Registro de caja llenado incorrectamente. Documentos necesarios para registrar un nuevo diario de cajero-operador. ¿Es posible recuperar una Z perdida? Informe

En muchos nichos de negocios, existen dos opciones para pagar a un cliente por la venta de bienes o la prestación de servicios: en efectivo y sin efectivo. Para aceptar efectivo, casi siempre se utiliza equipo de caja registradora. Estos dispositivos, abreviados como KKM o KKT, se fijan cuando se instalan en el departamento de impuestos. Además, la fijación se produce tanto en la propia máquina como en su cinta de control (ECL), que luego será adecuada para leer la información. Puede leer más sobre las reglas para registrar máquinas registradoras en otro artículo de nuestro sitio web.

Pero los datos sobre recibos y gastos que utilizan el dispositivo de control se registran precisamente en el diario del cajero-operador. Estos registros se realizan diariamente, excluyendo aquellos días en los que no se realizaron transacciones. En el futuro, este documento será revisado por empleados del departamento de impuestos.

Cuando el diario del operador de caja se envía al Servicio de Impuestos Federales

• Es necesario rehacer el registro de la tarjeta de caja registradora.
• El diario está terminado y es necesario empezar un nuevo libro.
• En el caso de una auditoría organizada e iniciada por la propia oficina tributaria (lea por separado sobre los tipos de auditorías en el artículo de nuestro sitio web).

Sin embargo, la ley no prohíbe la instalación de cualquier número de cajas registradoras por parte de una empresa. Sin embargo, todos ellos deben estar instalados correctamente y registrados.

Es importante comprender la diferencia entre la caja registradora de una empresa y una caja registradora.

Así, el efectivo recibido mediante equipo de caja registradora:

• Deben contabilizarse el mismo día de su recepción.
• Sólo podrán devolverse al comprador el mismo día en que fueron recibidos de él. (Existen normas para implementar el procedimiento de devolución de mercancías, y se considerarán por separado).
• Estos fondos no están disponibles al inicio del turno y después del cierre.
• Los fondos se entregan para su cobro el mismo día o al final del día de caja, en la caja de la empresa. En este caso, se emite una orden de recibo de efectivo al final del turno y la transferencia de dinero.

• El armario/caja/caja fuerte sólo puede contener fondos para cambio. En este caso, los fondos se emiten al inicio del turno de caja desde la caja de la empresa. Nuevamente se emite una orden (gasto).

¡Importante! Cerrar la caja registradora al día siguiente se considerará una infracción grave. Si se detecta, el cajero recibirá una multa de hasta 4 mil rublos por un error. Y la empresa pagará unos 50 mil rublos.

Procedimiento para registrar datos de efectivo.

Cada caja registradora mantiene su propio registro de cajero-operador. Un cargador se calcula para aproximadamente 1000 días cuando se abre y cierra la caja registradora. Después de esto, se inicia un nuevo libro de contabilidad.

¿Qué se necesita para cambiar el diario del operador de caja?

Necesitará documentos que el departamento de impuestos acepte y formalice el trámite de cambio de diario. El paquete incluye:

1. Revista que debe ser reemplazada por una nueva.
2. Nuevo libro. El diario estará vacío, pero primero hay que coserlo y certificarlo de acuerdo con todas las reglas (los datos de la caja registradora deben indicarse en la portada del nuevo diario).
3. Pasaporte de su caja registradora.
4. Tarjeta de cuenta.
5. Un acuerdo con una empresa que da servicio a la caja registradora.
6. Último informe Z (informe de cierre de caja del último día). Sin embargo, los fondos restantes no se transferirán al comienzo del día siguiente.

Si los documentos los proporciona un empleado de la empresa, también deberá adjuntar un poder para él al paquete de documentación. Es más, si hablamos de empresario individual, entonces el poder debe ser notariado. Y las organizaciones pueden proporcionar un documento de forma gratuita que confirme que el empleado está en plantilla.

En cuanto al paquete de documentos para reemplazar la revista, es mejor aclarar primero su composición con una oficina de impuestos específica, ya que existen ligeras diferencias regionales en la lista de documentación requerida.

No es necesario cambiar de diario al final del año. Al menos no existen requisitos legislativos que lo regulen.

¿Por qué se necesita una caja registradora y cómo se regula por ley su mantenimiento?

En primer lugar, el uso de cajas registradoras está prescrito en 54-FZ del 22 de mayo de 2003 (última edición del 8 de marzo de 2015). Qué regula esta ley:

• Define los tipos de organizaciones que necesariamente deben aplicar control en sus actividades. cajas registradoras. (Estos no incluyen a los empresarios individuales en "imputados" y PSN, ni a aquellos que utilizan formularios de presentación de informes estrictos).
• Define regulaciones para el uso del registro de datos contenidos en la tecnología.
• Define los requisitos que se aplican a los empresarios y empresas que utilizan cajas registradoras en su trabajo.
• Indica los derechos de las autoridades fiscales y de los inspectores de caja registradora.

El diario del operador de caja es necesario para realizar un seguimiento del efectivo recibido del cliente y transferido a la caja de la empresa o empresario.

Todos los datos obtenidos durante el mantenimiento del diario se tendrán en cuenta para determinar la base imponible. En el caso de empresarios individuales: impuesto sobre la renta personal, así como impuestos bajo el sistema tributario simplificado. En el caso de una persona jurídica: impuesto bajo el sistema tributario simplificado y ganancias. Además, estos datos servirán para la circulación organizada y simplificada de fondos al interactuar con los clientes (por ejemplo, al devolver dinero para la mercancía entregada).

Además, los datos del registro suelen estar vinculados a un programa de contabilidad de almacén. Esto le permite ver rápidamente la salida de mercancías y sobras.

Requisitos para llevar un diario para un cajero-operador.

Firmware. Hay dos opciones: coser las hojas o toda la revista.

Firma del gerente. Colocado en una hoja de verificación con una transcripción. Cuando una empresa o empresario utiliza un sello, este se coloca en la firma (también debe estar en el papel).

Numeración. El número se coloca en cada hoja. En este caso, no es necesario poner números de página; basta con numerar las propias hojas.

Entrada al final. Se realiza en la última hoja, y parte de ella acaba en la hoja de control. La entrada debería sonar así: “En el diario, tal o cual número de hojas están numeradas, entrelazadas y firmadas (si hay un sello, escribimos “y sello”)”. Naturalmente, en lugar de “tal o cual” escribimos el número final de hojas.

Requisitos para el cajero que llena el diario.

• Escribe con tinta oscura.
• Cíñete al orden cronológico.
• Tome los datos según el informe Z de la cinta de la caja registradora.
• Calcule el monto final usando una calculadora (no usted mismo).
• Utilice líneas diferentes en el registro si se tomaron dos informes por día.
• Regístrate todos los días para recibir entradas. Esto también lo debe hacer el gerente u otra persona con autoridad.
• No hay derecho a cometer errores, borrar lo ya escrito o corregirlo. Por lo tanto, si se cometió un error, la entrada se tacha. Los datos correctos están escritos al lado o ligeramente arriba. Y asegúrese de indicar la fecha en que se realizaron las correcciones. Una vez corregido el error, se vuelve a colocar la firma de certificación del cajero que cometió previamente este error, así como del gerente.

Sólo si las correcciones se completan correctamente no se impondrá ninguna sanción.

Página delantera

Debe completarlo en el nuevo diario, como ya se mencionó anteriormente, antes de enviarlo en un paquete de documentos al Servicio de Impuestos Federales. Allí deberá indicar información sobre la empresa, así como información sobre la caja registradora, que deberá extraer del pasaporte del dispositivo.

Además, la portada debe tener información sobre el inicio y el final de la revista. También se indica el responsable de cumplimentar los datos. Normalmente, esta persona es designada como cajero que gestiona la caja registradora.

Nota: la responsabilidad de la persona también está indicada en su contrato de trabajo. Y además, se firma un documento sobre la responsabilidad financiera del empleado designado.

El procedimiento para completar el registro de cajero-operador.

• La primera entrada es la suma de comprobación. Se toma del cheque cero que inicia el informe Z y el acto de comenzar a utilizar la caja registradora.
• La suma de verificación (1,11 rublos) cabe en la columna número seis.
• El saldo al final del turno también será de 1,11 rublos.
• Al final del siguiente turno de trabajo de la máquina, el cajero deberá reducir la cantidad de recibos exactamente por el monto del cheque.
• Columnas en el diario de caja:
• Cambiar fecha.
• El número de serie del departamento o sección (no es necesario ingresar si no hay división en secciones).
• Apellido del cajero llenador con iniciales. Si un cajero completa constantemente el diario, solo puede ingresar al principio de la página. Las líneas restantes ya utilizan el signo “-/-”.
• Número de serie del informe de memoria fiscal KKM. También hay que tomarlo del informe Z.
• Controlar las lecturas del contador. Este valor indica el número de ventas completadas. Esta columna debe completarse en los casos en que la caja registradora se envíe a reparación. Los primeros datos los introducirá un empleado de la empresa que realiza las reparaciones. Posteriormente, el cajero simplemente duplica la información. La mayoría de las veces la columna estará vacía.
• Información sobre el total acumulado, que se muestra al inicio del turno.
• Firma del cajero.
• Firma del supervisor de turno o administrador.
• Información acumulada del contador al final del día (informe-Z).
• Ingresos del día actual. Aquí debe tener en cuenta tanto los importes en efectivo como los no en efectivo. Pero deducirán los importes de las devoluciones, en los casos en que existan. Puede calcular esta cantidad usted mismo o utilizar el informe.
• Efectivo depositado en la caja de la empresa. Para determinar la cifra, debe restar del monto del producto los montos del recibo y la devolución de la adquisición.
• El número de pagos completados realizados utilizando documentación.
• Monto del pago no en efectivo.
• Efectivo depositado en la caja de la empresa.
• Importe de los reembolsos según declaraciones de los clientes.
• Firmas del cajero (columna número 16), administrador (17), gerente (18).

Características de llenar la caja registradora.

En caso de reembolso en efectivo

Lo principal a recordar es que los fondos recibidos del cliente mediante la caja registradora van a la caja de la empresa o empresario individual. . Y en consecuencia, no se almacenan más de un turno y, más aún, no se pueden utilizar en otro turno.

Por lo tanto, cuando un cliente viene con el deseo de emitir una devolución, definitivamente debe mirar el período vencido. Cuando todo sucede dentro de un día de caja registradora, el cajero retira el dinero para la devolución desde la caja registradora. En este caso, se redacta un acta en el formulario KM-3.

En otros casos, cuando el comprador llega a otro turno de caja registradora, los fondos se devuelven únicamente desde la caja registradora de la empresa y no desde la caja registradora.

Puntos importantes:

• El cliente tiene todo el derecho a devolver el producto si no le conviene según alguno de los parámetros (gama, talla, color).
• La ley que regula las transacciones de devolución es "Sobre la protección de los derechos del consumidor".
• Hay una lista de productos que no se pueden devolver.
• Si el cliente quiere devolver el dinero de la mercancía, debe escribir una declaración dirigida al director de la empresa. La empresa tiene entonces 14 días para considerar esta solicitud y devolver el dinero.

Adquisidor

Se trata de transacciones que implican el pago por parte del cliente mediante tarjetas de pago.

Cuando se realiza una compra mediante adquisición, los fondos de la tarjeta del cliente se transfieren a la cuenta corriente de la empresa. Al mismo tiempo, en el diario del operador de caja, este dinero se registra en una columna separada y el monto del saldo según el informe Z no es igual a la cantidad de efectivo.

El equipo para realizar operaciones de adquisición puede ser proporcionado por una organización bancaria con la que se celebre un contrato adicional. La característica principal es que el banco cobrará un porcentaje por cada transacción. Pero digamos que hoy en día es mucho más rentable para un empresario pagar este porcentaje que quedarse con ganancias perdidas. Después de todo, el uso de tarjetas de crédito y débito para pagar bienes y servicios se ha convertido en una práctica cotidiana y establecida. A menudo, los clientes se niegan a comprar sólo porque no llevan efectivo consigo y la empresa no acepta tarjetas bancarias para el pago. Al utilizar la máquina adquirente, el comprador recibe un recibo.

caja registradora perdida

La necesidad de llevar un diario para adquirir transacciones es la misma que en el caso del efectivo. Y desviarse de esta necesidad conlleva grandes sanciones tanto para el cajero como para toda la organización. También se imponen multas en caso de pérdida de la revista.

La restauración de un diario después de una pérdida solo se puede realizar mediante informes de caja o informes X. Y dichos informes solo pueden ser proporcionados por empleados de una empresa que brinde servicio a equipos de caja registradora.

En pocas palabras

Analizamos los conceptos básicos de llevar un diario para un cajero-operador. Conclusión principal, que se puede concluir de todo lo anterior: completar un diario es un trabajo muy escrupuloso y responsable. Aunque con algo de entrenamiento y práctica no supondrá dificultades. Sin embargo, si planeas confiar esta actividad a una persona específica, asegúrate de que tenga las cualidades y habilidades suficientes. Porque de lo contrario, pequeñas deficiencias y errores en la cumplimentación darán lugar a multas por parte de las autoridades de inspección.

Si una empresa opera con equipos de caja registradora, la persona responsable está obligada a crear y completar sistemáticamente un libro de registro del operador de caja (en adelante, ZhKO). Este requisito se aplica a todo tipo de servicios en los que la empresa contabiliza el recibo de ingresos a través de una caja registradora.

Características de completar el registro de cajero-operador.

ZhKO es un documento de informe que confirma el hecho de realizar una transacción a través de la caja registradora. Cuando sea auditado por el servicio tributario o auditores, se deberá presentar este diario. El diario comienza a llevarse a partir de la fecha de registro del dispositivo CC en el servicio de impuestos. En consecuencia, cada caja registradora tiene su propio almacén. La vivienda y los servicios comunales también se anotan en la oficina de impuestos.

La legislación prevé un régimen especial forma unificada revista - KM-4. Fue aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia No. 132 del 25 de diciembre de 1998. Le recordamos que de acuerdo con la carta informativa del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. PZ-10/2012, desde 2013 los formularios de documentos primarios contabilidad, que están contenidos en el Álbum aprobado por Resolución N° 132, no son obligatorios. Esto se debe a las innovaciones en cuanto al establecimiento de cajas registradoras en línea. Sin embargo, la forma de la revista es relevante.

Las reglas básicas para completar el registro de cajero-operador son las siguientes:

• El registro se completa diariamente al final de la jornada laboral (al final del turno);
• el diario lo completa directamente la persona que opera la caja registradora (cajero, contador);
• la información se ingresa en la revista según el informe z;
• las entradas se hacen en orden cronológico;
• El diario se rellena a mano con un bolígrafo.

Completar el diario del operador de caja se reduce a registrar datos sobre los movimientos de la caja registradora. La información ingresada en la revista debe cumplir con los estándares generalmente aceptados para completar revistas. estados financieros. Instrucciones que serían consagradas a nivel legislativo, indicando requisitos específicos no es necesario completar cada columna de la revista. Sin embargo, en la cláusula 2 se establecen algunas instrucciones para completar y utilizar la pantalla LCD. Resolución No. 132. A continuación, examinaremos en detalle las reglas para completar cada sección de la revista.

Columna 1 - fecha: la fecha del turno se copia del informe z al diario (por ejemplo, 10/04/17). si trabaja las 24 horas del día, entonces hay dos turnos de trabajo por día, por lo que a menudo en la práctica usan registros como: 10.04.17/1 y 10.04.17/2, donde 1 y 2 son la designación del turno.

Columna 2 – número de departamento (sección): rara vez se completa, porque z-reports no le permite completar el formulario por departamento.

Pero teóricamente, los siguientes datos se ingresan en la columna de vivienda y servicios comunales:

1. si la caja registradora trabaja con un solo departamento, coloque el número 1 en esta columna y deje las columnas restantes vacías;
2. si la caja registradora opera para 2 o más departamentos, entonces en la columna se coloca el número de serie del departamento en el que se realizó la operación, las columnas restantes también se dejan vacías;

Columna 3: indique la persona que trabajó en la caja registradora durante el turno (apellido, nombre y patronímico (si corresponde)).

Columna cuatro: ingrese el número de serie del informe z. Cancelamos este número del propio formulario de informe. El número puede tener diferentes formas, dependiendo del modelo de CCP específico: Z 0000, Z-No.

La columna 5 es el número de serie del contador, que registra el número de transferencias de las lecturas del contador sumador de dinero. Esta columna plantea muchas dudas a la hora de rellenarla, porque... El formulario de registro está desactualizado y la columna no es relevante. Sin embargo, muchas personas reescriben los datos de la columna número 4 o la dejan vacía.

Columna 6 – lecturas de los contadores sumadores de caja al comienzo de la jornada laboral o turno: la cantidad total de dinero ingresada en la caja registradora se registra (para todo el período de funcionamiento de la caja registradora) al comienzo de la jornada laboral o al inicio del turno. Si esta es la primera entrada, es decir la caja registradora es nueva, entonces la cantidad será igual a 1 rub. 11 kopeks Este valor lo ingresa la oficina de impuestos al registrar la caja registradora. Las lecturas de la columna 6 deben ser iguales a las lecturas de la columna 9 (cantidad de ingresos) del turno anterior.

Columnas 7/8 – firmas: según el formulario KM-4, estas columnas deben estar firmadas por el cajero y el administrador. Las firmas se colocan al final del turno. Si estos puestos los desempeña una sola persona (generalmente solo el cajero), las firmas se colocan en ambas columnas.

Columna 10 – cantidad de ingresos por turno de trabajo(por día): los datos de esta columna se calculan mediante una fórmula simple en la que las lecturas de la columna 6 se restan de las lecturas de la columna 9. Así, obtenemos la cantidad de ingresos por día hábil (pagos en efectivo y no en efectivo , así como devoluciones, se aceptan para contabilidad).

Columna 11 – depositado en efectivo: indica la cantidad de efectivo que se encuentra en la caja registradora al final de la jornada laboral, menos devoluciones y pagos no en efectivo.

Columna 12 – pagado según documentos, cantidad: esencialmente se indica el número de ventas por turno. Solo se tienen en cuenta los pagos que no son en efectivo, por ejemplo, cheques, tarjetas bancarias, transferencias. Si no hay pagos que no sean en efectivo por un turno (ahora es difícil de creer, pero aún así), coloque un guión en la columna 12. Si su caja registradora no tiene un contador de pagos que no sea en efectivo, deje la columna vacía.

Columna 13 – pagado según documentos, monto: esta columna refleja el monto de los pagos según pagos no en efectivo.

Columna 14 – total depositado: ingrese el monto total de todos los fondos (pagos en efectivo y no en efectivo), excluyendo devoluciones y cheques erróneos.

Columna 15 – cantidad de devoluciones: la columna refleja la cantidad de devoluciones y cheques perforados erróneamente por día.

Columnas 16 a 18 - firmas de los responsables al final del turno: se aplica la misma regla que al completar las columnas 7/8.

Se puede ver una muestra de cómo completar el registro del operador de cajero.

Los flujos de efectivo a través de la caja registradora se registran en un diario, incluidas las devoluciones. En vivienda y servicios comunales, las devoluciones se tienen en cuenta en la columna 15. Si hubo más de una devolución por turno, finalmente se ingresa en la columna un monto total de todas las devoluciones.

Se deberá emitir un reembolso en los siguientes casos:

• devolución de mercancías por parte del comprador;
• error en el monto del cheque (error de caja, error de caja registradora, etc.).

Al adquirir, las cajas registradoras le permiten aceptar formas de pago en efectivo y no en efectivo. Los sistemas de caja registradora también tienen en cuenta los pagos no monetarios, por lo que deben reflejarse en el diario de caja (columnas 12 y 13). Si un cliente realiza una compra usando tarjeta bancaria, luego el monto se ingresa primero en la terminal y luego en la caja. Los fondos recibidos en una cuenta bancaria no se aceptan para la contabilidad en viviendas y servicios comunales. El informe z del día contendrá información sobre el monto y el número de transacciones no monetarias que estas lecturas se ingresan en el departamento de vivienda y servicios comunales;

Si no se marcó nada en la caja durante el turno de trabajo, entonces los servicios de vivienda y comunales no se completan. Muchas cajas registradoras no producen ningún informe z cero. Por lo tanto, si no hay movimientos en la caja registradora, tampoco hay asientos en el diario para ese día. Mucha gente imprime un cheque cero al final de la jornada laboral.

El registro se completa inmediatamente después de tomar el informe z. El informe se puede realizar una vez al día, o dos veces si hablamos de trabajo por turnos. Ejemplo: si una tienda está abierta las 24 horas, entonces el informe se toma por la mañana.

De hecho, el informe se puede tomar más de dos veces, lo principal es que la información de cada informe z se ingresa en el diario de caja. Hacemos lo mismo si el cajero saca por error varios informes durante la noche.

Si el informe no se eliminó al final del día hábil, se podrá eliminar al día siguiente. Importante: se realiza una entrada en el diario de caja con la fecha en que se tomó el informe z. Lo principal es retirar el informe antes de realizar la operación para el nuevo día laborable.

Si el informe z se perdió por algún motivo, se puede restaurar de una de las siguientes maneras:

1. elaborar un informe sobre ECLZ: el informe contendrá información sobre todos los recibos de efectivo registrados en la caja registradora para el año en curso;
2. generar un informe desde la memoria fiscal: este informe contiene información sobre las transacciones en efectivo del día. Es bastante difícil crear un informe fiscal usted mismo, además, para ello necesita saber la contraseña; inspector de impuestos.

El Código de Infracciones Administrativas establece la responsabilidad por infracciones en el ámbito de legislación fiscal. Al realizar las comprobaciones, las autoridades fiscales suelen multar a las organizaciones y a los empresarios individuales en virtud del artículo. Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia (violación del procedimiento para trabajar con efectivo y el procedimiento para mantener transacciones en efectivo). Las sanciones previstas en este artículo son impresionantes: de 40.000 a 50.000. Sin embargo, muchas empresas impugnan con éxito ante los tribunales la falta de cumplimentación o la cumplimentación incorrecta de los servicios de vivienda y comunales y la imposición de una multa a este respecto.

Los errores con ZhKO no están sujetos a la regla 15.1. Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, y ciertamente no están comprendidos en la infracción especificada en el artículo del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia “Venta de bienes, ejecución de trabajos o prestación de servicios en ausencia de información establecida, o no uso del equipo de caja registradora en los casos establecidos por las leyes federales”.

Por tanto, las autoridades tributarias no pueden sancionar por los errores cometidos al cumplimentar la vivienda y los servicios comunales. Incluso según el artículo del Código Fiscal de la Federación de Rusia, no será posible procesar únicamente por violaciones de las normas para completar el diario, porque Para que constituya un delito, debe caracterizarse como grave.

Cada unidad del PCC tiene su propio diario. Por lo general, hay un registro y registro sincrónicos de la caja registradora y de los servicios de vivienda y comunales. En el lugar de registro de la caja registradora, el diario se transfiere a la autoridad fiscal en el formulario aprobado. La caja registradora está registrada ante la autoridad fiscal en la ubicación (registro) de la empresa que utiliza la caja registradora. En la propia oficina de impuestos es necesario ponerse en contacto con el departamento de control operativo.

Como muestra la práctica, es mejor llamar a la oficina de impuestos con anticipación y aclarar qué documentos adjuntos se necesitarán para registrar la revista. Si el ZHKO anterior ha terminado, nueva revista también está sujeto a registro.

Para registrar viviendas y servicios comunales ante la autoridad fiscal, deberá recopilar el siguiente paquete de documentos:

• nuevo Diario (cosido y numerado);
• revista vieja y vencida, al registrar una copia adicional;
• Pasaporte KKT y tarjeta de registro;
• pasaporte del solicitante.

La organización debe designar a una persona que sea responsable de mantener el diario de caja. Las responsabilidades de mantener la vivienda y los servicios comunales se asignan por orden a: cajero, contador, jefe de contabilidad o gerente. EN descripción del trabajo persona responsable La obligación de llevar un diario adecuado se establece por separado. El empleado deberá ser informado de las sanciones en caso de desempeño inadecuado de sus funciones. El diario puede ser completado no por uno, sino por varios cajeros que trabajan en las cajas registradoras.

El diario en el formulario KM-4 debe estar firmado por el director de la empresa antes de enviarlo a la oficina de impuestos.

La portada de la vivienda y servicios comunales debe contener la siguiente información:

• nombre de empresa;
• fecha de inicio del registro;
• número de identificación fiscal de la empresa;
• Modelo de TMC.

La revista debe estar encuadernada, firmada y sellada, y certificado el número de páginas (las páginas deben estar numeradas). Solo de esta forma se presenta el diario a la autoridad fiscal para su registro. Según los resultados del registro de viviendas y servicios comunales, un funcionario fiscal le pone un sello y su firma.

Muestra de cómo completar el registro de cajero-operador

El registro contiene las siguientes columnas:

En la columna número 1 - se indica la fecha actual.

En la columna número 2 - número de departamento (sección). Esto es necesario si la caja registradora atiende a varias secciones comerciales y la organización mantiene registros de ingresos separados para ellas.

En la columna número 3 - apellido, nombre, patronímico del cajero - operador.

En la columna número 4 - se indica el número correspondiente a la fecha actual.

En la columna número 5 -“Lecturas del contador de control (informe de memoria fiscal), que registra el número de transferencias de las lecturas del contador sumador de dinero” - se registra el número de ventas por turno. Las lecturas de este contador están impresas.

Nota: El contador, cuyas lecturas deben introducirse en la columna 5, se encontraba únicamente en la caja registradora sin memoria fiscal. Las máquinas registradoras con memoria fiscal no disponen de dicho contador. Ninguno documentos reglamentarios No se indica claramente qué lecturas y qué medidor se deben ingresar en la columna 5, por esta razón muchos usuarios de impresoras de cajas registradoras no completan esta columna.

En la columna número 6 - Visualización del total acumulado al inicio del día. La caja registradora indica esta cantidad en , y las lecturas al comienzo del día son las mismas que las de la tarde del día anterior.

¡Atención! No todos los modelos de cajas registradoras muestran automáticamente un contador total acumulado. En este caso, deberá eliminarlos usted mismo. Cómo hacer esto se indica en el comentario a la columna No. 10.

En las columnas No. 7 y No. 8 - respectivamente, las firmas del cajero-operador y del administrador (cajero senior).

En la columna número 9 - lecturas totales acumuladas del contador al final del día.

En la columna número 10 - el importe de los ingresos del día, según las lecturas del contador. Se define como la diferencia entre las columnas No. 9 y No. 6. Si la caja registradora no indica un contador total acumulado, puede anotar inmediatamente la cantidad de ingresos para el día indicado en ella y luego, sumando columnas No. 6 y No. 10, muestre las lecturas del contador total acumulado al final de los días e introdúzcalas en la columna No. 9.

En la columna número 11 - cantidad de efectivo (ingresos).

En las columnas No. 12 y No. 13 respectivamente: el número de documentos de pago (cheques bancarios, etc., si son aceptados por la organización) y el monto total pagado por estos documentos. Si esto no sucede, se deben agregar guiones.

En la columna No. 14 se indica el monto total de ingresos (No. 11 + No. 13).

En la columna No. 15 refleja la cantidad de dinero devuelto a los compradores (clientes) por cheques no utilizados, incluidos cheques perforados erróneamente. La suma de las columnas N° 14 y N° 15 deberá corresponder al monto indicado en la columna N° 10.

¡Atención! Puede devolver dinero del cajón de efectivo de KKM únicamente utilizando cheques emitidos ese día. Los cheques deben ir acompañados de un acto en el formulario KM-3. La operación de "devolución" no reduce la cantidad de ingresos por turno (diarios) (columna 10).

En las columnas No. 16, No. 17 y No. 18 - firmas de funcionarios relevantes de la organización.

Muestra de cómo completar el registro de cajero-operador:

Todo empresario involucrado en el ámbito comercial debe adquirir cajas registradoras para trabajar con dinero. . Los funcionarios a cargo de este equipo deben registrar los ingresos de la empresa en un registro especial. Las autoridades de control prestan mucha atención a la ejecución de esta regla, fijado por la legislación vigente. En este artículo proponemos considerar la cuestión de cómo se completa el libro de caja.

El diario de caja (también conocido como “Formulario No. KM-4”) es un documento que refleja el gasto y la recepción de fondos.

¿Por qué es necesario el diario de caja?

Según resolución de la inspección tributaria, a cada caja registradora se le debe adjuntar un registro especial, donde se registrará el monto de los ingresos recibidos por transacciones en efectivo. El diario de caja se registra junto con el equipo de caja registradora en la sucursal de FMS donde estaba registrada la empresa. Es importante tener en cuenta que las autoridades reguladoras han establecido reglas según las cuales este libro debe entregarse periódicamente al servicio tributario para su inspección. Comprar este registro

Se puede encontrar en librerías especializadas de segunda mano o encargarse en una imprenta.

Para cumplimentar el diario se utiliza el formulario unificado KM 4. La revista que se prepara para la puesta en servicio debe estar encuadernada y numerada. El documento elaborado está certificado con la firma del propietario de la empresa y el sello de la organización. A continuación, el documento se entrega a los representantes del servicio tributario, quienes deberán certificar la revista con su propio sello. Persona interactuando con después de recibir el libro, deberá verificar la firma de un empleado de esta estructura.

El registro en cuestión contiene datos de los estados financieros de la caja registradora de la empresa. Registra la cantidad total de fondos recibidos por la caja de la empresa durante el día. Este documento también contiene el llamado “informe Z”, que registra un resumen de un período de tiempo determinado. Esta responsabilidad se asigna a los empleados de caja u otros funcionarios que tengan derecho a trabajar con fondos. Cabe señalar que si se utilizaron varios formularios de informes durante un día, la información sobre cada uno de ellos debe ingresarse en las columnas correspondientes del libro.

¿Es necesario registrar el libro de caja?

El diario de caja debe estar registrado ante la autoridad fiscal. De acuerdo con el procedimiento establecido, el operador del cajero debe agregar periódicamente nuevos asientos al diario. Al finalizar, el documento se transfiere junto con la nueva revista a la autoridad reguladora para volver a registrar el registro. Los funcionarios tributarios deben anotar el hecho de la reinscripción en una tarjeta especial, que se guarda en el propio departamento.

La pregunta que merece especial atención es si es necesario llevar un libro de registro para el cajero en una caja registradora en línea. La actual resolución del Ministerio de Hacienda establece las reglas para el uso de dichos registros. A partir del año dos mil diecisiete, todo empresario que trabaje con cajas registradoras deberá adquirir e instalar dispositivos modernos que permitan la transferencia. declaración de impuestos en línea. La ley sobre el procedimiento para el uso de equipos de caja registradora no contiene disposiciones que obliguen a todo empresario que utilice una "caja registradora en línea" a mantener el registro en cuestión. Esto significa que todo emprendedor tiene derecho legal negarse a utilizar este elemento del flujo de documentos.

Cabe señalar que la ley no prohíbe la compilación de dichos registros para su uso dentro de la empresa.

Reglas para diseñar y completar la revista.

De acuerdo con las reglas establecidas en los documentos reglamentarios, toda empresa que utilice actividad económica Las cajas registradoras que operan en línea tienen fundamento legal para establecer reglas internas para completar el registro en cuestión. Al crear estas reglas para completar el diario KM 4, se deben tener en cuenta las peculiaridades del proceso de trabajo de oficina.

Funciones de llenado

La cumplimentación del diario de caja se realiza según el siguiente procedimiento:

1. El registro deberá ser cumplimentado al final del día financiero por el funcionario que opere la caja registradora.
2. Todas las inscripciones sólo se podrán realizar con bolígrafo y tinta azul.
3. Al realizar correcciones y ajustes, los nuevos asientos deberán ser certificados por el contador de la empresa y su director.

La portada contiene el nombre y la dirección de la empresa. Los códigos del certificado de registro se ingresan en campos especiales. A continuación debe proporcionar información sobre la propia caja registradora. Aquí se indican su nombre, número de registro e información sobre el fabricante. La siguiente parte de la portada registra el período de tiempo durante el cual se utilizó este registro. La parte final de la primera página indica el funcionario encargado de llevar el diario.

Al considerar la cuestión de cómo completar correctamente el libro del operador de caja, debe prestar atención atención especial completando la tabla. Cada página de registro contiene dos tablas que deben completarse todos los días. La primera tabla indica la fecha en que se realizó el ingreso y el número de turno (para trabajo de 24 horas). La siguiente columna registra información sobre el departamento donde está instalada la caja registradora. En el caso de que este dispositivo se utilice en el territorio de la empresa para dar servicio a todos los departamentos, se agrega un guión. La tercera y cuarta columnas contienen información sobre el empleado, el administrador de la caja registradora e información sobre el propio dispositivo.

A continuación se registra la información obtenida mediante la lectura del contador de control. La quinta columna debe reflejar la cantidad total de efectivo que pasó por el dispositivo desde la fecha de registro del dispositivo. En la misma sección, puede indicar la cantidad de ingresos recibidos para un día hábil específico. Toda la información ingresada en este registro está certificada por la firma de un funcionario. El registro de documentos de efectivo entrantes y salientes incluye el registro:

1. La cantidad total de efectivo que pasó por la caja registradora.
2. Cantidades de fondos que fueron devueltos a los clientes debido a la negativa a utilizar los recibos de caja registradora.

Diseño de muestra

Los empresarios que utilizan tecnología fuera de línea deben coser y numerar un registro en blanco y luego enviar el documento al Servicio de Impuestos Federales para su registro. Cuando se utilizan cajas registradoras en línea, este procedimiento no es necesario. Como se mencionó anteriormente, esta categoría Los empresarios pueden desarrollar de forma independiente un formulario interno para completar el documento.

El cajero debe ingresar información en el libro después de que se haya completado el "informe Z". En los dispositivos que funcionan en modo online, el informe se realiza al final de la jornada laboral. La información recibida se transfiere al registro de acuerdo con las reglas establecidas. A continuación, proponemos considerar una muestra de cómo completar el formulario KM-4:

Tabla 1

Tabla 2

Responsabilidad por la ausencia o llenado incorrecto del libro de caja.

La comisión de errores en la cumplimentación del registro en cuestión no puede dar lugar a responsabilidad disciplinaria ni a sanciones. Según las normas establecidas, cualquier inexactitud encontrada deberá ser corregida. Al lado de la entrada de corrección, debe anotar "Creencia corregida". Después nueva entrada certificado por un funcionario.

Es importante señalar que los empresarios que utilizan una caja registradora en línea tienen motivos legales para negarse a utilizar este documento. Además, la legislación actual no cuenta con regulaciones que permitan a las autoridades reguladoras imponer sanciones a los empresarios que no utilicen este tipo

estados financieros. Si se impone una multa, el empresario puede acudir a los tribunales para proteger sus intereses. Según las estadísticas, la mayoría de los procedimientos judiciales sobre este tema terminan a favor de la empresa, lo que conduce a la eliminación de sanciones.

Como muestra la práctica, el director de una empresa puede encomendar la tarea de cumplimentar el libro de caja a cualquier empleado que interactúe con la caja registradora.

En algunos casos, los directivos de pequeñas empresas rellenan ellos mismos estos documentos. Además, el registro en cuestión puede ser cumplimentado por el administrador de la empresa o un representante del departamento de contabilidad. El funcionario que cumplimenta el diario de caja, del que se da una muestra en este artículo, deberá realizar anotaciones al principio y al final de la jornada laboral.

El documento cumplimentado debe estar certificado con la firma del empleado.

Procedimiento y términos de almacenamiento.

El registro en cuestión se refiere a documentos contables primarios, lo que determina el orden en que se almacena el libro de caja. Es importante prestar atención al hecho de que cada empresa tiene el derecho legal de desarrollar de forma independiente las normas locales sobre este tema. Como regla general, el documento actual se guarda al lado de la caja registradora. Es muy importante que la revista sea inaccesible a personas no autorizadas. También está permitido almacenar un documento válido en el departamento de contabilidad. Al final del diario, el documento debe transferirse al servicio de impuestos con el fin de volver a registrarlo y abrir un nuevo libro. A continuación, el registro se guarda en el archivo de la empresa.

. A la hora de disponer del registro se deberán tener en cuenta las normas establecidas por la ley.

El diario contable del cajero-operador debe estar atado, numerado y sellado con las firmas del inspector fiscal, gerente, jefe de contabilidad y sello.

Conclusiones (+ vídeo)

Este registro se crea para cada caja registradora. Se abre en el momento del registro de este equipo ante el Servicio de Impuestos Federales. Por lo tanto, el diario del cajero debe anotarse en la oficina de impuestos. Para ello se utiliza un registro adquirido en una imprenta.

El Servicio Estatal de Estadísticas le proporciona un formulario especializado KM-4. Está numerado, cosido y certificado con visa de director y sello de la empresa. Posteriormente, junto con la documentación de la caja registradora, este libro se envía a la oficina de impuestos, quien, junto al sello de la organización, pone su sello y la firma del funcionario correspondiente.

El diario se completa manualmente según el documento del informe de caja. Refleja la recepción de ingresos en forma de efectivo por día o turno. Registra un informe z, que resume los resultados generales durante un período determinado. En la empresa, esta responsabilidad recae en los cajeros o sus sustitutos. Si se tomaron varios informes para el día actual, cada uno debe ingresarse en los campos de registro correspondientes.

Los asientos en el libro se realizan constantemente mientras la caja registradora está en funcionamiento. Una vez completada la última línea, se debe enviar junto con la nueva a la autoridad tributaria para registrar su cambio, lo cual se refleja en la tarjeta de caja registradora previamente creada para esta organización.

Actualmente, es necesario utilizar una caja registradora con ECLZ, que está diseñada para un año. si fallas periodo dado, el dispositivo está bloqueado y no permite perforar nada. Al reemplazarlo, el diario no se cierra y los empleados de la estación central de servicio toman las notas correspondientes en él. Asimismo, estos especialistas, de acuerdo con los acuerdos celebrados, durante el mantenimiento mensual de la caja registradora, podrán tomar notas sobre el trabajo realizado en los campos del registro.

El registro puede ser completado por varios cajeros que trabajan en esta máquina por turnos y aceptan dinero.

¡Importante! Si se realiza un reembolso sobre un cheque previamente perforado el mismo día, se redacta un acta de cancelación, que debe reflejarse en el diario y conservarse junto con él.

El administrador principal o el jefe de contabilidad verifica la exactitud del registro y también lo firma cuando recibe los ingresos del día de los cajeros. Según las cintas de la caja registradora registradas en ella, puede emitir un monto total de . Devuelve la revista al cajero, ya que este formulario debe guardarse junto a la caja registradora.

Muestra de cómo completar el diario de caja.

Veamos cómo completar el diario de caja.

El diseño de un documento comienza con la portada. En los campos correspondientes deberá indicar el nombre completo de la empresa, su dirección y teléfono de contacto. Aquí también se indica el código según el clasificador OKPO.

Si la caja registradora está ubicada en un determinado unidad estructural, su nombre está escrito en la columna siguiente.

Luego se indica el nombre de la caja registradora. En la columna de la derecha también deberá introducir el fabricante y los números de registro. Se diferencian en que el número de fabricante se asigna en fábrica y, por lo general, se puede encontrar en el pasaporte y en la caja registradora. Número de registro- este es el número que el dispositivo recibió del servicio de impuestos.

Debajo del título del documento se indican las fechas de inicio y finalización de la cumplimentación de la revista, así como el cargo y nombre completo. persona responsable de esto.

El registro se completa línea por línea, con una línea asignada a cada informe Z. No está permitido omitirlos ni resumir varios informes en una sola entrada.

La columna 1 contiene la fecha en la que se retiró el informe de la caja registradora.

La columna 2 indica el número del departamento para el cual se ingresó el monto. Esta columna no se completa si no hay departamentos en la caja registradora o solo se utiliza uno.

El nombre completo está escrito en la columna 3. cajero.

La columna 4 contiene el número de serie del informe Z impreso. Está escrito en el propio informe.

Actualmente, la columna 5 no se utiliza al completar libros, ya que la función de restablecimiento de memoria se ha eliminado en las cajas registradoras modernas. Aquí puede poner un guión o duplicar el número del informe Z de la columna 4.

La columna 6 muestra el total acumulado de todas las operaciones realizadas en este dispositivo desde el inicio de su funcionamiento. La cifra se toma al comienzo del día. Este monto se puede ver en el informe Z anterior o transferir desde la columna 9 del día anterior.

En las columnas 7 y 8, el cajero y el administrador ponen sus firmas personales, certificando el total monetario al inicio del día.

En la columna 9, el monto se ingresa en base devengado al final del día hábil. Está indicado en el informe Z completado. Además, puedes comprobarlo sumando el total acumulado al inicio del día y los ingresos del día. Por lo general, la misma cantidad se ingresa inmediatamente en la columna 6 del día siguiente.

La columna 10 refleja todos los ingresos generados en esta caja registradora durante la jornada laboral. El importe debe indicarse en el informe Z.

La columna 11 registra la cantidad de fondos recibidos en caja en efectivo. Aquellos. Esto no incluye devoluciones ni transacciones con tarjeta.

Las columnas 12 y 13 indican el número de transacciones no monetarias y su monto. Si tales operaciones no se llevaron a cabo, aquí se colocan guiones. Además, las columnas deben dejarse vacías si es imposible determinar con precisión el número de dichas transacciones por día o si la caja registradora no tiene un contador para las transacciones completadas que no son en efectivo.

La columna 14 registra la cantidad total de dinero depositado durante el día, incluidos pagos en efectivo y transferencias bancarias, pero excluyendo devoluciones a clientes y cheques erróneos.

La columna 15 registra la cantidad de devoluciones por día, así como los cheques perforados incorrectamente.

Las columnas 16 a 18 las firman al final del día las personas responsables de la disciplina de caja: el cajero, el administrador y el gerente.

Los matices del diario

Si se tomaron varios informes Z por día, todos se reflejan en el registro en líneas separadas. Sin embargo, la fecha en la columna 1 es la misma.

Si se introduce una sección separada para transacciones no monetarias en una caja registradora, entonces en la línea correspondiente, la columna 11 (depositada en efectivo) no se completa, pero la información se indica en las columnas 12 y 13 (el número de transacciones no monetarias) -transacciones en efectivo y su importe).

Si no se realizaron operaciones en la caja registradora durante el día, entonces no es necesario registrar un informe Z al final del día y realizar una entrada en el diario.

Si se pierde un informe Z, se puede restaurar. Esto se hace de dos maneras: obteniendo un informe sobre la memoria fiscal o sobre ECLZ. Se puede elaborar un informe fiscal invitando a un especialista que dé servicio a las cajas registradoras de la empresa. Además, contiene sólo datos resumidos. El informe de EKLZ contiene datos detallados para cada día laborable, pero este bloque cambia cada año.

Si se comete un error al completar, entonces la línea incorrecta se debe tachar con una línea (para que se pueda leer lo tachado) y se debe comenzar una nueva. La línea errónea está certificada por las firmas de los funcionarios.

Descarga de muestra de llenado del diario del operador de caja en Excel.