็นของเขาด้วย

3. ประเภทของตัวอักษร

มีการจำแนกประเภทต่างๆ มากมาย เราเสนอให้แยกความแตกต่างตัวอักษรตามโครงสร้างการออกแบบ:

1. จดหมายสื่อสาร (จดหมายปฏิเสธ หนังสือเรียกร้อง หนังสือรับรอง หนังสือชี้แจงเหตุผล ฯลฯ)
2. หนังสือสัญญา

การสื่อสารด้วยจดหมาย

ในจดหมายประเภทนี้ เราจะรวมจดหมายทุกประเภทที่พนักงานใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพของเขา

โครงสร้างตัวอักษร

ไม่ควรจัดรูปแบบตัวอักษรเป็นข้อความเดียว จะต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนและออกแบบอย่างดีเพื่อไม่ให้ผู้รับละสายตา ข้อมูลสำคัญ. โครงสร้างของจดหมายประกอบด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจน:

หัวเรื่องจดหมาย

หัวเรื่องของจดหมายควรมีการดำเนินการเฉพาะที่คุณคาดหวังจากผู้ถูกร้อง: "ตกลงในข้อตกลง", "เสนอประเด็นเพื่อการพิจารณา", "ส่งรายงาน" ฯลฯ

หากคุณกำลังส่งเอกสาร หัวเรื่องจะต้องมีข้อความที่ชัดเจนของเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์แนบจดหมาย

เหตุใดการจัดรูปแบบหัวเรื่องอีเมลของคุณให้ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ

มันง่ายมากที่จะค้นหาจดหมายที่จำเป็นในกระแสข้อมูลรายวันตามหัวข้อของจดหมาย จะไม่มีจดหมายสักฉบับเดียวหายไป

หมายเหตุ: หากคุณส่งจดหมายภายในบริษัท เรื่องของจดหมายจะถูกจัดรูปแบบตามมาตรฐานที่กำหนด หากคุณส่งจดหมายนอกบริษัท ขอแนะนำให้จัดรูปแบบหัวเรื่องตามเทมเพลต: ชื่อบริษัท: วัตถุประสงค์ของจดหมาย

ยิ่งเนื้อหาสร้างสรรค์มากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น! หนึ่งในทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่สำคัญที่คุณควรพัฒนาให้กับพนักงานของคุณคือความสามารถในการกำหนดความคิดของคุณได้อย่างชัดเจนและรัดกุม

ป.ล. ขณะเขียนจดหมาย หากเรากล่าวถึงข้อเท็จจริงจากจดหมายของคู่สนทนา จะต้องอ้างอิงข้อความนั้นโดยคั่นด้วยสีหรือแบบอักษร

ลายเซ็นต์ของบริษัท

เทมเพลตลายเซ็นของบริษัทจะต้องเหมือนกันสำหรับพนักงานทุกคนของบริษัท

ลายเซ็นควรมีรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดของผู้รับ เพื่อที่ว่าหากจำเป็น ผู้รับจดหมายจะสามารถติดต่อคุณได้อย่างง่ายดาย

ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อเต็มตำแหน่ง

ป.ล. หากเราต้องการความสัมพันธ์อันอบอุ่นกับคู่ค้า/ลูกค้า การลงลายมือชื่อส่วนตัวก็คุ้มค่า บุคคลใดก็ตามยินดีรับจดหมายด้วยทัศนคติส่วนตัว แม้จะอยู่ในการติดต่อทางจดหมายอย่างเป็นทางการก็ตาม

ลายเซ็นส่วนตัวหมายถึงเนื้อหาของจดหมายเสมอ ตัวอย่าง: ขอให้เป็นวันที่ดี/ ขอบคุณ / วันนี้มีความยินดีที่ได้พูดคุยกับคุณ / ขอบคุณที่สละเวลาในเรื่องสำคัญเช่นนี้ / สวัสดีครอบครัวและลูก ๆ ฯลฯ

ถึง/คัดลอก

เรากรอกข้อมูลในช่อง "ถึง" และ "สำเนา" เป็นลำดับสุดท้าย เพื่อไม่ให้ส่งจดหมายโดยไม่ตั้งใจเมื่อยังไม่พร้อม

ความแตกต่างระหว่างฟิลด์ถึงและสำเนาคืออะไร?

ในช่อง "ถึง" เราใส่ที่อยู่ของบุคคลที่เราต้องดำเนินการบางอย่าง

ในช่อง "คัดลอก" เราจะใส่ที่อยู่ของบุคคลที่จะได้รับประโยชน์จากการอ่านเนื้อหาของจดหมาย

ป.ล. ประสบการณ์ของเราได้พิสูจน์แล้วว่าฟิลด์ Cc มีประโยชน์มาก หากเรากำลังเจรจากับพนักงานธรรมดาเราจะหารือกัน คำถามสำคัญแต่เราไม่ได้รับคำตอบเกี่ยวกับคุณธรรมและภายในกรอบเวลาที่กำหนด ดังนั้นจึงควรใส่สำเนาจดหมายจากผู้อำนวยการหรือผู้จัดการระดับสูงลงในสำเนาและการโต้ตอบจะเริ่มในลักษณะที่สร้างสรรค์ทันที

น่าเสียดายที่ในหลายบริษัท ระดับวัฒนธรรมองค์กรไม่อยู่ในระดับที่เหมาะสม ซึ่งเป็นผลจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นเมื่อเพื่อให้พนักงานทำงานได้ดี จำเป็นต้องมีการควบคุมอย่างเข้มงวดโดยทีมผู้บริหาร

Outlook ยังมีฟังก์ชันเช่น "Bcc" ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้คุณแจ้งผู้มีส่วนได้เสียเกี่ยวกับจดหมาย แต่ในขณะเดียวกันก็อย่าทำให้ผู้รับสับสนว่าจดหมายไม่ได้ส่งถึงเขาคนเดียว!

หนังสือสัญญา

จดหมายประเภทสำคัญที่ให้คุณสรุปการประชุม จัดทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุเวลาเสร็จ และชี้แจงว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจถูกต้องหรือไม่ว่าต้องทำอย่างไร?

มีประโยชน์ในการจัดทำจดหมายดังกล่าวหลังการประชุม การเจรจา และการประชุม เพื่อให้มีข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรและวิสัยทัศน์ร่วมกันในการดำเนินการ

โครงสร้างตัวอักษร:

1. กล่าวทักทาย กล่าวปราศรัย และขอบคุณผู้ร่วมอภิปราย
2. ย้ำวัตถุประสงค์ของการประชุมที่มีการจัดทำข้อตกลง
3. รายการประเด็นทั้งหมดที่หารือเกี่ยวกับการตัดสินใจและการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ
4. การบันทึกแนวคิดที่ไม่จำเป็นต้องมีการดำเนินการอย่างเร่งด่วนเพื่อประวัติศาสตร์
5. คำถามถึงผู้รับ: ทุกอย่างถูกนำมาพิจารณาแล้วหรือยัง? ความคิดเห็นหรือเพิ่มเติมใด ๆ ?

ตัวอย่างเช่น:

การจัดรูปแบบตัวอักษร

แบบอักษร

แบบอักษรของตัวอักษรจะต้องเหมือนกัน สามารถใช้ตัวเอียงในข้อความได้ ประเด็นสำคัญ, ส่วนหัว แต่ต้องแน่ใจว่ายึดตามสไตล์การออกแบบเดียว

ป.ล. คุณควรจำไว้เสมอว่าคำที่เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ถือเป็นการยกระดับน้ำเสียง ควรหลีกเลี่ยง

ย่อหน้า

ขอแนะนำให้กำหนดความคิดของแต่ละคนในย่อหน้าแยกกันเพื่อให้ข้อความเข้าใจได้ง่ายขึ้น

การเยื้อง

ย่อหน้าไม่ควรรวมเข้าด้วยกัน เพื่อให้จดหมายอ่านง่ายขึ้น การเยื้องควรอยู่หลังคำทักทาย ก่อนแต่ละย่อหน้า และก่อนลายเซ็น:

เพื่อให้ตัวอักษรดูน่าสนใจยิ่งขึ้น ควรจัดรูปแบบลิงก์ในส่วนเนื้อหาของตัวอักษรเป็นไฮเปอร์ลิงก์:

สไตล์การเขียน

เราขอเชิญคุณเข้าร่วมชั้นเรียนปริญญาโทโดย Sergei Bekhterev

รับรางวัลเวลาว่างอย่างน้อย 1 ชั่วโมงทุกวันด้วยการฝึกอบรมนี้!

ในชั้นเรียนปริญญาโทคุณจะได้เรียนรู้:
✓ บริหารจัดการงานอย่างไรให้งานทั้งหมดเสร็จ 100% และตรงเวลา
✓ วิธีเตรียมและจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
✓ วิธีจัดระเบียบงานที่มีประสิทธิผลของพนักงานในสำนักงานเดียว

ไม่ควรประมาทการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ พร้อมด้วย การสนทนาทางธุรกิจมันสามารถช่วยได้ดีในอาชีพการงานของคุณ หรือในทางกลับกัน ทำลายความร่วมมือ ยิ่งไปกว่านั้น ความสำเร็จของข้อตกลงหรือการได้มาซึ่งพันธมิตรอาจขึ้นอยู่กับคำเดียว ภาพลักษณ์ทางธุรกิจขึ้นอยู่กับความสามารถในการสื่อสารอย่างเชี่ยวชาญ

นักพูดที่ดีไม่จำเป็นต้องเป็นนักเขียนที่ดีเสมอไป แม้ว่านักธุรกิจจะสามารถได้รับความไว้วางใจจากคู่แข่งได้อย่างรวดเร็ว แต่ให้พูดคุยกับพันธมิตรคนใดก็ได้หากเขาเก่ง ดำเนินการประชุมและการสนทนาทางธุรกิจจากนั้นเอกสารที่เขียนอาจแห้งและซีดจาง หลายคนนั่งบนกระดาษเปล่าเป็นเวลาหลายชั่วโมงโดยไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหน จดหมายธุรกิจคือชุดกฎและเครื่องมือที่คุณต้องรู้เพื่อให้สามารถจัดทำเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณสมบัติหลักของคำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือการใช้และการซ้ำซ้อนของเครื่องแบบ คำพูดหมายถึง. แสตมป์มักพบในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ พวกเขาอนุญาต แสดงความคิดได้แม่นยำยิ่งขึ้น, ไม่รวม การตีความต่างๆข้อความทำให้กระชับยิ่งขึ้น หากต้องการเขียนเอกสารหรือจดหมาย คุณสามารถใช้ชุดถ้อยคำที่เบื่อหูนี้ได้เท่านั้น มีการใช้วลีมาตรฐานในการเขียนมานานหลายทศวรรษ ดังนั้นใครๆ ก็สามารถเขียนข้อความได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ต้องใช้เวลามากในการเลือกถ้อยคำ เพราะทั้งหมดจะอยู่ใกล้แค่เอื้อม เอกสารที่ใช้วลีประทับตราจะเขียนได้ภายในไม่กี่นาทีและไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก

การติดต่อทางธุรกิจไม่ยอมรับอารมณ์ความรู้สึกที่มากเกินไปในการนำเสนอ โดดเด่นด้วยโทนสีที่เป็นกลาง แทนที่จะใช้วิธีประเมินทางอารมณ์ กลับใช้วิธีเชิงตรรกะ ไม่สามารถใช้วิภาษวิธีหรือสำนวนภาษาในเอกสารได้ นอกจากนี้ยังมีข้อห้ามสำหรับคำอุทานหรือคำที่มีส่วนต่อท้ายของการประเมินอัตนัย (เช่น ตัวจิ๋ว) ไม่พึงปรารถนาที่จะใช้คำกิริยาช่วยในการพูดที่เป็นทางการ เมื่อเขียนข้อความ คุณต้องให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริง ไม่ใช่องค์ประกอบทางอารมณ์ เอกสารจะต้องเป็นไปตามตรรกะในการนำเสนอที่ชัดเจน

ความถูกต้องของความหมายไม่ใช่กฎง่ายๆ แต่เป็นเงื่อนไขสำคัญที่รับประกันได้ คุณค่าทางปฏิบัติเอกสาร. ตรรกะของการนำเสนอยังทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบทางกฎหมายด้วย หากคุณเลือกคำที่ตีความเนื้อหาได้สองวิธี ความหมายอาจเปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก ข้อความทั้งหมดจะใช้น้ำเสียงที่ไม่พึงประสงค์

ในการติดต่อทางธุรกิจ ไม่เพียงแต่การสร้างวลีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงองค์ประกอบที่เป็นข้อเท็จจริงด้วย ทุกการตัดสิน ทุกความคิดที่แสดงออกในเอกสารจะต้องได้รับการสนับสนุนจากข้อเท็จจริงในจำนวนที่เพียงพอ ข้อเท็จจริงไม่ควรเป็นข้อเท็จจริงประเภทเดียวกันหรือไม่มีนัยสำคัญ เมื่อร่างเอกสารจำเป็นต้องเลือกข้อมูลอย่างระมัดระวัง ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมด และใส่ใจกับความน่าเชื่อถือ หากข้อเท็จจริงทั้งหมดสอดคล้องกับพารามิเตอร์เหล่านี้ผู้อ่านจะเข้าใจความหมายของสิ่งที่เขียนได้ง่ายเขาไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามหรือข้อมูลเพิ่มเติมในการทำความเข้าใจ

นอกจากนี้ จุดสำคัญของเอกสารทางธุรกิจคือการโน้มน้าวผู้อ่านเพื่อถ่ายทอดมุมมองของคุณ การโต้แย้งที่มีความสามารถและน่าเชื่อถือเป็นเครื่องมือหลักในการบรรลุเป้าหมายนี้ ข้อมูลที่ตรวจสอบแล้ว ข้อเท็จจริงและหลักฐานในจำนวนที่เพียงพอเป็นองค์ประกอบหลักของเอกสารใด ๆ ได้แก่ จดหมาย บันทึกหรือ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์.

มารยาทการพูดในการโต้ตอบทางธุรกิจ

เช่นเดียวกับมารยาททางสังคม มารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจ- นี่คือชุดกฎเกณฑ์ที่ฝังแน่นอยู่ในสังคม บรรทัดฐานต้องปฏิบัติตามกฎเหล่านี้เมื่อจัดทำเอกสารและเมื่อสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรกับเพื่อนร่วมงานและพันธมิตร

หลายปีที่ผ่านมา การติดต่อทางธุรกิจมีความเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบส่วนตัว ดังนั้นจึงมีการใช้คำกริยาของบุคคลที่หนึ่งในเอกสาร จากนั้นจดหมายก็เริ่มมีลักษณะสาธารณะและรูปแบบการติดต่อส่วนตัวก็หยุดสอดคล้องกับตัวละครนี้ ดังนั้นเมื่อเวลาผ่านไป สูตรวาจาที่ใช้ในการโต้ตอบทางธุรกิจจึงเริ่มเปลี่ยนไป

เป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงคือการแสดงออกถึงความสุภาพทางวาจา พวกเขาเริ่มออกจากคำพูดทางธุรกิจทำให้เกิดการแสดงออกที่มั่นคง ปัจจุบันมีแบบฟอร์มพิเศษที่มีเสถียรภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถแสดงคำขอหรือปฏิเสธ เตือนหรือแจ้งเตือนได้ เราจะเริ่มอธิบาย คุณสมบัติของการติดต่อทางธุรกิจจากการใช้สรรพนาม

เมื่อเขียนเอกสาร จะไม่ใช้การรับรู้ส่วนบุคคล เนื่องจากข้อมูลที่ถ่ายทอดเป็นมาตรฐาน ความสนใจที่แสดงในการติดต่อทางธุรกิจไม่ได้แสดงโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่แสดงโดยทั้งองค์กรหรือองค์กร คำขอหรือคำร้องทั้งหมดที่อธิบายไว้ในเอกสารจะถูกนำเสนอเป็นคนแรก พหูพจน์ไม่เอกพจน์ นั่นคือ สรรพนาม "เรา" จะถูกสันนิษฐาน ไม่ใช่ "ฉัน" อย่างไรก็ตาม สรรพนาม "เรา" ไม่ได้เขียนไว้ ลักษณะทางสังคมของที่อยู่แสดงออกมาผ่านการใช้รูปแบบกริยา การสิ้นสุดของคำกริยาจะกำหนดประเภทของการนำเสนอในพหูพจน์ของบุคคลที่หนึ่งอย่างแม่นยำ

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับแบบฟอร์มหลักประกัน การใช้เสียงแบบพาสซีฟจะดีกว่า ตัวอย่างเช่น วลี “คุณไม่ได้ปฏิบัติตามข้อผูกพันของคุณ เปลี่ยนแบตเตอรี่ทำความร้อนไม่ได้ผลิต” ดูรุนแรงเกินไปราวกับว่าผู้เขียนกำลังตำหนิบุคคลใดบุคคลหนึ่งเกี่ยวกับเรื่องนี้ การใช้เสียงเฉื่อย -“ ภาระหน้าที่ในการเปลี่ยนแบตเตอรี่ทำความร้อนไม่บรรลุผล” - ช่วยให้สามารถระบุข้อเท็จจริงของความล้มเหลวในการปฏิบัติตามภาระผูกพันและไม่มีข้อกล่าวหา ผู้กระทำผิดเป็นการบอกเป็นนัย แต่ไม่ได้ระบุอย่างเจาะจง

แนะนำให้ใช้เสียงที่แอคทีฟเมื่อเน้นเจ้าหน้าที่ซึ่งเป็นต้นตอของการกระทำที่อธิบายไว้ ตัวอย่างเช่น “บริการทางกฎหมายอธิบาย...” ในกรณีนี้ ควรใช้การเรียงลำดับคำโดยตรงและเลือกกาลปัจจุบันเป็นรูปแบบคำกริยา

การใช้เสียงที่ไม่โต้ตอบนั้นสัมพันธ์กับลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ หากจำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่การกระทำ ไม่ใช่ที่นักแสดง ก็สามารถใช้รูปแบบเสียงที่ไม่โต้ตอบได้: ส่งจดหมาย ได้รับใบสมัคร ฯลฯ เสียงที่ไม่โต้ตอบยังเหมาะสมในประโยคที่วัตถุนั้นชัดเจน ตัวอย่างเช่น “กำหนดเวลาในการทำงานได้ถูกกำหนดไว้แล้ว”

นอกจากนี้, กฎการติดต่อทางธุรกิจควบคุมการเลือกรูปแบบกริยา รูปแบบที่ไม่สมบูรณ์ใช้เพื่อมุ่งความสนใจไปที่การกระทำที่ไม่พึงประสงค์ซึ่งเกิดขึ้นซ้ำ ๆ อยู่ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น “คนงานละเมิดกฎความปลอดภัยอยู่ตลอดเวลา” รูปแบบที่สมบูรณ์แบบสามารถเน้นความสมบูรณ์ของการกระทำได้ เช่น “พนักงานเริ่มปฏิบัติหน้าที่”

แม้ว่าเอกสารจะมีโทนสีที่เป็นกลาง แต่บางครั้งก็จำเป็นต้องเพิ่มสำเนียงเพิ่มเติม เพื่อจุดประสงค์นี้จึงใช้คำและสำนวนเกริ่นนำ บ่อยครั้งที่โครงสร้างเกริ่นนำช่วยลดความตึงเครียดในโทนของเรื่อง ตัวอย่างเช่น วลี “โปรดส่งเอกสารที่อยู่ในสำนักงานของคุณ” ฟังดูเคร่งครัดเกินไป หากคุณเปลี่ยนประโยคให้เพิ่มคำเกริ่นนำ: "เราขอให้คุณส่งเอกสารซึ่งเห็นได้ชัดว่าอยู่ในที่ทำงานของคุณ" จากนั้นน้ำเสียงจะเป็นกลางความเด็ดขาดและความตึงเครียดจะหายไป ดังนั้นข้อเสนอทั้งหมดจะเป็นไปตามบรรทัดฐานของไหวพริบและความสุภาพ

อีกตัวอย่างหนึ่งแสดงให้เห็นถึงการให้เกียรติเอกสาร วลี “ไม่สามารถอนุมัติคำขอของคุณได้” แตกต่างอย่างมากจากวลี “ขออภัย ไม่สามารถตอบสนองคำขอของคุณได้” ตัวเลือกที่สองเป็นที่ยอมรับมากกว่าสำหรับมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถแสดงความเคารพและหลีกเลี่ยงความหยาบคายที่ไม่จำเป็นได้

นอกจากนี้ โครงสร้างเกริ่นนำยังทำให้ข้อความแห้งน้อยลงอีกด้วย ประโยค “หากเป็นไปได้ โปรดส่งตัวแทนของคุณในฐานะผู้เชี่ยวชาญเพื่อตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์ของเรา” จะเป็นไปตามกฎมารยาททางธุรกิจ

การใช้คำและโครงสร้างเกริ่นนำทำให้ข้อความทางธุรกิจมีความแห้งกร้านและมีหมวดหมู่น้อยลง ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา คุณสามารถแสดงความเคารพต่อผู้รับ แสดงความเป็นมิตรและความละเอียดอ่อนของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณรักษาความภาคภูมิใจในวิชาชีพของผู้รับได้

คำว่า "เคารพ" ในรูปแบบที่ใช้กันทั่วไปส่วนใหญ่จะใช้ในเอกสารและข้อความทางการอื่นๆ หากคุณใส่ลูกน้ำหลังที่อยู่ ประโยคจะถูกตีความว่าเป็นกลางทุกวัน ถ้าใส่ เครื่องหมายอัศเจรีย์จากนั้นเขาจะระบุความสำคัญของเอกสารและความสำคัญของเอกสาร

เมื่อกล่าวถึงผู้คนในอาชีพเดียวกัน จะใช้คำว่า "dear colleague" (หรือ "dear colleagues" หากเรากำลังพูดถึงกลุ่มคน) วลี "ถึงเพื่อนร่วมงาน" มักใช้เมื่อเขียน ขอแสดงความยินดีอย่างเป็นทางการเพราะมันมีความหมายแฝงทางอารมณ์ ที่อยู่ที่เป็นกลางเพียงใช้คำว่า “เพื่อนร่วมงาน”

จดหมายธุรกิจบางฉบับไม่ใช่เอกสารราชการ ควบคุมว่าเมื่อเขียนข้อความที่มีลักษณะส่วนบุคคล เป็นการดีกว่าที่จะเรียกบุคคลด้วยชื่อและนามสกุลของเขา นามสกุลจะเพิ่มความเป็นทางการและทำให้ที่อยู่สุภาพและเป็นทางการมากขึ้น

เพื่อชี้แจงความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าหรือองค์กรจึงรวบรวมข้อความที่ประกอบด้วยสองส่วน ส่วนแรกแสดงให้เห็นถึงการตัดสินใจส่วนที่สองคือข้อสรุปของการตัดสินใจครั้งนี้ ส่วนเหล่านี้อาจอยู่ในนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อความ ในลำดับที่แตกต่างกัน. ในทางจิตวิทยา การตัดสินใจเชิงลบไปที่ท้ายจดหมายจะดีกว่าโดยเริ่มจากการให้เหตุผล หากการตัดสินใจเป็นไปในทางบวก คุณสามารถเริ่มข้อความด้วยการตัดสินใจนั้น จากนั้นจึงเขียนเหตุผล

เมื่อร่างเอกสารที่มีการตัดสินใจเชิงลบก็คุ้มค่า เอาใจใส่เป็นพิเศษให้ความสนใจกับเหตุผล การให้เหตุผลที่แม่นยำและละเอียดที่สุดจะช่วยทำให้เอกสารถูกต้องมากขึ้น และสร้างน้ำเสียงที่ให้ความเคารพ การปฏิเสธอย่างรุนแรงอาจส่งผลต่อความภาคภูมิใจในตนเองของผู้รับ ซึ่งมักจะส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ในอนาคต หากคุณใส่การให้เหตุผลโดยละเอียดและละเอียดไว้ที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร การปฏิเสธจะไม่ถูกมองว่าเป็นลบอย่างรุนแรง

กฎของการติดต่อทางธุรกิจไม่อนุญาตให้มีอารมณ์มากเกินไปในการนำเสนอ เอกสารและจดหมายควรรักษาความเป็นกลางในการเล่าเรื่อง สิ่งนี้ช่วยให้คุณทำให้พวกเขามีวัตถุประสงค์มากขึ้น คุณไม่สามารถใช้การแสดงออกที่หยาบคายหรือแสดงการไม่เคารพหรือไม่มีไหวพริบต่อผู้รับ คุณควรหลีกเลี่ยงการสุภาพมากเกินไป จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจไม่ควรมีวลีเช่น “กรุณามีน้ำใจ” เป็นการดีกว่าที่จะยึดมั่นในการนำเสนอที่แห้งผากและเข้มงวดมากกว่าการใช้รูปแบบที่สุภาพมากเกินไป

ความเป็นกลางและธรรมชาติของคำพูดทางธุรกิจไม่ได้หมายความว่าคู่สนทนาไม่สนใจว่าใครเป็นผู้ส่งจดหมายทางธุรกิจให้เขา ยังกำหนดกฎเกณฑ์ในการลงนามในเอกสารด้วย มีขั้นตอนอย่างเป็นทางการที่ต้องปฏิบัติตาม หากจดหมายลงนามโดยกรรมการของบริษัท การตอบกลับจะต้องมีลายเซ็นของกรรมการหรือรองผู้อำนวยการด้วย หากรองผู้อำนวยการลงนามจดหมายแล้วตามมารยาทที่ผู้อำนวยการสามารถตอบกลับได้

หนึ่งในหัวข้อหลักที่ครอบคลุมเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจคือการร้องขอ นอกจากการร้องขอแล้วยังจำเป็นต้องแสดงเหตุผลด้วย จดหมายร้องขอเขียนตามโครงการเดียวกับส่วนบุคคลหรือ คำแถลงโดยรวม. มีหลายทางเลือกในการนำเสนอคำขอในจดหมายธุรกิจ:

• ใช้รูปเอกพจน์บุรุษที่ 1 (Please...);
• ใช้รูปพหูพจน์บุรุษที่ 1 (เราถาม...);
• ใช้รูปเอกพจน์บุรุษที่ 3 (องค์กรร้องขอ...);
• โดยใช้รูปพหูพจน์บุคคลที่สาม (ตามที่ประธานและคณะกรรมการร้องขอ)

มารยาทในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจแนะนำว่าต้องตอบจดหมาย ลักษณะของคำตอบขึ้นอยู่กับลักษณะของจดหมายร้องขอ

หากได้รับจดหมายร้องขอ คำตอบจะต้องมีเหตุผลและการตัดสินใจว่าจะอนุมัติคำขอหรือไม่ หากได้รับจดหมายตอบรับ คำตอบจะต้องมีการตัดสินใจว่าจะยอมรับข้อเสนอหรือไม่ จดหมายตอบกลับใด ๆ จะมีลิงก์ไปยังจดหมายร้องขอ เมื่อร่างเอกสารจำเป็นต้องระบุสาระสำคัญอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอและรักษาเอกลักษณ์ของเนื้อหา

หากคุณพบข้อผิดพลาด โปรดเน้นข้อความและคลิก Ctrl+ป้อน.

กฎของการติดต่อทางธุรกิจและการซ้อมรบที่ยุ่งยากหลายประการในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีโดยใช้จดหมายนั้นจำเป็นต้องเป็นที่รู้จักไม่เพียง แต่กับผู้ที่มีอีเมลล้นไปด้วยการติดต่อเข้ามาทุกวันทำการและมีแผนรวมถึงการติดต่อและข้อความหลายรายการ ผู้ริเริ่มซึ่งควรเป็นคุณ . การเรียนรู้ความมหัศจรรย์ของต้นบีชนั้นมีประโยชน์สำหรับทุกคน ผู้หญิงสมัยใหม่. สิ่งนี้จะมีประโยชน์อย่างน้อยในการหางาน - การส่งเรซูเม่ จดหมายปะหน้าข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณตามคำขอและ งานทดสอบพร้อมทั้งส่งข้อความเพื่อประสานงานเวลาสัมภาษณ์

การรู้หนังสือเป็นพื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจและใบหน้าของคุณ

ความจริงที่ว่าบล็อกเกอร์ที่มีความบกพร่องในการอ่านสามารถได้รับความนิยมบนอินเทอร์เน็ตไม่ควรเป็นข้อแก้ตัวสำหรับความผิดพลาดและความผิดพลาดของคุณ อย่าปลอบใจตัวเองด้วยความจริงที่ว่าสิ่งต่าง ๆ ใช้ไม่ได้กับภาษารัสเซียในโรงเรียน (กฎสำหรับการเขียน "ไม่" ด้วย ส่วนต่างๆถึงเวลาแล้วที่จะต้องปรับปรุงคำพูดของคุณ) เรียกร้องความเป็นตัวเองให้มากที่สุด การเขียนคำจากข้อความของคุณไม่ถูกต้องถือเป็นเรื่องน่ารังเกียจอย่างยิ่ง ทรงกลมมืออาชีพ. คู่สนทนาอาจสงสัยในความสามารถของคุณ

1. เก็บเว็บไซต์ gramota.ru ไว้ในบุ๊กมาร์กอินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ของคุณ

2. อย่าใช้คำพูด คำจำกัดความที่แม่นยำคนที่คุณไม่สามารถให้ได้ (อย่างน้อยก็ตรวจสอบ Wikipedia)

3. โปรดจำไว้ว่าคำที่หายากและเฉพาะเจาะจงที่คู่สนทนาอาจไม่คุ้นเคยจะทำให้เขาสับสนหรือตีความผิด หากจำเป็นต้องแนะนำคู่สนทนาให้รู้จักคำศัพท์ของคุณ ให้อธิบายคำศัพท์และคำย่อที่ใช้ตามกฎมารยาท

4. พยายามอย่าสร้างประโยคที่ยาวเกินไป ทิ้งการออกแบบที่ซับซ้อนและหรูหราไว้สำหรับการเขียนนวนิยาย ไม่ใช่เพื่อการติดต่อทางธุรกิจ

5. เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณพิมพ์ข้อความไม่ใช่ในเนื้อความของตัวอักษรทันที แต่พิมพ์ในไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณก่อน ขั้นแรก การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนในตัวของคำจะช่วยคุณได้ ประการที่สอง คุณจะกำจัดสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์จากการส่งจดหมายธุรกิจก่อนกำหนดโดยไม่ได้ตั้งใจหรือสูญหายเนื่องจากการปิดเบราว์เซอร์ ฯลฯ (เมื่อพิมพ์ข้อความใน Word ให้ติดนิสัยคลิกที่ไอคอน "บันทึก" บ่อยขึ้นและตั้งค่าอัตโนมัติ - บันทึกในช่วงเวลาสั้น ๆ ในการตั้งค่า) โปรดจำไว้ว่าการพิมพ์แบบคาดเดาบนแท็บเล็ตและอุปกรณ์เคลื่อนที่สามารถแก้ไขคำพูดของคุณโดยไม่คาดคิดได้

6. ก่อนส่งจดหมายให้อ่านซ้ำหลาย ๆ ครั้ง หากเวลากำลังจะหมด (อย่างไรก็ตาม กฎพื้นฐานที่สำคัญประการหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจคืออย่าชะลอกำหนดเวลา ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่เริ่มเขียนในช่วงเวลาสุดท้าย) จากนั้นให้อ่านข้อความที่คุณพิมพ์อีกครั้งในภายหลัง พิมพ์ - หลังจากครึ่งชั่วโมงหรือหนึ่งชั่วโมง เปลี่ยนไปทำธุระอื่น

จดหมายธุรกิจที่มีความสามารถ รายละเอียดที่สำคัญ

ความใส่ใจในรายละเอียดเมื่อดำเนินการและดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจแสดงถึงความเคารพและประหยัดเวลา

7. อย่าละเลยการกรอกข้อมูลในช่อง “หัวเรื่อง” ของจดหมาย . หากคุณส่งอีเมลเย็นๆ ครั้งแรก หัวเรื่องอาจสะดุดตา มีเอกลักษณ์ และน่าสนใจ แต่หากจดหมายของคุณเป็นที่คาดหวังไว้แล้วหรือคุณได้ติดต่อกับผู้รับมาระยะหนึ่งแล้ว หัวข้อนั้นก็ควรระบุสั้น ๆ ชัดเจนและกระชับ วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นหาจดหมายของคุณได้อย่างรวดเร็ว (ทั้งสำหรับคุณและผู้รับ) ทางไปรษณีย์หากจำเป็น

8. โซ่ยาวของ “Re: Re: Re:” ให้ความรู้สึกเหมือนขยะ อย่ากลัวที่จะเริ่มห่วงโซ่ใหม่กับคู่สนทนาของคุณ อ้างอิงเฉพาะข้อความก่อนหน้านี้ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา (และใช่ ข้อความเหล่านั้นจะต้อง "ถูกดึง" หากคุณ กำลังหารือรายละเอียดของโครงการเฉพาะ การตกลงเรื่องงบประมาณ/ราคา/แพ็คเกจบริการ และอื่นๆ - ในกรณีนี้ การเสนอราคาจะสะดวกและเป็นไปตามมารยาททางธุรกิจ)

9. หากข้อความขาเข้ามีคำถามหลายข้อสำหรับคุณ ให้ตอบคำถามโดยยกมาแยกกัน หากคุณกำลังส่งจดหมายพร้อมคำถามหลายข้อ ให้ใช้การเรียงลำดับข้อความและแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า ยึดมั่นในโครงสร้างที่ชัดเจน

10. ในเนื้อหาของจดหมาย ให้แสดงความคิดเห็นในไฟล์แนบทั้งหมดกับข้อความ ลงนามไฟล์ทั้งหมดที่คุณแนบเพื่อให้ผู้รับสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหาได้ทันที .

11. ลายเซ็นต์ถือเป็นรายละเอียดที่สำคัญมาก จดหมายธุรกิจ. ในการตั้งค่าบริการอีเมล คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นอัตโนมัติสำหรับจดหมายทั้งหมดของคุณได้ ลายเซ็นที่เขียนดีเทียบเท่ากับการพิมพ์นามบัตร, นามบัตรที่ดี นอกจากชื่อและนามสกุลของคุณแล้ว ให้ใช้ตำแหน่ง ข้อมูลติดต่อ (โทรศัพท์ Skype) และโลโก้ของบริษัทในลายเซ็นของคุณ เช่นเดียวกับที่นามบัตรที่มีความเกี่ยวข้องอย่างสร้างสรรค์ (เป็นที่จดจำและเกี่ยวข้องกับบุคคลหรือบริษัทที่พวกเขาทำงานด้วย) ถือว่าดีที่สุด ลายเซ็นอาจเป็น "แบบหักมุม" ที่บ่งบอกถึงความเชื่อมโยงของคุณกับบริษัท หรือพูดถึงความรักที่คุณมีต่อธุรกิจ คุณทำ. ตัวอย่างเช่น พนักงานบางคนของสำนักพิมพ์ Mann, Ivanov และ Ferber ใช้ประโยคเพิ่มเติม “ตอนนี้ฉันกำลังอ่าน...” ในลายเซ็นของพวกเขา (และใส่ชื่อผลิตภัณฑ์ใหม่ของสำนักพิมพ์) ตัวแทนบริษัทในอุตสาหกรรมอาหารสามารถลงท้ายจดหมายด้วยความปรารถนาได้” มีวันที่อร่อย"และอื่นๆ. บางครั้งการจัดรูปแบบของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจควรได้รับการตกลงกับฝ่ายบริหาร

12. สำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจ NameWoman ขอแนะนำอย่างยิ่งให้สร้างที่อยู่ทางไปรษณีย์แยกต่างหาก ขอแนะนำว่าควรสะท้อนถึงชื่อของบริษัทหรือโดเมนของเว็บไซต์ของบริษัท ชื่อของคุณ (แบบเต็ม โดยไม่มีรูปแบบตัวจิ๋ว) และนามสกุลของคุณ อย่าใช้ตัวเลขในชื่ออีเมลของคุณที่ระบุอายุหรือปีเกิดของคุณ การแสดงตำแหน่งของคุณในชื่ออีเมลนั้นค่อนข้างเป็นที่ยอมรับ แต่บางคนหลีกเลี่ยงสิ่งนี้เพราะพวกเขาวางแผนที่จะไม่เปลี่ยนแปลง ตู้ไปรษณีย์ก้าวขึ้นสู่อาชีพการงานที่สูงขึ้น

คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ที่อยู่อีเมลที่ขี้เล่นหรือสร้างสรรค์มากเกินไปเมื่อส่งเรซูเม่และจดหมายธุรกิจที่คล้ายกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นผู้สมัครรับตำแหน่งที่จริงจังในบริษัทขนาดใหญ่

มารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจ

13. รูปแบบการติดต่อทางธุรกิจไม่จำเป็นต้องแห้งผาก แต่ความจริงจังและความเข้มงวดในการออกแบบเป็นกฎบังคับ หลีกเลี่ยงคำต่อท้าย คำสแลง และสำนวนภาษาพูดที่เล็กลง

14. อีโมติคอนอาจกลายเป็นหลุมพรางได้ โดยหลักการแล้ว ไม่ควรอยู่ในอักษรตัวแรกของคนรู้จักทางธุรกิจ ด้วยการติดต่อที่เป็นที่ยอมรับ วงเล็บยิ้มยังคงเป็นที่ยอมรับ แต่อย่าหักโหมจนเกินไปและอย่าเป็นผู้ริเริ่ม "การตกแต่งที่น่ารัก" ของจดหมาย ห้ามใช้อีโมติคอนภาพเคลื่อนไหวที่แสนเศร้าและสร้างสรรค์ใดๆ เมื่อทำการติดต่อทางธุรกิจ (และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่คุณ “อยู่ข้างล่าง”) เป็นสิ่งต้องห้ามโดยเด็ดขาด

15. อย่าลืมใช้คำทักทายและที่อยู่ด้วยความเคารพตามชื่อ ชื่อจริง และนามสกุลที่ตอนต้นของจดหมายและต่อท้ายข้อความตามความเหมาะสม สิ่งนี้ไม่เพียงจำเป็นตามหลักจรรยาบรรณของการติดต่อทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณเพิ่มความสนใจของคู่สนทนาในข้อความของคุณและความภักดีต่อข้อความของคุณ ผู้รับมักจะใส่ใจกับจดหมายจ่าหน้าอยู่เสมอดังนั้นลองค้นหาล่วงหน้าเกี่ยวกับชื่อของบุคคลที่คุณควรเขียนและที่อยู่ประเภทใดที่เขาชอบ (ตามชื่อหรือชื่อและนามสกุล)

ตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ ในกรณีปกติจะต้องส่งคำตอบภายในวันทำการสูงสุดสองวันทำการ หากคุณได้รับจดหมายในชั่วโมงสุดท้าย วันทำงานก่อนช่วงวันหยุดยาวหรือวันหยุดยาว คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับโดยละเอียดสำหรับจดหมายที่ไม่เร่งด่วน อย่างไรก็ตาม ตามมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ เป็นการสมควรที่จะส่งคำตอบสั้น ๆ โดยระบุว่าคุณได้รับจดหมายและความคิดเห็นว่าคุณไม่อยู่ในขณะนี้ และจะตอบกลับโดยละเอียดหลังจากวันที่ดังกล่าวและวันที่ดังกล่าวหรือไม่ช้ากว่าระยะเวลาดังกล่าว . คุณควรทำเช่นเดียวกันหากต้องการคำตอบ คุณต้องชี้แจงข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องได้รับจากบุคคลที่สามหรือหลังจากดำเนินการรวบรวมข้อมูลและเตรียมเอกสารอย่างละเอียดถี่ถ้วน

ในทางกลับกัน หากคุณต้องการจดหมายตอบกลับจากคู่สนทนาของคุณ คุณสามารถทำซ้ำคำขอของคุณได้ภายใน 3 วันทำการ หากคุณต้องการคำตอบอย่างเร่งด่วน ให้เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้อย่างถูกต้องในจดหมายฉบับแรกของคุณ (อธิบายเหตุผล หากเป็นไปได้) และขอให้ยืนยันการรับด้วย โดยวิธีการ: ตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมของคุณเป็นประจำ (ทุกสามวัน)

และข้อมูลเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยเกี่ยวกับลักษณะของจดหมายธุรกิจที่สวยงาม การจัดรูปแบบจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

จดหมายควรอ่านและเข้าใจง่าย ประโยคสั้น ๆ ขั้นต่ำของวลีแบบมีส่วนร่วมและแบบมีส่วนร่วม - การออกแบบที่เรียบง่าย- นี่คือพื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจ มีอะไรอีกที่จะช่วยคุณนำเสนอตัวอย่างจดหมายที่สมบูรณ์แบบตามกฎทั้งหมด?

16. ย่อหน้าในการติดต่อของคุณควรมีความยาวไม่เกิน 7-10 บรรทัด

17. ข้อความในจดหมายธุรกิจจะรับรู้ได้ดีขึ้นและดูเรียบร้อยขึ้นหากระยะห่างระหว่างย่อหน้าใหญ่กว่าระยะห่างระหว่างบรรทัดในย่อหน้าหนึ่ง

19. คำพูดและยิ่งกว่านั้น วลีและประโยคทั้งประโยคที่เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ถือเป็นการตะโกน ความกดดัน และการดูหมิ่น ลักษณะนี้ไม่เหมาะสมสำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจ อย่าปล่อยให้ตัวเองทำเช่นนี้แม้ว่าคุณจะเป็นเจ้านายที่ไม่พอใจกับลูกน้องก็ตาม

เทคนิคมารยาททางธุรกิจและเครือข่าย

20. อนุญาตให้คู่สนทนาของคุณเห็นด้วยกับข้อเสนอของคุณ แสดงความคิดเห็น ให้คำแนะนำ แสดงความคิดเห็นหรือถามคำถาม วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้วลี "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้" ในจดหมาย "หากคุณมีคำถามใด ๆ ฉันจะพยายามตอบ" "เขียนถึงฉันเกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณ"

21. ใส่ใจกับสัญญาณที่มาจากผู้รับ ใส่ใจกับสไตล์การเขียนของคู่สนทนาและวิธีที่เขาพูดกับคุณ จำกฎทางจิตวิทยาของกระจก จะดีมากถ้าจดหมายของคุณสะท้อนถึงสไตล์ของเขา (แต่สะกดไม่ผิดแน่นอน) หากเขากล่าวถึงข้อมูลส่วนบุคคลบางอย่าง โปรดจดบันทึกไว้ มีความสุภาพและถูกต้อง สะท้อนถึงความสุข ความเห็นอกเห็นใจ การมีส่วนร่วม และการแสดงความยินดีในวันหยุด

22. พูดถึงวันหยุด.. หากการติดต่อทางธุรกิจของคุณเกิดขึ้นในช่วงวันหยุดราชการ ให้แสดงความยินดีกับคู่สนทนาของคุณในวันหยุดที่ผ่านมาหรือที่กำลังจะมาถึง ลูกค้าคนสำคัญและบุคคลที่คุณดูแลการติดต่อทางธุรกิจระยะยาวด้วยตามกฎของมารยาทควรแสดงความยินดีในจดหมายแยกต่างหาก การทราบว่าวันเกิดคู่สนทนาของคุณคือเมื่อใดจะมีประโยชน์ - ข้อมูลนี้มักจะได้รับจากโซเชียลเน็ตเวิร์กได้ง่าย

รักษาฐานลูกค้าแต่ละรายและฐานข้อมูลผู้ติดต่อมืออาชีพของคุณ นอกเหนือจากนามสกุลและชื่อ ตำแหน่งและหมายเลขโทรศัพท์ ลิงก์ไปยังบัญชีบนโซเชียลเน็ตเวิร์กและอีเมล เขียนข้อมูลส่วนบุคคล ทำเครื่องหมายโครงการและประเด็นที่คุณได้ข้ามเส้นทางในการติดต่อทางธุรกิจแล้ว

23. จริยธรรมในการติดต่อทางธุรกิจและความสุภาพขั้นพื้นฐานกล่าวว่า: อย่าลืมคำพูดแสดงความขอบคุณ สำหรับการแสดงความยินดี คำแนะนำ การชี้แจง การเชิญ ใบรับรองข้อมูล การตอบรับที่รวดเร็วจากผู้สื่อข่าวธุรกิจของคุณ

มิเลน่า จัสท์