Cómo llevar acta de una reunión para el secretario. Elaboramos un breve protocolo de la reunión operativa.

Soporte documental para la gestión.

Control

Opción 4

1. Protocolo, tipos de protocolos, características de diseño 4

2. Procesamiento de la correspondencia enviada 9

3. Redactar un acta de cancelación de propiedad 11

4. Escribe una nota 12

Bibliografía 14

1. Protocolo, tipos de protocolos, características de diseño.

Las actas son un documento que registra el avance de las discusiones y la toma de decisiones en reuniones, conferencias y reuniones de órganos colegiados.

Una característica especial del protocolo es que se utiliza para documentar las actividades de los órganos colegiados: temporales (reuniones, conferencias, reuniones, comisiones) y permanentes (colegios de ministerios y comités, consejos académicos instituciones científicas, presidium).

La elaboración y ejecución de los protocolos es responsabilidad de los secretarios de los órganos colegiados correspondientes (titulares o elegidos durante sus funciones). El secretario, junto con el presidente del órgano colegiado, es responsable de la veracidad de la información contenida en el protocolo. Las actas se redactan sobre la base de grabaciones manuscritas, incluidas taquigrafías o cintas adhesivas de la reunión, así como de los documentos preparados para la reunión: orden del día, textos o resúmenes de informes y discursos, proyectos de decisión.

Principales tipos de protocolo:

Actas breves: registra los temas discutidos en la reunión, los nombres de los oradores y las decisiones tomadas. Se recomienda realizarla en los casos en que la reunión sea de carácter operativo.

El protocolo completo registra no sólo los temas discutidos, las decisiones tomadas y los nombres de los oradores, sino también con suficiente detalle el contenido de los informes y discursos de los participantes de la reunión.

El protocolo taquigráfico se elabora sobre la base de un informe taquigráfico de la reunión (transcripción) y transmite literalmente el proceso de discusión de cada tema y la adopción de una decisión al respecto.

El acta se redacta en papel membretado de la organización y contiene los siguientes detalles: nombre de la organización, nombre del tipo de documento, fecha de la reunión, número del acta, lugar de redacción del acta (lugar de la reunión), título de el texto, texto, firmas, visas de familiarización. El título del texto del protocolo es el nombre del evento que se registra (reunión, reunión, reunión) y el nombre del órgano colegiado cuyo trabajo se registra.

El texto del protocolo consta de dos partes: introductoria y principal. La parte introductoria del texto del protocolo debe mostrar: quién dirigió el evento que se está registrando; quién llevó las actas; quién estuvo presente en la reunión (reunión, reunión, etc.) de entre los funcionarios incluidos en el órgano colegiado que realizó la reunión; quién fue invitado (si es necesario) a la reunión entre los empleados de la organización o de otras organizaciones; qué temas se discutieron en la reunión.

La información sobre el jefe de la reunión, el secretario y los presentes incluye los apellidos e iniciales de los funcionarios, indicados respectivamente después de las palabras: “Presidente”, “Secretario”, “Presente” (sin comillas). Para las personas invitadas adicionalmente a la reunión entre los empleados de la organización, además del apellido y las iniciales, se indica el puesto que ocupan, y para los especialistas de otras organizaciones, el puesto y el nombre de la organización.

La información sobre las personas invitadas a una reunión se puede incluir en la sección "Asistidos" o en una sección especial "Invitados".

En eventos colectivos como reuniones, a menudo hay un gran número de participantes, cuya lista en la parte introductoria del texto del protocolo no es apropiada. En este caso, se elabora una lista separada de los presentes en la reunión y posteriormente se adjunta al acta. En el propio protocolo, en el apartado “Presentado”, sólo cantidad total

Los temas discutidos en la reunión se enumeran en la sección AGENDA. Las palabras AGENDA se imprimen desde la posición cero del dispositivo de impresión, seguidas de dos puntos. Los puntos del orden del día están numerados. Cada nueva pregunta imprimir desde la primera posición del tabulador. El orden en que se organizan las preguntas está determinado por su grado de importancia. La formulación de los puntos del orden del día debe comenzar con las preposiciones sobre (acerca de), el título del cargo y el apellido del orador se dan en caso genitivo

.

Las decisiones adoptadas se encuentran contenidas en el apartado RESUELTO (DECIDIDO). Si hay varias soluciones, se numeran con números arábigos con un punto.

Por regla general, cada decisión va acompañada de una indicación del cargo, apellido e iniciales del responsable de su ejecución y contiene un plazo de ejecución. Las decisiones tomadas colectivamente a menudo requieren votación. En este caso, después del apartado RESUELTO, se indica lo siguiente: “Votar” o “Votado” (en el protocolo sin comillas) y se da el resultado de la votación: por unanimidad o a favor…, en contra…, abstención. ..

En la práctica, se suelen utilizar protocolos abreviados y breves cuando no se requiere un registro detallado del progreso de la discusión de cuestiones. En las actas abreviadas, después de la lista de presentes o invitados, se indica el número de serie del punto del orden del día y se imprime el título del informe. La última línea del título del informe (punto del orden del día) está subrayada y los nombres de los oradores en el orden de su presentación están impresos debajo de la línea (entre paréntesis).

El título de cada informe finaliza con una decisión o resolución protocolar. El protocolo breve indica sólo las cuestiones consideradas y las decisiones tomadas. La parte resolutiva del texto del protocolo puede contener una cláusula sobre la aprobación de cualquier documento. En este caso, el documento aprobado se adjunta al protocolo y tiene un enlace a su número y fecha. En la práctica, muy a menudo es necesario extraer extractos de los protocolos. El extracto del protocolo contiene los siguientes detalles:

todos los detalles del encabezado del protocolo: nombre de la organización, nombre del tipo de documento (EXTRACTO DEL ACTA), fecha (fecha de la reunión), número de protocolo (número de serie de la reunión), lugar de preparación ( lugar de la reunión);

título al texto;

todos los detalles de la parte introductoria del texto del protocolo: “Presidente”, “Secretario”, “Presente”, “Invitados”, “AGENDA”;

Por lo tanto, del contenido del protocolo sólo se toman aquellos elementos que deben llamarse la atención de los funcionarios interesados. Para confirmar hechos y acontecimientos establecidos, varias personas redactan un acta. Los actos se redactan con base en los resultados de las auditorías de las actividades de una empresa o su unidad estructural y de los funcionarios individuales, durante la aceptación y transferencia de casos, la preparación de documentos para la destrucción y la aceptación de objetos en operación.

• ¿Por qué necesita actas de la reunión?
• ¿Qué tipo de actas son las actas de las reuniones?
• Cómo levantar actas de una reunión.
• ¿De qué apartados consta el acta de la reunión?

Acta de la reunión Es un tipo de documento comercial que refleja toda la gama de eventos que tuvieron lugar durante una reunión del personal de la empresa. Este tipo de documento no está incluido en la lista de documentos obligatorios que debe mantener la empresa, pero a menudo puede resultar bastante útil.

¿Por qué necesita actas de reuniones?

En cualquier empresa se celebran periódicamente diversas reuniones. Este tipo de reunión permite resolver gran número problemas agudos, reaccionar a tiempo preguntas dificiles, formular una estrategia de desarrollo empresarial, etc.

Al mismo tiempo, algunas reuniones no están sujetas a registro en actas, lo que también es la norma. La dirección de la organización puede establecer de forma independiente una lista de eventos generales durante los cuales se llevan registros oficialmente, así como identificar aquellos en los que esto no es necesario.

El objetivo principal del protocolo es dejar constancia por escrito de toda la gama de cuestiones, tareas y opiniones expresadas durante la reunión, así como de las decisiones conjuntas.

La mejor opción es el protocolo más detallado.

La mayoría de las veces, dicha documentación se utiliza en el marco de reuniones que tienen un impacto directo en el futuro de la organización. Además, es recomendable registrar el contenido de todas las reuniones con empresas de terceros y empleados de agencias gubernamentales.

3 folletos de reuniones

Aumente la productividad de las reuniones con tres folletos, los cuales fueron elaborados por los editores de la revista Director General.

¿Qué tipo de actas son actas de reuniones?

En las actividades de gestión se han generalizado varios tipos de protocolos: protocolo de aprobación, protocolo de intención y protocolo de incautación de evidencia material (documentos). A los documentos principales junta general Los accionistas, según la legislación vigente, incluyen el acta de la comisión de escrutinio y el acta de la junta.

Además, se permite elaborar un protocolo por parte de un funcionario si desempeña funciones administrativas (en caso de detención, accidente de tráfico, etc.). Se han desarrollado ciertas plantillas estándar para todos los tipos de estos documentos.

Consideraremos una forma de actas de reuniones que se utilizan para actividades de gestión general. Este documento se elabora en la organización a partir de los resultados de una discusión colegiada de temas y toma de decisiones.

El origen del protocolo en el ámbito del trabajo de oficina en nuestro país se asocia a principios del siglo XVIII, cuando apareció en las actividades de gestión la práctica de realizar debates antes de desarrollar y consolidar la opinión mayoritaria. Tradicionalmente el protocolo es:

• documento informativo (registra el proceso de intercambio de opiniones),
• documento administrativo (registra la decisión desarrollada durante la reunión).

Actualmente, es costumbre levantar acta de una reunión con el fin de dejar constancia del avance de los eventos colegiados realizados por los directivos. diferentes niveles. Además, este documento se utiliza para registrar eventos durante diversos seminarios, reuniones, conferencias, etc.

La decisión sobre la necesidad de redactar actas de las reuniones durante las actividades operativas recae en el gerente que nombra y dirige estas actividades. Si simplemente necesita transmitir información a los empleados sobre un determinado problema, explicar decisiones anteriores, etc., entonces no es necesario utilizar el protocolo. Si es necesario, este documento refleja la composición de los participantes, las ideas o propuestas presentadas.

Cómo tomar actas de una reunión

El registro del avance de la reunión es responsabilidad del secretario del titular de la organización. Esta función puede ser realizada por otro empleado.

Antes de que comience la reunión, se entrega al secretario una lista de invitados y lista de muestra preguntas. Los participantes presentan resúmenes de sus informes. Esto ayuda a preparar una plantilla de documento para acelerar el trabajo de elaboración de la versión final del protocolo. Si hay muchos participantes, entonces es recomendable crear una hoja de registro donde se indicarán los nombres completos de las personas que se presentaron. Una vez iniciada la reunión, el secretario emitirá la lista definitiva de los presentes.

La información es registrada por el secretario de la reunión durante el evento. Para aumentar la precisión de la grabación, se utilizan grabaciones de voz. Todas las palabras se registran en un medio digital y luego se reproducen cuando se finaliza el documento.

Si se lleva a cabo una reunión masiva con un gran número de participantes, la punción la realizan dos secretarios. Tener dos especialistas trabajando en un documento a la vez ayudará a acelerar el proceso si la reunión se prolonga.

Las observaciones individuales, observaciones, comentarios, discusiones de temas no relacionados con el tema de las reuniones no se reflejan en el documento. Registra el significado general de informes, preguntas y propuestas. Las decisiones e instrucciones dadas por el gerente a los artistas individuales se registran con precisión.

Cabe señalar que no es necesario presentar los informes y las preguntas palabra por palabra.

Si el gerente necesita información precisa, requerirá un informe firmado. empleado responsable. En las reuniones se discute la situación general, por lo que no son necesarias notas detalladas. Como resultado, el documento refleja brevemente el transcurso de la reunión: temas discutidos, preguntas planteadas y decisiones tomadas.

En algunos casos, los líderes organizacionales exigen una grabación palabra por palabra de cada frase. Esto es típico de las reuniones en las empresas modernas, donde en este tipo de eventos se resuelven una gran cantidad de cuestiones operativas.

¿De qué apartados consta el acta de la reunión?

Al documentar el proceso de la reunión, es necesario garantizar el cumplimiento del acta de la reunión con GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación." Esto significa que al registrar información es necesario cumplir con las reglas para la elaboración de actas de reuniones en cuanto al título, la parte final del documento y su contenido.

Parte del encabezado del protocolo.

El encabezado debe contener una serie de detalles:

• nombre completo de la organización;
• tipo de documento (PROTOCOLO);
• número y fecha;
• lugar de registro;
• título al texto.

Es obligatorio indicar la forma jurídica en nombre de la empresa. El nombre completo debe coincidir con el nombre oficialmente establecido que figura en los estatutos o reglamentos de la organización, y todas las palabras deben estar escritas en su totalidad, sin abreviaturas.

Si la empresa tiene un registro oficial nombre corto Se permite indicarlo entre paréntesis después del completo.

Si una organización tiene una estructura superior, su nombre se coloca encima del nombre de la empresa que creó el documento. Sin embargo, suele indicarse de forma abreviada.

Por ejemplo:

• Corporación pública;
• Agencia "Distribución, procesamiento, recogida de prensa";
• (Agencia JSC "Rospechat");
• Sociedad Anónima Cerrada "Nuevas Tecnologías".

La fecha del acta corresponde a la fecha de la reunión. Para reuniones de varios días, se indican las fechas de inicio y finalización. En ningún caso se debe indicar la fecha de firma del protocolo, ya que en ocasiones se redacta varios días después de la finalización del evento.

Por ejemplo: una reunión del consejo de administración de una sociedad anónima se celebró durante dos días (13/01/09 y 14/01/09). El protocolo fue elaborado al día siguiente y visado un día después de finalizado el evento, es decir el 16/01/09. En este caso, indique los números “13 – 14.01.2009”. En este caso, se aceptan dos opciones más para escribir la fecha: “13/01/2009 – 14/01/2009” o “13 – 14 de enero de 2009”.

El número de protocolo (índice) es el número de serie de la reunión. La numeración se establece para el año natural, existiendo varios grupos de protocolos, y cada uno de ellos tiene una numeración serial separada. Por lo tanto, debe poner sus números en las actas de: reuniones de la dirección, juntas generales de accionistas, reuniones del colectivo laboral, reuniones consejo técnico etc.

Es tradicional escribir números y fechas de documentos que tengan un dígito entre dos dígitos. Esto se hace agregando un cero antes del dígito único. Esto suele explicarse de la siguiente manera: el cero (“No. 01” o “01 de enero de 2008”) no permitirá indicar otro signo en este lugar, transformando como resultado 1 en 11, 21 o 31. Te lo recordamos. Una vez más, los documentos reglamentarios no establecen reglas precisas para escribir dichos números. Esta es simplemente una práctica común.

Se debe indicar el lugar donde se emitió el documento si es difícil determinarlo por el nombre de la organización. También se indica si la reunión se realiza en un lugar diferente al de la empresa (el autor del documento) localidad. Según GOST R 6.30-2003 (cláusula 3.12), el lugar donde se redacta el protocolo se redacta de acuerdo con la división administrativo-territorial existente utilizando abreviaturas generalmente aceptadas.

El encabezado del texto del protocolo contiene una indicación del tipo. actividades conjuntas(reunión, reunión, reunión, etc.) y el nombre del órgano colegiado en el caso genitivo.

Por ejemplo, “reuniones de consejos metodológicos” o “reuniones de personal” o “reuniones de jefes de divisiones estructurales”.

Los detalles de la parte de cabecera pueden estar dispuestos longitudinalmente o angularmente. Esta elección depende de la organización.

Parte introductoria del texto.

El texto del protocolo consta de una parte introductoria y una principal.

En la parte introductoria del documento, al título le siguen las iniciales y apellidos del presidente y del secretario de la reunión. El presidente que dirige la reunión es un funcionario, pero su cargo no debe indicarse en el documento.

El secretario es responsable de organizar y documentar las actividades de la reunión. Por tanto, es responsable de todo el procedimiento de registro. En este caso, el secretario de la reunión (sesión) no podrá ser realmente secretario en su cargo. Es posible asignar tareas de registro adicionales a un empleado adecuado. Si un determinado empleado mantiene dicha documentación con regularidad, esta función debe indicarse en la descripción de su puesto. Pero no es necesario elaborar un protocolo para una necesidad puntual; el gerente simplemente da una orden al empleado.

Por ejemplo, al subdirector Pankov se le asignan las funciones de presidente de una reunión de jefes de departamento, y su asistente personal Egorova es nombrada secretaria de la reunión. En tal situación, sus puestos según la plantilla no están indicados en el protocolo. En el documento que se elabore actuarán únicamente como presidente y secretario de la reunión.

Una muestra de la parte introductoria del acta de la reunión:

• Presidente – Pankov Yu.P.
• Secretaria – Egorova D.L.
• Presente: Bessonov A.D., Korenev N.R., Luzhin E.N., Malinina E.M., Ustyugov A.K.
• Invitado: Director General de JSC Opal A. B. Shumilov, Director Técnico de JSC Lazurit Oster M. A.

En la línea siguiente a la palabra “Presente”, se indican alfabéticamente las iniciales y apellidos de los empleados de la empresa que participaron en la consideración y desarrollo de las decisiones en la reunión.

Si en la reunión están presentes otros funcionarios invitados de esta empresa, se enumeran en la sección "Invitados". Al mismo tiempo, no se indican los cargos que ocupan; los apellidos e iniciales están ordenados alfabéticamente. Y sólo en el caso de participación de empleados de terceras empresas se indica su cargo y denominación social.

Para compilar una lista de empleados presentes y personas invitadas, se utiliza un interlineado. Después de esto, se salta una línea en blanco y se elabora la agenda en el mismo intervalo. La parte principal del texto se escribe con un interlineado y medio.

El secretario prepara con antelación una lista de participantes en la reunión, siguiendo las instrucciones del gerente. Dicha lista es necesaria para informar a los interesados ​​sobre la fecha del evento y el orden del día. Sería una buena idea distribuir materiales de referencia con anticipación para familiarizarse con las preguntas y prepararse para la reunión. La lista de participantes en la reunión se ajusta el día de la reunión en función de la presencia de funcionarios.

En el caso de una reunión ampliada (más de 15 personas) o de una reunión de un órgano colegiado permanente, al levantar el acta no se incluyen los nombres de los presentes, sino únicamente número total participantes, que se registra durante el registro. La lista de registro se adjunta luego al protocolo como apéndice. El documento en sí debería decir: “Presentes: 19 personas (lista adjunta)”.

El temario es un atributo invariable de la parte introductoria. El gerente que programó la reunión determina su contenido. Si la agenda se envía a los participantes con anticipación para su revisión, la información contenida en ella debe incluirse en el documento que se está compilando.

El número se asigna a los puntos del orden del día mediante números arábigos. La formulación de temas debe comenzar con la preposición “Acerca de” o “Acerca de”, respondiendo a la pregunta “¿sobre qué?” Cualquier párrafo debe contener las iniciales y apellido del relator, es decir, el funcionario que preparó el mensaje especificado.

Un ejemplo del acta de una reunión respecto al orden del día.

Agendas:

1. Sobre la aprobación de las normas de seguridad de la información.

Informe del jefe del departamento de información Dorokhova Yu.

1. Sobre cambios en la plantilla.

Discurso del director general adjunto I. N. Sergeev

Parte principal del texto.

Parte formal del protocolo.

Las grabaciones taquigráficas o de audio creadas manualmente por el secretario durante la reunión se convierten en la base del contenido del acta. Al finalizar la reunión, el secretario redacta el documento de acuerdo con los requisitos existentes. A continuación, el borrador pasa al presidente de la reunión para su edición. Una vez realizadas todas las modificaciones, el protocolo se confirma con firmas y se convierte en un documento oficial.

La fuerza legal del protocolo, es decir, formalidad, confiabilidad, indiscutible, está determinada no solo por las reglas para su cumplimentación. Según la interpretación tradicional, “la fuerza jurídica es propiedad de un documento oficial que le confiere la legislación vigente, la competencia del organismo que lo emitió y el procedimiento establecido para su ejecución”. Si se cumplen las reglas obligatorias de ejecución, el documento adquiere fuerza legal después de la firma por dos personas: el presidente y el secretario.

Introducir este detalle no supone ninguna dificultad, ya que es igual para todos los tipos de protocolo que hemos considerado. Las firmas deben estar separadas del texto por un espacio de 2 o 3 líneas. Las palabras "Presidente" y "Secretario" se encuentran en el borde del campo izquierdo, la última letra del apellido bordea el campo derecho.

El protocolo es un documento interno, por lo que no suele llevar sello.

Si su volumen es superior a una página, la segunda y siguientes deberán estar numeradas. En el diseño de números de página, se utilizan números arábigos sin la palabra “página” (página), sin el uso de guiones, comillas u otros caracteres.

De acuerdo a regla general Para la elaboración del protocolo no se conceden más de cinco días. La fecha de preparación del documento especificado generalmente la determina el gerente que celebró la reunión o el presidente de la estructura permanente. Además, el período de preparación podrá ser establecido por el reglamento del órgano colegiado.

Hay una serie de documentos que limitan el período de procesamiento para tipos específicos de protocolos. En particular, la Ley "sobre sociedades anónimas" exige que estas empresas redacten el acta de una reunión del consejo de administración en 3 días, e incluso se conceden 15 días para preparar un documento que requiere tanta mano de obra como el acta de una asamblea general. asamblea de accionistas.

El personal es informado de las decisiones del acta de la reunión mediante el envío de copias íntegras o extractos de la parte dispositiva. En las organizaciones pequeñas, los empleados suelen estar familiarizados con las resoluciones adoptadas contra firma. A tal efecto, se adjunta al protocolo una hoja de conocimiento.

También a menudo, sobre la base de resoluciones de reuniones, se desarrollan documentos administrativos, por ejemplo, decisiones de un órgano colegiado o una orden del director de una empresa.

• Cómo un CEO puede encontrar el asistente personal perfecto

Acta de la reunión en forma breve y completa.

Existen formas breves y completas de presentar el texto en el protocolo.

De hecho, se diferencian entre sí sólo por la cantidad de detalles en la cobertura del proceso de la reunión, pero su diseño es idéntico. Esta situación se ha desarrollado como resultado de la práctica, y esta información se transmite durante cualquier formación en el campo de la gestión de oficinas.

Un protocolo breve es un documento que deja constancia de las cuestiones planteadas durante la reunión, los nombres de los oradores y las decisiones tomadas.

Esta forma se utiliza tradicionalmente:

• si se realiza una grabación taquigráfica de la reunión (la transcripción de los discursos se incluirá en el anexo) o un registro de lo que sucede utilizando medios técnicos especiales;
• si la reunión es de carácter operativo y es necesario documentar la decisión tomada, sin especificar el curso de la discusión.

Si se utiliza un breve protocolo de reunión de trabajo, se pierde la posibilidad de restablecer el avance de la discusión del tema, las opiniones y comentarios expresados ​​y el avance del proceso de desarrollo de una decisión de gestión.

Guardado en su totalidad descripción detallada lo que pasó en la reunión. Este formulario incluye el texto de los informes y discursos de los participantes de la reunión, todas las opiniones, preguntas y comentarios expresados ​​durante el proceso y otros detalles del evento.

En consecuencia, el protocolo completo contiene 3 partes: “ESCUCHADO”, “HABLADO”, “DECIDIDO” (“DECIDIDO”), a diferencia del breve, que tiene solo dos: “ESCUCHADO” y “DECIDIDO” (“DECIDIDO”) .

El número de secciones de la parte principal del texto del protocolo y su numeración corresponde al número de puntos incluidos en el orden del día. Cualquier sección se presenta en 3 partes en forma completa: “ESCUCHADO”, “HABLADO”, “DECIDIDO” (“DECIDIDO”) - y en 2 partes en formato breve. Las palabras especificadas están escritas en mayúsculas desde el margen izquierdo.

Inmediatamente después del subtítulo “ESCUCHADO”, es necesario indicar en el caso genitivo el apellido y las iniciales del hablante principal (¿escuchó a quién?). Lo que sigue es un resumen de su discurso a través de un guión. La grabación de un discurso se escribe tradicionalmente en tiempo pasado en tercera persona del singular. En el caso de preparación preliminar del texto del mensaje por escrito y transmisión del mismo al secretario, bastará con indicar su tema en el documento que se redacta. Sigue: “se adjunta el texto del informe”.

Para forma completa Es típico indicar después de la palabra “HABLADO” los apellidos e iniciales de los participantes en la discusión del tema. En este caso, cada apellido e iniciales del hablante se escriben en una nueva línea en caso nominativo(¿quién habló?). El informe en sí se escribe con un guión después del apellido y está escrito en tercera persona del singular. Aquí en el texto se encuentran las preguntas formuladas durante el informe o al finalizarlo, y las respuestas a ellas.

Si no hubo discusión durante la reunión o no se hicieron preguntas, entonces la parte "HABLAR" no se indica en el acta. Así, este fragmento de texto comprenderá 2 partes: “ESCUCHADO” y “DECIDIDO” (“DECIDIDO”). Esto también está permitido en la versión completa del protocolo sobre temas individuales del orden del día.

La palabra “RESUELTO” (o “DECIDIDO”) va seguida del texto de la parte dispositiva de un tema particular del orden del día. Si se toman varias decisiones sobre cualquier tema simultáneamente, se indican sus números números arábigos. En este caso, el primer dígito indica el número del punto del orden del día y el segundo, el número de la decisión tomada.

Si se desarrollan tres decisiones sobre el primer punto del orden del día, su numeración será la siguiente: 1.1, 1.2 y 1.3.

Si solo se toma una decisión sobre el segundo punto del orden del día, su número se escribe 2.1 (sería un error indicar el número simplemente como 2).

El texto de la parte resolutiva suele formularse utilizando el modelo estándar establecido para los documentos administrativos. En consecuencia, las propuestas responderán a las preguntas: quién debe hacer qué y en qué momento. En este caso, se permite indicar el ejecutor responsable tanto al inicio como al final del texto.

La práctica habitual de elaboración de protocolos no prevé el registro de los resultados de la votación. Pero si esto ocurrió, entonces esto debería reflejarse en el párrafo dispositivo. Hay mucha especificidad en las actas de las juntas generales de accionistas, incluso en el orden en que se reflejan los resultados de la votación de las decisiones tomadas, que también se registran con base en los resultados de la reunión de la comisión de escrutinio.

Acta de la reunión operativa: características de la redacción y posibles problemas.

La reunión operativa tiene varias características:

• regularidad (por ejemplo, una vez al mes a una hora determinada);
• composición permanente de participantes;
• temas y preguntas casi sin cambios;
• corta duración.

Estas características introducen sus propios matices en la elaboración del acta de la reunión operativa. Habiendo dominado previamente el algoritmo de actividades y preguntas, el secretario es capaz de términos cortos redactar un documento final.

La rapidez en la redacción del acta de la reunión permite aprobarla muy rápidamente desde el director.

Llevar actas de reuniones en línea puede ser un desafío. Estos son los problemas más comunes.

Problema 1. El secretario o empleado a quien se le confía la responsabilidad de levantar actas desconoce la esencia del tema en consideración, por lo que tiene dificultades para registrar el avance de la discusión.

Posible solución: la secretaria puede contactar con el empleado que hizo el informe en la reunión, o con otro especialista que pueda aclarar este tema.

Problema 2. Debido a la falta de normas estrictamente fijadas para la reunión operativa durante la reunión, el secretario no siempre tiene tiempo para registrar todo lo que sucede.

Posible solución: el secretario puede organizar una grabación sonora del proceso de la reunión, y en base a ella se redactará el acta de la reunión.

Problema 3. El secretario no siempre puede aislar la parte más importante y esencial entre la variedad de información recibida durante la consideración del tema. A veces puede resultar difícil entender qué registrar exactamente en el protocolo.

Posible solución: en tal situación, para redactar el acta de la reunión, el secretario debe analizar primero la información disponible y resaltar las más aspectos importantes. Luego puedes redactar un documento, agregando solo la información principal.

• Etiqueta telefónica de secretaria: 5 reglas para comunicarse con los clientes

Cómo redactar las actas de reuniones perfectas

Para organizar el registro ideal, puede tomar: hojas simples rotafolio y marcadores, y más complejos y tecnologías modernas. En primer lugar, es necesario seguir una determinada metodología y no desviarse de las reglas establecidas.

Un protocolo ideal bien establecido es el siguiente: las actas se acuerdan, se imprimen y se firman inmediatamente después de la reunión. Luego, mientras los participantes van de la sala de conferencias a sus lugar de trabajo, hay una distribución de responsabilidad. Al regresar a sus oficinas, los empleados reciben correo electrónico la última versión del protocolo y sus responsabilidades asignadas en el sistema de gestión de tareas corporativo. Para realmente hacer esto, simplemente siga nuestras instrucciones.

Para obtener un protocolo acordado y soluciones asignadas, puede utilizar un muestra. Ejemplo de plantilla de acta de reunión:

1. Detalles organizativos.
2. Lista de participantes.
3. Orden del día.
4. Decisiones tomadas.
5. Tareas.
6. Preguntas para discutir más adelante.
7. Firmas de los participantes.
8. Se redactó el protocolo.

Echemos un vistazo más de cerca reglas de llenado la plantilla especificada.

1. Controlar los horarios de inicio y finalización de la reunión. Las reuniones tienden a perder sus fechas de inicio y finalización. Para combatir este fenómeno, es necesario controlar y registrar claramente el plazo de la reunión.

Además, un paso eficaz sería registrar a aquellos que llegan tarde a la reunión en un hilo separado. Pocas personas querrían ser etiquetadas como indisciplinadas. También puedes mantener estadísticas y establecer una calificación de personas propensas a llegar tarde.

2. Asigne un rol a cada participante de la reunión. Este es un método muy simple y funcional para lograr el éxito. Se ha establecido que los participantes en muchas reuniones no siempre entienden qué y quién debe hacer para aumentar la efectividad de la reunión y lograr resultados.

Es imperativo establecer un papel apropiado para todos.

1. El presidente de la reunión es responsable del cumplimiento de determinadas normas para la preparación y realización del evento. De ello depende la eficacia y la energía de la reunión.
2. El reportero de la reunión es responsable de la preparación y entrega oportuna y de alta calidad de la información necesaria para los participantes de la reunión.
3. Participante de la reunión – asume la función autoestudio y actividad durante el evento.
4. Secretario de la reunión – vela por la redacción del acta.
5. Energy Guardian – es responsable de la energía de la reunión. Puede convocar una pausa en la reunión si su dinamismo ha disminuido, la sala está cargada, etc. Detiene el proceso y realiza un evento energizante.
6. Knowledge Keeper: garantiza que la información se registre para evitar la pérdida de cualquier pensamiento valioso. Por lo general, esta persona le indicará al secretario la importancia de registrar una declaración en particular.
7. Context Keeper: garantiza el cumplimiento de la agenda de la reunión. Si se viola la agenda, la persona especificada hace una señal a todos los participantes.
8. Cronometrador: es responsable de mantener el cronograma de la reunión. Indica la necesidad de tomar una decisión y registrar el resultado dos minutos antes del final de la discusión del tema.

3. Definir objetivos, elaborar una agenda de reuniones. Muchas reuniones se llevan a cabo sin una agenda escrita. Como resultado, la mayoría de los participantes desconocen por completo el propósito de su invitación al evento. Como resultado, al comienzo de la reunión se dedica mucho tiempo a intentar mejorar la eficacia de todos los presentes.

Utilizando el espacio previsto en el acta, indique el orden del día de la reunión. Además, es conveniente, según el principio indicado en el apartado 1, controlar la duración del evento, comparando la cantidad de tiempo planificado y realmente dedicado a cada punto del orden del día. Así, después de algunas semanas de medición persistente, aumentará el número de reuniones completadas según lo previsto.

4. Registre sus decisiones. Los siguientes 3 puntos están estrechamente entrelazados. Esto se aplica al resultado de la reunión. ¿Cuál es el propósito de todas las reuniones? La finalidad de cualquiera de ellos es llegar a un acuerdo sobre actuaciones posteriores. Hay 3 tipos de acuerdos:

• decisiones que afectan a todos;
• tareas asignadas a artistas específicos;
• cuestiones que se plantearon durante la reunión, pero que no condujeron al desarrollo de una resolución específica o una tarea específica. Esto sucede cuando se plantea un tema que no está incluido en la agenda de la reunión, o cuando está mal elaborado, lo que no permite tomar una decisión inequívoca.

Cualquier discusión sobre cambios en las regulaciones, procesos comerciales, recompensas y castigos, información, etc. debe formalizarse en forma de resoluciones que se apliquen a todos los participantes en la reunión. Estos datos deben ir al bloque “Decisiones tomadas”.

5. Fijar tareas. Cabe recordar que para que un encargo pueda llevarse a cabo eficazmente, éste debe estar asignado a un solo responsable.

Para ello, puede utilizar una sección para registrar tareas.

Cualquier encargo debe tener un texto, un plazo y un ejecutor responsable. Al completar los campos especificados, la información es visible en la pantalla y cada participante en la reunión puede familiarizarse con las tareas asignadas y los empleados que las implementan.

6. Registre las preguntas para discutirlas más tarde. Debido a la tendencia de las personas a pensamiento asociativo Durante cualquier reunión siempre surgen problemas que no estaban previstos para su discusión. Si no hay una solución rápida para ellos (por ejemplo, usando la regla de los “tres comentarios”), debe registrar el tema en la sección “Preguntas para discutir más adelante”.

Registrar estos momentos es de gran importancia. Gracias a esto los presentes entenderán que el tema no se perderá y será discutido más adelante. Como resultado, pueden volver tranquilamente a los temas de la agenda. E incluso el ritual de registrar un comentario no planificado permite pasar del tema en cuestión a otro. Si no se hace esto, los pensamientos de los participantes vuelven constantemente al tema no resuelto.

7. Aprobar las decisiones y firmar el protocolo. Distribuir asignaciones en el sistema de control de tareas. Un punto importante es resumir los resultados al final de la reunión después de discutir la agenda, tomar decisiones, asignar tareas y registrar los problemas. Debe reiterarse la resolución redactada y registrada.

Como resultado, el acta de la reunión está lista, disponible para impresión y aprobación por todos los participantes.

Una vez finalizadas las aprobaciones y firmas y los participantes se hayan desplazado a sus lugares, podrás asignar responsabilidades a través del sistema de control de tareas corporativo. Como resultado, al final de la reunión, todos tienen un documento acordado y instrucciones emitidas.

¿Cómo se almacenan las actas de las reuniones?

Según el apartado 1 del art. 89 Ley Federal de 26 de diciembre de 1995 No. 208-FZ “Sobre Sociedades Anónimas”, cada empresa debe organizar el almacenamiento de las actas de las reuniones del consejo de administración (consejo de supervisión) de la empresa y las papeletas de votación. Según el párrafo 2 de este artículo, los documentos enumerados deben almacenarse en la ubicación del órgano ejecutivo. Los plazos y procedimientos de almacenamiento se determinan de conformidad con las disposiciones aprobadas por resolución de la Comisión Federal del Mercado. valores de 16 de julio de 2003 No. 03-33/ps.

Las cláusulas 2.1.12 y 2.1.14 del documento reglamentario especificado obligan a guardar constantemente "... actas de las reuniones del consejo de administración (consejo de supervisión) de la empresa y papeletas de votación".

Además, es importante controlar los documentos originales de la organización. En caso de que se dañen o se pierdan, se debe certificar de cierta manera una copia de los papeles faltantes. En este caso, es necesario redactar el acta correspondiente, que indique los motivos del daño o pérdida. Dicha escritura va acompañada de una copia del documento de la empresa recibido para su custodia y deben conservarse inseparables.

El acto debe ser visado por el jefe de la unidad estructural y aprobado por el único órgano ejecutivo sociedad. En caso de daño o pérdida de documentos relacionados con la contabilidad, el acta también está firmada por el jefe de contabilidad.

Las papeletas están sujetas a procedimientos especiales de almacenamiento. Las papeletas de voto, incluidas las declaradas nulas, deben ser selladas por la comisión de escrutinio y entregadas a los archivos de la sociedad anónima para su posterior almacenamiento. Esto se organiza después de que la comisión de escrutinio haya elaborado un protocolo sobre los resultados de la votación en la junta general.

La parte 1 del artículo 13.25 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia establece la responsabilidad por el incumplimiento por parte de una sociedad anónima de sus obligaciones de almacenar documentos. Se ha determinado el importe de la multa: para los funcionarios, entre 2,5 y 5 mil rublos, para las organizaciones, entre 200 y 300 mil rublos.

Nuevo curso en la “Escuela de Director General”

Extracto del acta de la reunión.

Un extracto del acta de la reunión es una copia íntegra de la parte del contenido de este documento relativa al punto del orden del día.

En el extracto se deben copiar todos los detalles del acta de la reunión, la parte introductoria, el punto del orden del día de interés para el cual se realiza el extracto y el texto que contiene la discusión y resolución del tema especificado. El secretario redacta y certifica el documento. Para ello se ingresa manualmente la palabra “Verdadero” y se indica el cargo de la persona que confirmó la autenticidad del extracto, su apellido, iniciales, fecha y firma.

De alguna manera, un extracto puede sustituir a una decisión (documento administrativo). En esta situación, es una forma de comunicar los acuerdos acordados en la reunión directamente a los intérpretes. Dentro de los 2 días posteriores a la firma del protocolo, el secretario entrega declaraciones avaladas personalmente sobre temas específicos a los directamente responsables de las mismas.

Si estos documentos se envían a una organización de terceros, deben estar certificados con un sello.

El secretario realiza la formación de casos, distribuyendo ejemplares originales de las actas por tipo de actos colegiados. Por ejemplo, “Actas de reuniones de la junta directiva”, “Actas de reuniones de producción” y otros. Los documentos se archivan en el expediente según el número y fecha de las reuniones. Los casos se forman a lo largo del año calendario.

Introducción.

La documentación de las actividades de gestión abarca todos los procesos relacionados con el registro (grabación) en diversos soportes y el procesamiento, de acuerdo con las reglas establecidas, de la información necesaria para la realización de las acciones de gestión. La documentación se realiza en lenguaje natural (documentos manuscritos y mecanografiados, incluidos telegramas, mensajes telefónicos, mensajes automáticos), así como en lenguajes artificiales utilizando nuevos soportes (tarjetas perforadas, cintas perforadas, cintas magnéticas, tarjetas, disquetes, etc. .)"

La composición de los documentos de gestión está determinada por la competencia y funciones de la organización, el procedimiento para resolver problemas, el volumen y la naturaleza de las relaciones con otras organizaciones y se fija en la tabla de documentos. La unidad de reglas para documentar las acciones de gestión en todos los niveles de gestión se garantiza mediante el uso de sistema estatal soporte documental para la gestión (GSDOU) y sistemas unificados de documentación (UDS).

Los sistemas de documentación unificada son un conjunto de documentos interconectados creados de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contienen la información necesaria para la gestión en un determinado campo de actividad. Los DSD están destinados a utilizarse tanto con la ayuda de tecnología informática como con métodos tradicionales de procesamiento de información.

Los documentos de gestión por nombre, forma y composición de detalles deben cumplir con el USD, los requisitos de la institución educativa presupuestaria del estado, los reglamentos (estatutos) de la organización y otros. documentos reglamentarios, que contiene reglas de documentación.

El propósito de este trabajo de prueba es dar el concepto de protocolo, reflejar las reglas para su diseño y también mostrar qué formas de protocolos existen.

1. El concepto de protocolo y su finalidad.

Entre los documentos de gestión, un lugar especial lo ocupan los protocolos. Forman parte de un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa.

Actas: un documento que registra el progreso de la discusión de temas y la toma de decisiones en reuniones, sesiones, sesiones, conferencias.

Hay que tener en cuenta que en las actividades de organizaciones y empresas a menudo se elaboran documentos denominados "Protocolo", pero no entran en la definición anterior. Así, en el ámbito de las relaciones contractuales se elaboran protocolos de intenciones, protocolos de inconformidades, protocolos de aprobaciones; Entre los principales documentos de la junta general de accionistas, la legislación nombra el acta de la comisión de escrutinio, etc. Este tipo de protocolos tienen un propósito similar a los actos: registran y confirman hechos o eventos.

Los protocolos se elaboran en cualquier organización donde existan órganos colegiados, comisiones, etc. temporales o permanentes. La forma de su actividad es la discusión de temas de actualidad en reuniones o reuniones y la toma conjunta de decisiones, a menudo mediante votación.

Con la aparición de las sociedades anónimas en nuestro país, se ha incrementado la atención a este tipo de documentos. Los máximos órganos de dirección de una sociedad anónima son colegiados, y los protocolos que reflejan sus actividades se convierten en uno de los documentos de gestión más importantes. Estamos hablando de actas de juntas generales de accionistas, reuniones del consejo de administración y del consejo de administración. No es casualidad que la Ley Federal "Sobre Sociedades Anónimas" y otros actos jurídicos presten especial atención al contenido de estos documentos.

2. Normas para la elaboración de protocolos.

Acta: un documento que contiene un registro coherente del progreso de la discusión de temas y la toma de decisiones en reuniones, reuniones, conferencias y sesiones de órganos colegiados.

El protocolo refleja las actividades de toma de decisiones conjunta por parte de un órgano colegiado o grupo de trabajadores. De las actas de reuniones elaboradas en las actividades de gestión de las organizaciones, es necesario distinguir las actas de investigaciones, algunos órganos administrativos y órganos de protección del orden público (por ejemplo, el protocolo de un inspector sanitario, el protocolo de un accidente de tráfico, etc. .), así como protocolos de tipo contractual (protocolos de desacuerdos, protocolos de conciliación de desacuerdos, protocolos de acuerdo de precios, etc.).

Las reuniones de órganos colegiados permanentes y temporales (colegios de órganos federales) están sujetas a grabación obligatoria. poder ejecutivo, reuniones de colectivos laborales, juntas de accionistas, reuniones de juntas directivas, etc.). Las actas se redactan a partir del registro del avance de las reuniones, transcripciones, grabaciones sonoras y materiales preparados para la reunión (textos de informes, discursos, certificados, proyectos de decisión, orden del día, listas de invitados, etc.).

Las actas reflejan todas las opiniones sobre los temas bajo consideración y todas las decisiones tomadas. Las actas son levantadas por el secretario u otra persona designada. El presidente y el secretario que dirigen las reuniones son responsables de la exactitud de las anotaciones en el acta. Los detalles requeridos del protocolo son:

· nombre de la organización;

· nombre del tipo de documento;

· fecha y número de registro;

· lugar de compilación o publicación;

· título del texto;

· firmas.

3.Tipos de protocolos

Hay dos tipos de protocolos: completos y breves.

Lleno protocolo Contiene un registro de todos los discursos en las reuniones.

Breve protocolo - sólo los nombres de los ponentes y una breve nota sobre el tema del discurso.

La decisión sobre qué tipo de acta se levantará en una reunión la toma el jefe del órgano colegiado o el jefe de la organización.

El título del protocolo es el nombre del órgano colegiado o reunión (Acta de la reunión comisión de certificación...; acta de la reunión...).

El texto del protocolo completo consta de dos partes: introductoria y principal.

La parte introductoria tiene el mismo formato en las versiones completa y breve del protocolo. Indica los nombres del presidente y el secretario, los nombres o el número total de participantes en la reunión y las personas invitadas (si hay muchos participantes, junto a la indicación de su número se hace una nota - “Se adjunta lista de participantes”) y la agenda.

Los nombres de los presentes se registran en el protocolo, si no son más de 15, en orden alfabético, indicando su lugar de trabajo y cargo; si hay más presentes, se compila una lista separada. Las actas de reuniones y comisiones permanentes no indican las posiciones de los presentes. La lista de los presentes se dibuja en todo el ancho de la línea con un interlineado.

En este caso, las palabras “Presidente”, “Secretario”, “Presente” (sin comillas) están impresas a la izquierda del campo, separadas por dos espacios del título y entre sí.

La parte introductoria finaliza con el orden del día. Los temas del orden del día se ordenan según su grado de complejidad, importancia y tiempo previsto para su discusión. Las preguntas están formuladas en caso nominativo, numeradas con números arábigos y comienzan con las preposiciones “O”, “Ob”. No se recomienda formular una pregunta o grupo de preguntas con la palabra “Varios”. Junto a la pregunta se indica el nombre del orador y su cargo.

Las palabras “Agenda” están centradas dos o tres espacios de la lista de participantes.

La parte principal del texto del protocolo para cada punto del orden del día se estructura según el siguiente esquema: ESCUCHAMOS... HABLAMOS... DECIDÍMOS (DECIDÍMOS)...

En la sección “ESCUCHADO”, los protocolos breves indican el nombre del orador (orador) y el tema de su discurso. La forma completa del protocolo contiene el apellido y las iniciales del relator, el contenido de su informe (mensaje, información, informe). Si el texto del informe es presentado por el orador en forma escrita, se permite, después de indicar el tema del discurso, anotar: “se adjunta el texto del informe”. En la sección “HABLAR”, los protocolos breves indican solo los nombres de las personas que hablaron en la discusión; los protocolos completos también registran sus discursos, incluidas las preguntas al orador. Si es necesario, después del nombre del orador, se indica su cargo. En el apartado “DECIDIDO (DECIDIDO)” se registra la decisión tomada, la cual se formula de manera breve, precisa y lacónica para evitar dobles interpretaciones. Junto a la decisión se indica el número de votos emitidos “a favor”, “en contra”, “abstenciones”, así como una lista de personas que no participaron en la votación. La decisión puede contener uno o varios puntos, están ordenados por orden de importancia, cada uno de ellos está numerado.

Se coloca un número antes de la palabra “ESCUCHADO” de acuerdo con el orden del día. Las palabras “ESCUCHADO”, “HABLADO”, “DECIDIDO (DECIDIDO)” están impresas desde el margen izquierdo en letras mayúsculas y terminan con dos puntos. El texto de las secciones “ESCUCHADO”, “HABLADO”, “DECIDIDO (DECIDIDO)” está impreso con un espacio de 1,5 líneas desde la línea roja. Cada apellido e iniciales de los hablantes se imprimen en una nueva línea en el caso nominativo, la grabación del discurso está separada del apellido por un guión.

Un participante en una reunión o reunión podrá presentar una opinión especial sobre la decisión tomada, la cual se hará constar en hoja aparte y se adjunta al acta. La existencia de un voto particular se deja constancia en el acta siguiente de la toma de la decisión.

El texto del breve protocolo consta también de dos partes. La parte introductoria indica las iniciales y apellidos del presidente (presidente), así como los cargos, iniciales y apellidos de las personas presentes en la reunión.

La palabra “Presente” se imprime comenzando desde el margen izquierdo, subrayada y se colocan dos puntos al final de la palabra. A continuación se detallan los cargos, iniciales y apellidos de los presentes. Los títulos de los puestos podrán indicarse genéricamente. Los títulos de trabajo de varias líneas de los presentes se indican con espacio de 1 línea. La lista está separada de la parte principal del protocolo por una línea continua.

La parte principal del protocolo incluye los temas bajo consideración y las decisiones tomadas al respecto. El nombre de la pregunta está numerado con un número romano y comienza con la preposición “O” (“Acerca de”), impresa en el centro con tamaño de fuente No. 15 y subrayada con una línea debajo de la última línea. Los nombres de los funcionarios que hablaron durante la discusión se indican debajo de la línea. este problema. Los apellidos se imprimen con espacio de 1 línea. Luego se indica la decisión tomada sobre el tema.

El acta de la reunión es un acto informativo y administrativo que registra el proceso de discusión de temas económicos en la empresa. Esta forma de documentación primaria también contiene decisiones tomadas por los participantes de la reunión. Mantener dicha documentación es uno de los componentes necesarios de cualquier reunión en la empresa..

Es este protocolo el responsable de la eficacia de la ejecución de las decisiones sobre cualquier tema.

Código civil Federación Rusa El artículo 181, apartado segundo, analiza detalladamente el procedimiento para la elaboración de este documento. Hay una serie de requisitos específicos que debe cumplir la persona que realiza el registro. A continuación proponemos considerar cómo redactar actas de reuniones y qué información debe incluirse en ellas.

Para resolver problemas de vivienda, el legislador requiere una reunión anual obligatoria

¿Quién es responsable de mantener los registros?

La función del secretario es registrar el desarrollo de la junta general. Encargado esta persona entra y diseño correcto este documento. El secretario de la reunión no solo puede ser una persona que ocupe un puesto similar en el personal de la empresa. Cualquier empleado que tenga la autoridad oficial necesaria puede levantar actas de las reuniones.

En la mayoría de los casos, la responsabilidad de redactar la documentación necesaria recae en funcionarios que tienen conocimientos sobre la solución del problema en cuestión. En el caso de que el secretario no conozca bien el tema en cuestión, entonces a esta persona Se le permite hacer preguntas adicionales.

El acta de la junta general debe cubrir el proceso de discusión con la mayor precisión posible.

Además de tomar notas, el trabajo del secretario es preparar la reunión. Las responsabilidades de esta persona incluyen compilar una lista de participantes, desarrollar un esquema del proceso en sí y trabajar con documentación primaria de reuniones anteriores. Este enfoque nos permite identificar una serie de cuestiones que deberían considerarse en primer lugar.

Estructura del formulario Para registrar las cuestiones discutidas por escrito se utilizan formularios especiales establecidos por la administración de la empresa. El formulario de actas de reuniones de trabajo tiene una determinada estructura y normas para su cumplimentación.

Muy a menudo, estos formularios se utilizan para mantener registros en organismos municipales y estatales. Los empresarios individuales y las organizaciones privadas prefieren plantillas regulares compiladas en una computadora.

• No obstante lo anterior, esta ley deberá tener en su estructura los siguientes campos necesarios:
• detalles de la empresa donde se llevan a cabo las negociaciones;
• Tabla de contenido;
• fecha de realización y número de registro del documento;
• ciudad donde se celebra la reunión;
• enumerar las cuestiones que se están considerando;
• parte clave;

registro de la audiencia, secretario y líder de la reunión.

Un ejemplo de elaboración del documento en cuestión. Este formulario se elabora sobre la base de materiales de video y audio elaborados por el secretario durante la reunión. Elaborar y cumplimentar un protocolo es un proceso largo que puede durar unos cinco días. EN en algunos casos

Actas: un documento que registra el progreso de la discusión de temas y la toma de decisiones en reuniones, sesiones, sesiones, conferencias. Este campo indica el nombre del acto.

. En una situación específica, se escribe la palabra "Protocolo". A continuación, es necesario definir la reunión y el órgano colegiado responsable de celebrarla. En el ejemplo dado, consideraremos las “Actas de la reunión de producción”.

A la hora de elaborar un protocolo, deberá indicar el número de registro de este documento. En la mayoría de las empresas, el número de serie de este formulario es idéntico al número de reunión. La cuenta atrás es desde el inicio del año calendario. En las instituciones educativas, al mantener la numeración de documentos, la cuenta atrás se realiza desde el primer día del inicio del curso académico. En el caso de que en el acta de la junta general se registren las decisiones de una junta temporal, se asignará al acto un número idéntico al período de mandato de la junta.

La columna de fecha indica el día en que se celebró la reunión. Si dicha reunión duró varios días hábiles, se debe indicar la fecha de inicio de las negociaciones y la fecha de finalización de la discusión de los temas. En este punto es necesario girar atención especial, ya que la presencia de campos faltantes puede hacer que el documento pierda su fuerza legal. Un ejemplo de cómo completar el campo de fecha: “13/04/2009 – 15/04/2009” o “11 de noviembre de 2015 – 13 de noviembre de 2015”.

A continuación se muestra una plantilla de actas de reuniones:

JSC "Metalurgia"

Protocolo
reunión de producción

Departamento de Marketing
04.11.2017. ____________№5
Ciudad de Moscú.

Se debe indicar obligatoriamente la columna “Lugar de compilación”. Este campo indica el nombre del punto de la zona donde tuvo lugar la reunión. Está permitido omitir esta columna si el nombre de la empresa incluye el nombre de la ciudad. Como ejemplo, podemos citar nombres como "Ryazan Metallurgist" o "Omsk Woodworking Plant".

El formulario anterior para compilar el índice del formulario es utilizado tanto por empresas privadas como por instituciones municipales.

Parte introductoria

En el primer párrafo de la parte introductoria del documento considerado se indica el apellido e iniciales del presidente de la reunión.

Aquí debe indicar el nombre y cargo del empleado de la empresa cuya autoridad incluye la celebración de reuniones. Sin embargo, en este campo se permite indicar únicamente el apellido del empleado. También hay que decir que el presidente de la junta no siempre es el director de la empresa. A continuación, deberá indicar el nombre del secretario que registra el desarrollo de la reunión. Si la reunión de producción la lleva a cabo el jefe de la empresa, estos datos deben constar en el acta. El campo "Asistentes" se completa enumerando los nombres de todos los participantes de la reunión.

1. En este campo se indican por orden alfabético los apellidos e iniciales de los empleados de la empresa presentes durante la junta general. Es necesario resaltar que en esta columna no se indican los cargos que ocupan.
2. Si en la reunión participaron más de quince personas, se deberá crear una solicitud separada donde constarán sus apellidos e iniciales. Esta aplicación posteriormente adjunto al protocolo.
3. Si hay representantes de otras empresas y personas invitadas de otras empresas a la reunión, debe agregar la columna "Invitados" al formulario preparado. Este campo indica los detalles de las personas invitadas. El principal matiz asociado con el llenado de esta columna es la indicación obligatoria del cargo y nombre de la organización que representa el invitado.
4. Cada participante en la reunión deberá firmar en un apartado especial confirmando su presencia.

Después de esto, conviene hacer una breve digresión y luego introducir la “Agenda”. Esta sección debe indicar los temas que se discutieron durante la reunión. Se utilizan números arábigos para numerar cada elemento de este campo. Está permitido utilizar las preposiciones "acerca de" y "acerca de" al formular una pregunta. Al completar estos ítems, deberá indicar la persona que habló sobre este tema. Un ejemplo es la siguiente formulación:

“Sobre los resultados del trabajo para 2016-2017
Ponente: M.P. Fadeev"

El ejemplo anterior de acta de una asamblea general demuestra claramente la estructura de este documento.

Diferencias entre protocolos múltiples y completos

Hay dos tipos principales de preparación de protocolos: completo y breve. En este sentido, al preparar dicho documento, es muy importante considerar qué formulario se utiliza para registrar la reunión. Llenando forma corta documento (este formulario se utiliza al redactar el acta de una reunión operativa), la parte principal del acto indica la siguiente información:

• el tema bajo consideración;
• apellido e iniciales del hablante;
• decisión aprobada por los participantes de la discusión.

Al redactar un protocolo completo, esta sección indica no sólo la información anterior, sino también los puntos principales que caracterizan más claramente la presentación de los oradores. También se presentan aquí la información y los debates que surgieron durante la reunión. Al completar un protocolo completo, el punto principal debe centrarse en las opiniones expresadas por los miembros de la junta, los comentarios y objeciones existentes.

sección principal

Al considerar la cuestión de cómo redactar las actas de una reunión, muestras y ejemplos, se debe prestar especial atención a la base del acta. En esta sección, debe crear varios campos, cada uno de los cuales considerará soluciones a los temas enumerados en la agenda. Al compilar el formulario completo, se crean tres columnas en cada campo, que muestran el proceso de consideración del tema y varios matices que surgieron durante el proceso de toma de decisiones.

El nombre de cada parte debe indicarse en palabras, con un campo separado asignado para cada columna. En la columna “Escuchar” se indica el nombre del orador que cubre el tema de producción. El apellido deberá indicarse únicamente en el caso nominativo. Después de indicar el nombre, se proporciona un resumen breve (o completo) del informe. En el caso de que sea imposible presentar información, entonces texto completo El informe deberá adjuntarse en documento separado, que actuará como anexo del propio acto. Al mismo tiempo, en la sección "escuchado", es necesario anotar que el texto del discurso se describe en detalle en el apéndice.

Después de esto, debes proceder a completar la columna "Hablado". Este campo indica las declaraciones de otros participantes de la reunión que consideraron el tema en la agenda. Aquí también deberá indicar el apellido e iniciales de cada miembro de la junta que pronunció un discurso. Después de indicar las iniciales, se debe indicar el texto del discurso en sí.

En la columna “Decidido” se deberá registrar la decisión de los miembros de la reunión sobre el tema del orden del día. Según la normativa establecida, en este campo deberá indicar información completa, independientemente de la forma de cumplimentación del protocolo que se utilice. Si el tema se resolvió mediante votación, se debe dar el número total de votos, así como indicar cuál de los participantes de la reunión votó “en contra” o “a favor”.

Llevar actas de las reuniones, describiendo la esencia de las cuestiones planteadas de forma concisa, requiere el enfoque correcto para llenar el formulario. En esta situación, debe proporcionar sólo la parte básica de la información en las columnas "Escuchar" y "Hablar". Una vez firmado el documento por el titular de la reunión y el secretario, este acto entra en vigor.

Todas las decisiones que se tomen sobre las cuestiones planteadas en la reunión deberán ser comunicadas a las personas que fueron designadas albaceas. Para ello, el ejecutivo podrá recibir tanto una copia del propio acta como un extracto firmado por el secretario. En empresas con infraestructura desarrollada

, se emiten documentos administrativos especiales (directivas, resoluciones u órdenes) para organizar el cumplimiento de los requisitos especificados en la decisión.

Método de almacenamiento

Antes de enviarlo al archivo para su almacenamiento, este tipo de documento se clasifica teniendo en cuenta el tipo de colección. Tanto la secretaría como el departamento que se ocupa de la gestión de documentos pueden actuar como archivo. La duración de los períodos de almacenamiento se determina en función de las reglas establecidas en la empresa. El período de almacenamiento estándar de la documentación es de 3 años, transcurrido el cual los documentos pueden destruirse. Las actas de las reuniones son un acto que simplifica la toma de decisiones sobre los temas del orden del día. Con la ayuda de este documento, se crea un marco determinado para la implementación de diversas tareas en actividad económica

cada empresa. En las empresas modernas, se utilizan recursos electrónicos especiales para crear dichos documentos. Este enfoque del trabajo de oficina simplifica enormemente la interacción entre los diferentes departamentos de la empresa.

Por favor responda dos preguntas sobre la preparación del acta de la reunión/reunión:

• Si la agenda incluye un tema informativo, por ejemplo, “Sobre el avance de la construcción...”, entonces:
• ¿Es necesario tomar alguna decisión como: “Tener en cuenta”? ¿O se puede dejar la cuestión sin parte resolutiva?

¿Deberían incluirse estas cuestiones en la agenda?

K.M. Bryzgalova, experta en revistas, responde a la pregunta Respuesta a la primera pregunta. El lector está contenido en la definición misma de protocolo como un tipo de documento: un protocolo es un documento que registra el progreso de la discusión de temas y la toma de decisiones en reuniones, deliberaciones, conferencias y sesiones de órganos colegiados, es decir. proceso de adopción decisiones de gestión

Así, el protocolo contiene un registro del progreso de la discusión de los temas y la adopción de decisiones al respecto. Si se elabora un informe periódico de carácter informativo, que no está sujeto a discusión y no se toman decisiones al respecto, entonces no tiene sentido incluirlo como un punto separado del orden del día. Entonces no será necesario anotar en el protocolo una decisión como “Tomar nota”.

Si la pregunta del lector debe entenderse como una pregunta sobre si, en principio, está permitido escribir la frase "Tome nota" como una decisión tomada, entonces la respuesta será afirmativa. Sí, es aceptable. De hecho, incluso en el formato de muestra de un protocolo breve, que figura en el Apéndice No. 10 de las Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, dicha redacción de la decisión está presente (ver Ejemplo 2).

Pero en la práctica real de la gestión, la “información desnuda” es extremadamente rara. Sí, y el avance de la construcción requiere. monitoreo constante. Como mínimo, basándose en los resultados de dicho informe, se puede tomar la decisión de fijar la próxima fecha para informar sobre el progreso de la construcción, por ejemplo, dentro de un mes en la próxima reunión o en forma de un informe escrito proporcionado. a funcionarios específicos.

Así, la pregunta “Sobre el progreso de la construcción...” no sólo puede ser informativa. Dependiendo del avance de la construcción, los presentes en la reunión/reunión podrán:

• o aprobarlo (si todo va según un plan planificado previamente),
• o decidir sobre la necesidad de medidas de emergencia para rectificar la situación, cambiar los plazos, cambiar el plan de trabajo, etc.,
• y también fijar la fecha y forma del próximo “punto de control”.

Resulta que, sobre la base de los resultados del informe sobre el avance de la construcción, todavía se toma una decisión colegiada. Luego es necesario dejar constancia de su redacción en el protocolo en la parte “RESUELTO (DECIDIDO)”.

Responde la segunda pregunta El lector será ayudado por las reglas para la elaboración de un protocolo, que están contenidas en las Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales (aprobadas por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 8 de noviembre de 2005 No. 536).

El texto del protocolo consta de dos partes:

• introductorio y
• básico.

Muestra de protocolos completos. en el Ejemplo 1.

La parte introductoria indica el presidente, el secretario y los presentes (invitados). La parte introductoria del protocolo termina con la agenda: una lista de temas a considerar, enumerados en orden de importancia, indicando el relator de cada tema de la agenda. Cada pregunta está numerada. número arábigo, y su nombre comienza con la preposición “O” (“Acerca de”), que está impresa desde el borde del margen izquierdo.

La parte principal del acta se divide en secciones según los puntos del orden del día. El texto de cada apartado está estructurado según el esquema: “ESCUCHADO - HABLADO - DECIDIDO (DECIDIDO)”.

En la parte “HABLAR” se indican los nombres e iniciales de todos los que hablaron sobre este tema y resumen sus actuaciones. El contenido del discurso se puede documentar por separado, luego se hace una nota a pie de página en el protocolo "se adjunta el texto del discurso" (consulte la sección 2 del protocolo del Ejemplo 1).

Si no hubo discursos o discusiones, entonces la parte de “HABLAR” simplemente no se incluye; entonces esta sección del protocolo constará de solo dos partes: “ESCUCHADO” y “DECIDIDO (DECIDIDO)” (ver la sección 1 del protocolo del Ejemplo 1).

En la práctica laboral de oficina, también se utiliza un protocolo breve cuando no se requiere un registro detallado del progreso de la discusión de temas. Le dimos su forma en el Ejemplo 2.

Dicho protocolo indica únicamente:

• lista de los presentes,
• cuestiones bajo consideración y
• decisiones tomadas.

Primero, veamos cómo las Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales prescriben la preparación de una versión breve del protocolo. Al mismo tiempo, nos gustaría recordarle que las disposiciones de este documento son vinculantes únicamente para las autoridades ejecutivas federales. Otras organizaciones pueden a voluntad tome prestado los formularios de documentos y tecnologías de trabajo descritos en las Instrucciones estándar.

Fragmento de documento

Tengamos en cuenta que en las anteriores Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales, aprobadas por orden de los Archivos Rusos del 27 de noviembre de 2000 No. 68 y que actualmente ya no están en vigor, no había disposiciones dedicadas a un breve protocolo. Aquellos. Anteriormente, la elaboración de protocolos breves no estaba regulada a nivel federal, por lo que se redactaban de acuerdo con las instrucciones de mantenimiento de registros de una organización en particular. Y las instrucciones para la gestión de oficinas de las organizaciones, a su vez, se compilaron sobre la base de la experiencia práctica que se presenta en cualquier libro de texto sobre gestión de oficinas.

En las Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, actualmente vigentes (aprobadas por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 8 de noviembre de 2005 No. 536), apareció el párrafo 2.7.3.4, dedicado a un breve protocolo. Por lo tanto, las instrucciones de trámite desarrolladas por las autoridades ejecutivas federales deben contener los mismos requisitos para la elaboración de un protocolo breve. Al mismo tiempo, observamos que en los requisitos establecidos en el párrafo 2.7.3.4 de las Instrucciones Modelo, hay "innovaciones en el diseño" que no son típicas de la práctica generalmente aceptada de elaborar protocolos breves. Estos incluyen principalmente:

• exclusión de la parte introductoria del orden del día;
• centrando el nombre de la pregunta y subrayándolo con una línea debajo de la última línea;
• registro de información sobre los presentes;
• reglas para diseñar la parte principal.

Para mayor claridad, mostraremos el Apéndice No. 10 de las Instrucciones estándar actuales para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, que contiene una muestra de un protocolo breve.