วิธีเตรียมจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร ฉันจำเป็นต้องเขียนจดหมายสมัครงานสำหรับเรซูเม่ของฉันหรือไม่? ประเภทของจดหมายปะหน้าสำหรับเรซูเม่

เอกสารจำนวนมากที่ส่งทางไปรษณีย์ประกอบด้วย จดหมายปะหน้า. ในบทความนี้เราจะดูรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ กฎการออกแบบ และตัวอย่าง

จาก ของวัสดุนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารคืออะไร
• วิธีเตรียมจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร
• รายการเอกสารที่แนบมา

จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารคืออะไร

จดหมายปะหน้าเป็นคุณสมบัติบังคับหากจำเป็นต้องส่งแพ็คเกจเอกสาร มีวัตถุประสงค์หลายอย่างพร้อมกัน

การยืนยันความจริงของการส่งจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารได้รับการลงทะเบียนในเอกสารขาออกของบริษัทและมีหมายเลขที่สอดคล้องกัน ดังนั้นข้อเท็จจริงของการส่งเอกสารจึงถูกบันทึกไว้ตามจดหมายฉบับนี้ นอกจากนี้ผู้รับยังบันทึกจดหมายนี้และชุดเอกสารที่แนบมาด้วย

รายการเอกสารที่แนบมาจดหมายปะหน้าแต่ละฉบับเกี่ยวกับการส่งเอกสารจะต้องมีรายการและจำนวนสำเนาทั้งหมด

คำแนะนำในการจัดการเอกสารสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเมื่อส่งเอกสารบางส่วนอาจถูกส่งคืน ในกรณีนี้ จดหมายปะหน้าควรระบุว่าต้องดำเนินการอะไรบ้าง: ตรวจสอบเอกสาร ตกลง กรอก ลงนามและออก หรือส่งกลับ เราขอเตือนคุณว่าคุณสามารถใช้แสตมป์พิเศษเพิ่มเติมเพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ได้

ก่อนอื่นคุณต้องกรอกส่วนที่อยู่ ระบุชื่อ ตำแหน่ง ที่อยู่ของบริษัท นามสกุลและชื่อย่อของพนักงานและตำแหน่งของเขา (หากเอกสารถูกส่งไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่ง) ถัดไปคุณต้องระบุวันที่และหมายเลขของเอกสารขาออก

ส่วนแรกของเนื้อหาของจดหมายควรเป็นข้อความเกี่ยวกับการส่งเอกสาร เริ่มต้นด้วยคำว่า: "เราส่งให้คุณ ... ", "เรานำเสนอให้คุณ ... " ฯลฯ หลังจากนั้นคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ในการส่งเอกสารได้ (เพื่อตรวจทาน ดำเนินการให้เสร็จสิ้น อนุมัติ ฯลฯ) หากมีเอกสารแนบมาหนึ่งฉบับในจดหมายก็สามารถระบุได้ในส่วนนี้ หากมีหลายเอกสาร คุณสามารถใช้แนวคิดของ "แพ็คเกจเอกสาร" ซึ่งจะเปิดเผยองค์ประกอบดังกล่าวด้านล่าง

ส่วนที่สองของเนื้อหาประกอบด้วยงานเฉพาะสำหรับการทำงานกับเอกสาร ตัวอย่างเช่น อาจมีคำแนะนำว่าสำเนาใดที่ต้องส่งคืน ซึ่งต้องมีลายเซ็น เป็นต้น

ดังที่เห็นได้จากตัวอย่าง กำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารสามารถระบุได้ในจดหมายปะหน้า

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการเตรียมจดหมายปะหน้าคือการทำเครื่องหมายว่ามีไฟล์แนบหรือไม่ เครื่องหมายจะวางไว้หลังส่วนท้ายของข้อความในจดหมาย โดยต้องไม่ต่ำกว่า 2–3 บรรทัดในภายหลัง เครื่องหมายจะต้องมีชื่อเอกสาร จำนวนสำเนาที่แนบมา และจำนวนแผ่น

เครื่องหมายการใช้งานต้องมีรายการเอกสารที่แนบมาครบถ้วน จำนวนสำเนา และแผ่นงาน หากเอกสารที่แนบมาเข้าเล่มหรือรวมเข้าไว้ด้วยกัน ไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนแผ่น (ระบุเฉพาะจำนวนสำเนาเท่านั้น)

ควรเข้าใจด้วยว่าเมื่อระบุชื่อของเอกสารที่แนบมาในข้อความของจดหมายปะหน้าไม่จำเป็นต้องระบุอีกครั้งในเอกสารแนบ ในกรณีนี้จะมีการระบุการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ภาคผนวก 1,2 ฯลฯ ) จำนวนแผ่นงานและสำเนา

รายการเอกสารที่แนบมา

มีความเป็นไปได้ที่จำนวนเอกสารที่แนบมากับจดหมายสมัครงานอาจมีมากจนไม่มีหมายเหตุเกี่ยวกับเอกสารแนบในหน้าจดหมาย ในกรณีนี้ เราขอแนะนำให้จัดทำรายการเอกสารที่แนบมาเป็นแผ่นแยกต่างหาก เมื่อรวบรวมสินค้าคงคลังจะมีการระบุองค์ประกอบของแพ็คเกจเอกสารที่แนบมากับจดหมายด้วย หมายเหตุเกี่ยวกับเอกสารแนบในจดหมายปะหน้าระบุรายการเอกสารที่แนบมาและจำนวนแผ่นงาน นี่คือรูปแบบดังต่อไปนี้:

ภาคผนวก: ตามสินค้าคงคลัง 2 แผ่น

หลังจากรายละเอียด "หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของเอกสารแนบ" แล้ว รายละเอียด "ลายเซ็น" ของพนักงานที่รวบรวมจดหมายจะตามมา

เพื่อนรัก! เนื่องจากได้รับคำขอจำนวนมาก บริการจึงระงับการทำงานจนกว่าจะเสร็จสิ้น บางทีในบรรดาผู้ที่ได้รับการร้องขออาจมีตัวอย่างเรซูเม่ที่คุณสนใจ คอยติดตาม.

จดหมายปะหน้า

จดหมายปะหน้าเป็นเอกสารประกอบเรซูเม่ที่ส่งมา

หากคุณกำลังส่งเรซูเม่ของคุณให้กับบริษัท (แบรนด์ต่างประเทศ) ที่มีชื่อเสียงระดับโลก ข้อกำหนดในการเขียนเรซูเม่สนับสนุนนั้นค่อนข้างสูง ต้องวาดเอกสารบนแผ่นงานแยกต่างหาก รายละเอียดทั้งหมดโดยเฉพาะ ได้แก่ ชื่อเรื่อง วันที่รวบรวม ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ ลายเซ็น - ได้แนบไว้ตามกฎการลงทะเบียน จดหมายธุรกิจ. หากข้อมูลถูกส่งทางอีเมล ควรแนบจดหมายปะหน้า เช่น ประวัติย่อ ในรูปแบบ Word

เรซูเม่ที่ส่งทางอีเมลไปยังโครงสร้างที่ไม่โอ้อวดสามารถแนบข้อความที่ถูกต้องในเนื้อหาของจดหมายได้โดยไม่ต้องแยกแผ่นงาน นามสกุล ชื่อย่อ (หรือนามสกุลและชื่อ) และข้อมูลการติดต่อจะต้องมองเห็นได้

จดหมายปะหน้าฉบับย่อมีลักษณะดังนี้ (ตัวอย่างที่ 1-3):

ตัวอย่างที่ 1

ถึงมาเรีย,

เพื่อตอบสนองตำแหน่งงานว่างของคุณ "ผู้จัดการฝ่ายขาย อุปกรณ์ทำความเย็น"ซึ่งตีพิมพ์ในนิตยสาร Work and Salary ฉันกำลังส่งเรซูเม่ของฉัน ฉันจะขอบคุณมากถ้าคุณไม่ละเลยมัน

ด้วยความปรารถนาดี
อิวาโนวา แอนนา โทร. 8-916-111-11-11

ตัวอย่างที่ 2

สวัสดีตอนบ่ายมาเรีย

สิ่งที่แนบมาด้วยคือไฟล์เรซูเม่ ฉันกำลังสมัครตำแหน่งนักวิเคราะห์ทางการเงิน แหล่งที่มาของข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง www.zarplata.ru ฉันพร้อมที่จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับการพิจารณาผู้สมัครของฉัน

ตัวอย่างที่ 3

เรียน ท่านที่เคารพ

โปรดพิจารณาประวัติย่อของฉันสำหรับตำแหน่งที่ว่างของนักบัญชี, รองหัวหน้านักบัญชี
ฉันยินดีที่จะได้รับคำเชิญจากคุณเพื่อเข้ารับการสัมภาษณ์

ขอแสดงความนับถือ Anna Ivanova โทร. 8-916-111-11-11

จดหมายสมัครงานฉบับเต็ม (สำหรับบริษัทที่ปฏิบัติตามการบริหารงานบุคคลแบบตะวันตก) เป็นไปตามรูปแบบที่คล้ายกัน ข้อความในจดหมายปะหน้าจะต้องสะท้อนถึง:

1. ตำแหน่งงาน (อาจเป็นสองตำแหน่งที่เกี่ยวข้องหรือคล้ายกัน) ที่จะส่งเรซูเม่ ขอแนะนำให้ระบุจากแหล่งที่คุณเรียนรู้เกี่ยวกับตำแหน่งที่ว่าง ข้อเสนอผู้สมัครของคุณ

ตัวอย่างที่ 4:
หลังจากตรวจสอบข้อมูลบนเว็บไซต์ของคุณ ฉันได้เรียนรู้ว่าบริษัทของคุณได้เปิดตำแหน่งงานว่างในสาขาการควบคุมสุขอนามัยของเนื้อสัตว์และผลิตภัณฑ์จากนม ในการนี้ ผมขอเสนอชื่อผู้สมัครเพื่อพิจารณาตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานด้านการควบคุมคุณภาพ การควบคุมด้านสุขอนามัยและสัตวแพทย์ด้านวัตถุดิบและ ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป. ฉันเชื่อว่าประสบการณ์การทำงานของฉันเป็นที่ต้องการทั้งในฐานะผู้เชี่ยวชาญในการจัดหาวัตถุดิบจากเนื้อสัตว์และผลิตภัณฑ์จากนม และในฐานะหัวหน้าฝ่ายบริการควบคุมสุขอนามัย

2. สรุปเรซูเม่ที่สั้นมาก แต่ถูกต้องและให้ข้อมูล โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อพิสูจน์ความเหมาะสมของวิชาชีพของคุณและ คุณสมบัติส่วนบุคคลตำแหน่งที่คุณสมัคร

3. ความพร้อมในการทำงาน ความทุ่มเท และการเติบโตทางอาชีพของคุณในพื้นที่ที่ระบุไว้ในตำแหน่งที่ว่าง หรือที่ดีกว่านั้น ภายในกำแพงของบริษัทนี้โดยเฉพาะ

ตัวอย่างที่ 5:
ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ฉันประสบความสำเร็จในการดำเนินงานในพื้นที่ที่ฉันเลือกโดยเป็นส่วนหนึ่งของสัตวแพทย์ของรัฐและหน่วยงานกำกับดูแลด้านศุลกากร ฉันได้สร้างความสัมพันธ์และประสบการณ์ในการร่วมมือกับทั้งองค์กรอุตสาหกรรมอาหารที่ใหญ่ที่สุดของรัสเซียและซัพพลายเออร์ชั้นนำจากต่างประเทศ ประวัติย่อที่แนบมาจะให้แนวคิดเกี่ยวกับประสบการณ์วิชาชีพ คุณสมบัติ และโอกาสที่เป็นไปได้ของฉัน.

ตัวอย่างที่ 6:
ประสบการณ์การทำงาน ความรู้และทักษะทางวิชาชีพทั้งหมดของฉัน ตลอดจนความคาดหวังสำหรับความก้าวหน้าเพิ่มเติมของฉันอยู่ในด้านการขายตรงเชิงรุกและการทำงานร่วมกับลูกค้า (ทั้งในระดับผู้บริหารและผู้บริหาร) ปัจจุบันผมมีประสบการณ์ด้านการขายในตลาด B2B ในด้านการผลิตมามากกว่า 5 ปี ตลอดจนประสบการณ์การบริหารจัดการในทิศทางนี้สำหรับ ปีที่แล้วงาน. ในงานสุดท้ายของฉันในฐานะหัวหน้าแผนกขาย ฉันรับผิดชอบเป็นการส่วนตัวสำหรับกิจกรรมและผลลัพธ์ของการบริการการขายในสาขา B2B (อุปกรณ์ทางการแพทย์และความงาม)

4. ความเต็มใจที่จะสัมภาษณ์ส่วนตัวที่บริษัท ในระหว่างนี้ คุณจะนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเองให้ครบถ้วนมากขึ้น

5. ข้อมูลการติดต่อ

ตัวอย่างที่ 7:
ฉันยินดีที่จะยอมรับข้อเสนอเพื่อพบปะและเล่าให้คุณฟังเพิ่มเติมเล็กน้อยเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานและศักยภาพที่เป็นไปได้ของคุณ สามารถติดต่อได้ทางโทรศัพท์...หรืออีเมล์...
ขอแสดงความนับถือ,…

ตัวอย่างที่ 8:
หากคุณสนใจ เรายินดีที่จะตอบทุกคำถามของคุณในระหว่างการสัมภาษณ์ คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์ ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความสนใจและเวลาที่อุทิศให้กับผู้สมัครของฉัน
ขอแสดงความนับถือ,…

จดหมายสมัครงานไม่สามารถเป็นสากลสำหรับตำแหน่งงานว่างทั้งหมดที่คุณสนใจ เนื่องจากผู้รับจดหมายเป็นบุคคลที่แตกต่างกันและ องค์กรที่แตกต่างกันและข้อความในจดหมายตามตำแหน่งว่างที่ร้องขอแต่ละรายการควรได้รับการแก้ไขเล็กน้อย จดหมายสมัครงานหมายถึงตำแหน่งงานว่างในบริษัทใดบริษัทหนึ่งเสมอ

ผู้สมัครบางคนอาจไม่ทราบว่าจดหมายปะหน้าสำหรับเรซูเม่คืออะไร แต่บางองค์กร (โดยเฉพาะองค์กรที่มีโครงสร้างเป็นแบบตะวันตก) ให้ความสำคัญกับเอกสารนี้เป็นอย่างมาก มีหลายกรณีที่นายจ้างให้ความสำคัญกับผู้สมัครที่ไม่ละเลยจดหมายปะหน้าจากสองเรซูเม่จากผู้สมัครที่เท่ากันโดยประมาณ

ภารกิจหลักของจดหมายปะหน้า– ให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่นายจ้างว่าไม่เหมาะสมด้วยเหตุผลบางประการ รวมถึงคำอธิบายในบางประเด็นที่ไม่ชัดเจน

บางครั้งหัวหน้าขององค์กรเมื่อดูเรซูเม่จำนวนมากก่อนอื่นให้อ่านบันทึกประกอบโดยพิจารณาว่าเป็น "ประกาศ" ในเอกสารหลัก

แม้ว่าข้อมูลทั้งหมดที่นายจ้างต้องการจะมีอยู่ในเอกสารหลักแล้ว แต่จดหมายปะหน้าอาจทำซ้ำข้อมูลดังกล่าวได้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับบุคคลที่จ้างคุณ

ก่อนที่จะเขียนจดหมายปะหน้าสำหรับเรซูเม่ของคุณ ขอแนะนำให้จดจำแง่มุมที่ไม่พึงประสงค์ทั้งหมดที่อาจส่งผลเสียต่อความคิดเห็นของนายจ้างที่มีต่อคุณ

โดยปกติแล้วพวกเขาจะพยายามซ่อน "จุดดำ" ดังกล่าว แต่ในบางกรณีนายจ้างจะยังทราบประเด็นเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น ในจดหมายปะหน้าของคุณ คุณสามารถพูดถึงว่าแม้จะได้รับประกาศนียบัตรเกียรตินิยม แต่คุณไม่ได้ทำงานเฉพาะด้านมาหลายปีแล้ว

จดหมายปะหน้าถูกวาดขึ้นในรูปแบบใดก็ได้ แต่โครงสร้างของมันควรมีลักษณะดังนี้:

• ติดต่อผู้จัดการหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร)
• บทนำ (ชื่อและตำแหน่งที่คุณสมัคร);
• เป้าหมายของการร้องขอ
• ข้อมูลที่มีค่าสำหรับนายจ้างซึ่งจะมีคำอธิบายเหตุผลในการเลือกคุณสำหรับตำแหน่งที่ระบุ
• ความกตัญญู;
• รายละเอียดการติดต่อ.

วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานสำหรับเรซูเม่

ก่อนที่จะพิจารณาตัวอย่างจดหมายปะหน้าที่ง่ายที่สุดจำเป็นต้องตรวจสอบรายละเอียดแต่ละจุดของโครงสร้างให้ละเอียดยิ่งขึ้น ข้อความในจดหมายสมัครงานสามารถส่งถึงพนักงานที่รับผิดชอบของแผนกทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือแม้แต่ผู้จัดการ ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณมี และหากคุณทราบชื่อผู้จัดการก็ควรติดต่อเขาจะดีกว่า

ในทางกลับกันบ่อยมาก บริษัทขนาดใหญ่พร้อมด้วยเจ้าหน้าที่จำนวนหลายพันคน ผู้บริหารสูงสุดเขาไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคนส่วนใหญ่ที่ทำงานในองค์กรและเขาไม่ได้จัดการกับปัญหาการสรรหาพนักงานเลย ในกรณีนี้ ควรเขียนจดหมายถึงผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะดีกว่า

มุมมองไม่จำเป็นต้องแสดงรายการข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในไฟล์ . ไม่จำเป็นต้องอธิบายทุกอย่างโดยละเอียด แต่ประเด็นสำคัญและสำคัญบางประเด็นจากมุมมองของคุณก็คุ้มค่าที่จะชี้แจง ตัวอย่างเช่น - การศึกษาของคุณถ้าเป็นไปได้ - ความสำเร็จหากในอดีตคุณสามารถประสบความสำเร็จได้และ การเติบโตของอาชีพเพื่อตำแหน่งเดียวกับที่คุณต้องการได้รับ

ตัวอย่างเช่น จดหมายสมัครงานสำหรับประวัติย่อของนักบัญชีอาจมีข้อมูลที่คุณทำงานเป็นนักบัญชีอาวุโส และในขณะเดียวกันก็ลาออกเนื่องจาก ที่จะเพื่อค้นหางานที่มีแนวโน้มมากขึ้น (เห็นได้ชัดว่าในจดหมายสมัครงานไม่จำเป็นต้องพูดถึงการเลิกจ้างเนื่องจากความผิดต่าง ๆ หรือการไร้ความสามารถทางวิชาชีพ)

ถัดไป คุณต้องระบุแหล่งที่มาที่คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับข้อเสนอของนายจ้าง กล่าวถึงว่าคุณมีความเชี่ยวชาญในด้านกิจกรรมขององค์กรและทราบข้อกำหนดที่ใช้กับผู้สมัคร ระบุคุณสมบัติอันมีค่าของคุณที่จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กร

ระบุข้อได้เปรียบที่เป็นไปได้ทั้งหมดของคุณเหนือผู้สมัครคนอื่นๆ ในบางกรณี เป็นการเหมาะสมที่จะอธิบายสถานการณ์หรือปัญหาโดยย่อที่ได้รับการแก้ไขต้องขอบคุณคุณ ตามหลักการแล้วหากในช่วงเวลานี้คุณยืม ตำแหน่งผู้นำและปัญหาได้รับการแก้ไขแล้วด้วยความคิดริเริ่มของคุณ

ในตอนท้ายของจดหมายควรเขียนคำขอบคุณที่นายจ้างสละเวลาอ่านจดหมายของคุณ หลังจากขอบคุณเราแล้ว อย่าลืมระบุข้อมูลติดต่อที่เป็นไปได้ทั้งหมดของคุณ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องระบุที่อยู่ทั้งหมดของคุณ อีเมล, หมายเลขโทรศัพท์เพิ่มเติม และโปรแกรมส่งข้อความด่วนต่างๆ หมายเลขโทรศัพท์หลักและที่อยู่อีเมลเดียวก็เพียงพอแล้ว

คุณได้ระบุข้อมูลนี้ในเรซูเม่ของคุณแล้ว แต่ประการแรก นี่เป็นโอกาสเพิ่มเติมที่จะบอกเป็นนัยว่าคุณกำลังรอสายหรือจดหมาย และประการที่สอง ควรเขียนจดหมายสมัครงานที่เขียนอย่างถูกต้องสำหรับการสมัครงานในลักษณะที่ผู้อ่านเริ่มสนใจผู้สมัครของคุณโดยไม่ต้องแม้แต่น้อย การอ่านเรซูเม่นั้นเอง มีโอกาสเล็กน้อยที่ผู้สรรหาจะติดต่อคุณในขั้นตอนนี้

จดหมายสมัครงานตัวอย่างเรซูเม่

ตัวอย่างที่ง่ายที่สุดของจดหมายปะหน้าสำหรับเรซูเม่คือตัวอักษรสั้น ๆ ที่มีข้อมูลที่ไม่จำเป็นในปริมาณขั้นต่ำ:

“ สวัสดีอเล็กซานเดอร์วลาดิมิโรวิช

ตำแหน่งที่ว่างของผู้จัดการซึ่งเผยแพร่ในนามของบริษัทของคุณบนเว็บไซต์โฆษณาทำให้ฉันสนใจ ฉันคิดว่าตัวเองเป็นผู้สมัครที่คู่ควร เนื่องจากในงานสุดท้ายของฉัน ฉันปฏิบัติหน้าที่เดียวกับที่อธิบายไว้ในโฆษณาของคุณ

ฉันคุ้นเคยกับกระบวนการและคุณลักษณะทั้งหมดของงานที่ฉันจะต้องปฏิบัติ และข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะ การศึกษา และ คุณสมบัติทางวิชาชีพที่มีอยู่ในเรซูเม่ซึ่งแนบอยู่ในไฟล์แยกต่างหาก

ฉันหวังว่าจะตัดสินใจของคุณและขอขอบคุณสำหรับการอ่านจดหมายฉบับนี้

ขอแสดงความนับถือ Petrov A.M.

โทรศัพท์

อีเมล".

จดหมายปะหน้านี้เป็นตัวอย่างของการอุทธรณ์ที่กระชับและตรงเป้าหมายต่อผู้จัดการ แต่มากกว่านั้น ตัวอย่างโดยละเอียด– จดหมายสมัครงานประวัติย่อของนักบัญชี:

ถึง ผู้อำนวยการบริษัท Orient LLC

เซเมนอฟ ดี.เอ.

สวัสดีมิทรีอเล็กเซวิช

ฉันส่งเรซูเม่ของฉันไปให้คุณแล้ว ซึ่งแนบมากับจดหมายฉบับนี้

ฉันชื่อ Olga Anatolyevna Sitseva และฉันสนใจตำแหน่งหัวหน้านักบัญชีที่ว่างซึ่งฉันทราบจากหนังสือพิมพ์เมื่อวันที่ 12 ตุลาคม 2558 เมื่อทำความคุ้นเคยกับข้อกำหนดสำหรับผู้สมัครอย่างละเอียดแล้ว ฉันสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่า ฉันสามารถรับมือกับงานที่ได้รับมอบหมายได้โดยไม่ต้องเตรียมตัวล่วงหน้า ฉันจะใช้เวลาไม่เกินหนึ่งสัปดาห์ในการปรับตัวเข้ากับทีมใหม่ รับหน้าที่ดูแลกรณีต่างๆ และศึกษาลักษณะเฉพาะของแผนกบัญชีของคุณ

ที่สถานที่ทำงานเดิมของฉันที่ IP Chekunov ฉันมีตำแหน่งที่คล้ายกัน ฉันตัดสินใจเปลี่ยนงานตามคำขอของตัวเอง เนื่องจากกิจกรรมของบริษัทอยู่ในขอบเขตที่อาชีพของฉันและ การพัฒนาส่วนบุคคลดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้

แม้ว่าเงินเดือนที่ระบุในโฆษณาของคุณจะสูงกว่าสถานที่ทำงานเดิมมาก แต่นี่ไม่ใช่ประเด็นสร้างแรงบันดาลใจหลักสำหรับฉัน หนึ่งในเหตุผลที่ฉันตัดสินใจส่งเรซูเม่ของฉันคือโอกาสในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นที่ Orient LLC เนื่องจากฉันคุ้นเคยกับสาขากิจกรรมของบริษัทของคุณเป็นอย่างดี (เนื่องจากการศึกษาครั้งที่สองของฉัน)

ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวฉันอยู่ในเรซูเม่ของฉัน

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจ หากจำเป็น คุณสามารถติดต่อฉันได้โดยใช้ข้อมูลการติดต่อด้านล่าง

โทรศัพท์

อี-จดหมาย"

จดหมายฉบับนี้เขียนโดยละเอียดมากขึ้น โดยทั่วไปไม่มีข้อมูลที่ไม่จำเป็น แต่ผู้สมัครอาจใช้สำนวนที่สั้นกว่านี้ก็ได้ จดหมายสมัครงานที่ยาวเกินไปจะทำให้นายจ้างที่คิดว่าเป็นเพียงข้อมูลที่ซ้ำกันจากเรซูเม่ของคุณ

นี่คือเพิ่มเติม ตัวอย่างที่ดี:

“ถึงผู้จัดการแผนกทรัพยากรบุคคล Natalya Ivanovna Mironova

สวัสดี

ฉันชื่อเยฟเจนีย์ เซเมโนวิช รอยซ์มาน

จดหมายของฉันมีวัตถุประสงค์เพื่ออธิบายว่าฉันกำลังส่งเรซูเม่สำหรับตำแหน่งหัวหน้าวิศวกรในบริษัทของคุณ

ฉันมีประสบการณ์มากมายในการทำงานในที่เดียว (มากกว่า 20 ปี) ในตำแหน่งวิศวกร (ต่อมา - หัวหน้าวิศวกร) ที่อู่ต่อเรือบอลติก

ฉันมีความกตัญญูและได้รับรางวัลจากรัฐ แต่ฉันถูกบังคับให้ลาออกเนื่องจากเปลี่ยนที่อยู่

หากคุณสนใจผู้สมัครของฉัน - เพิ่มเติม รายละเอียดข้อมูลคุณสามารถดูได้จากเรซูเม่ที่แนบมานี้

ลาก่อน.

รอยซ์มาน อี.เอส.

โทรศัพท์"

แท้จริงแล้วจดหมายสมัครงานดังกล่าวเขียนขึ้นอย่างเชี่ยวชาญ ด้วยปริมาณขั้นต่ำที่ประกอบด้วย จำนวนเงินสูงสุดข้อมูลที่น่าสนใจสำหรับผู้จัดการ เป็นตัวอย่างที่ดีสามารถพิจารณาได้ดังนี้:

"สวัสดีตอนบ่าย. ฉันชื่อ Alexander Valentinovich Pekov และจุดประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือเพื่อดึงความสนใจของคุณไปที่เรซูเม่ที่ฉันส่งให้คุณในวันนี้ ฉันสนใจที่จะทำงานเป็นผู้ดูแลระบบในบริษัทของคุณ ตำแหน่งงานว่างนี้ลงหนังสือพิมพ์เมื่อวันที่ 14 ธันวาคม 2558

ฉันมี อุดมศึกษาในสนามเทคโนโลยีไอที ในช่วงห้าปีที่ผ่านมาเขาทำงานเป็นผู้ดูแลระบบที่บริษัท Alpha

รวมงานของฉันด้วย การเชื่อมต่อและการถอดฮาร์ดแวร์ การติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่ การแก้ไขปัญหา การตรวจสอบ และการป้องกัน เครือข่ายท้องถิ่นบริษัท การเก็บบันทึก และฟังก์ชันเพิ่มเติมอื่นๆ

สาเหตุของการเลิกจ้างคือการปิดบริษัทอัลฟ่า

หากคุณสนใจผู้สมัครของฉัน คุณสามารถติดต่อฉันได้โดยใช้รายละเอียดด้านล่าง หากจำเป็นฉันก็พร้อมมาสัมภาษณ์ได้ตลอดเวลา

ขอแสดงความนับถือ Pekov A.V.

โทรศัพท์

อี-จดหมาย"

ความแตกต่างคุณสมบัติและข้อผิดพลาด

อย่างที่คุณเห็น ตัวอย่างข้างต้นทั้งหมดเป็นการเขียนจดหมายปะหน้า ผู้คนที่หลากหลายวี สไตล์ที่แตกต่าง. และแม้ว่าจะไม่มีรูปแบบจดหมายปะหน้าที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด แต่ก็คุ้มค่าที่จะทำความเข้าใจว่าคนเหล่านี้ทำผิดอะไร นี่คือรายการกฎที่ควรปฏิบัติตามเมื่อจัดทำเอกสารดังกล่าว

• จดหมายสมัครงานไม่ใช่อัตชีวประวัติแต่วิทยานิพนธ์สั้น ๆ ที่ใช้เป็นข้อโต้แย้งเพื่อประโยชน์ของคุณ แต่เนื่องจากบางคนไม่สามารถเขียนสั้น ๆ ได้และตรงประเด็น จุดที่สองจึงตามมา
• โปรดอ่านจดหมายปะหน้าของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน ประโยคที่ยาวสามารถหลีกเลี่ยงได้เสมอ เพียงกำหนดขอบเขตให้กับตัวเองล่วงหน้า เช่น เขียนได้ไม่เกินห้าร้อยคำ สิ่งใดก็ตามที่ไม่สอดคล้องกับกรอบการทำงานนี้ ควรย่อให้สั้นลงหรือเรียบเรียงใหม่
• การพิสูจน์อักษรข้อความนอกจากนี้ยังจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการสะกดผิดซึ่งมักจะโง่และน่ารำคาญมาก น่าแปลกที่ผู้ใหญ่หลายคนยังไม่เชี่ยวชาญกฎเช่นการเขียน "-tsya"-"-tsya" ที่ท้ายคำกริยาและยังทำผิดพลาดอื่น ๆ ที่คล้ายกันอีกด้วย จดหมายปะหน้าคือเอกสาร การอ่านและพบข้อผิดพลาดในย่อหน้าแรก นายจ้างอาจหยุดอ่านที่นั่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากตำแหน่งงานว่างของคุณต้องมีความสามารถในการพูดและภาษารัสเซียที่ดี
• ลักษณะซ้ำซากของตัวเอง- ไม่ต้องการ. นายจ้างสามารถค้นหาว่าคุณ “อดทนต่อความเครียด เข้ากับคนง่าย พร้อมทำงานล่วงเวลา” และอื่นๆ ได้จากเรซูเม่หลักในคอลัมน์ “ ข้อมูลเพิ่มเติม».
• สังเกตว่าคนเหล่านี้เขียนสรรพนาม "คุณ" อย่างไร: สองอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และสองตัวอักษรตัวเล็ก มีความแตกต่างระหว่างตัวเลือกเหล่านี้ “คุณ” มีความเหมาะสมในกรณีนี้ เนื่องจากที่อยู่นั้นจ่าหน้าถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งซึ่งอาวุโสในลำดับชั้น แต่ “คุณ” คือที่อยู่ของผู้อ่านที่เป็นนามธรรมหรือถึงบุคคลสองคนขึ้นไปในเวลาเดียวกัน
• เป็นไปไม่ได้ที่จะบอกว่าจดหมายควรมีขนาดเท่าใด: บางครั้งข้อมูลทั้งหมดในจดหมายก็มีความสำคัญจริงๆ แต่พยายามยึดตามมาตรฐานตะวันตก ซึ่งโดยปกติเอกสารดังกล่าวจะมีขนาดประมาณหนึ่งในสามของแผ่น A4

โปรดจำไว้ว่าจดหมายสมัครงานที่เขียนไว้อย่างดีก็เป็นตัวบ่งชี้เช่นกัน เพราะก่อนอื่นนายจ้างเห็นเอกสารนี้และสามารถสร้างความประทับใจแรกจากเอกสารนี้ได้ จากนั้นจึงเริ่มศึกษาด้วยตนเองเท่านั้น

นิตยสาร“การจัดการสำนักงานและการไหลของเอกสารในองค์กร” กันยายน 2556

จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร

0 ความคิดเห็น

16901 ครั้ง

Kozhanova Evgenia | ผู้เชี่ยวชาญในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและการจัดการบันทึกบุคลากร

นอกเหนือจากการติดต่อทางจดหมายตามปกติแล้ว เรายังส่งเอกสารต่างๆ ให้กับผู้รับเหมาทุกวัน: สัญญา ระเบียบการ ใบแจ้งหนี้ เอกสารการนำเสนอ... กฎของมารยาททางธุรกิจและความระมัดระวังขั้นพื้นฐานในการจัดการเอกสารจำเป็นต้องเขียนจดหมายปะหน้าในกรณีเหล่านี้ สิ่งนี้ให้อะไรและจะสมัครได้อย่างไร? กำหนดเวลาในการดำเนินการคือเมื่อใด จะเก็บไว้ทีหลังได้อย่างไร?

กับจดหมายครอบคลุมคือจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งที่จำเป็นเพื่ออธิบายชุดของเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับหากเอกสารเหล่านี้ไม่มีส่วนที่อยู่

ดังนั้น, จดหมายปะหน้าไม่มีการโหลดข้อมูลใด ๆ แต่ทำหน้าที่สำคัญสามประการ:

ยืนยันความจริงของการส่ง

จัดทำรายการเอกสารที่ส่งและคำแนะนำในการจัดการ

ด้วยข้อมูลการลงทะเบียน ทำให้คุณสามารถกำหนดกำหนดเวลาได้

เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่ จดหมายปะหน้าจะอยู่บนหัวจดหมายและรับหมายเลขอ้างอิงของผู้ส่ง เราได้พูดคุยถึงกฎเกณฑ์ในการเตรียมจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างละเอียดมากกว่าหนึ่งครั้งในนิตยสาร ดังนั้นตอนนี้เราจะเน้นไปที่ลักษณะของจดหมายปะหน้า

การวิเคราะห์รายละเอียดของจดหมายบริการพร้อมตัวอย่างองค์ประกอบมากมายอยู่ในบทความ “เราจัดทำจดหมายบริการ»

รูปแบบคำพูด

พื้นฐานของจดหมายปะหน้าคือรายการเอกสารแนบ ข้อความของเอกสารสั้นและแบ่งออกเป็นสองส่วนตามเงื่อนไข:

ข้อความเกี่ยวกับการส่งเอกสาร

ขอให้ตอบกลับทันเวลา (การอ่าน การอนุมัติ การส่งคืนสำเนาที่ลงนาม ฯลฯ)

ส่วนแรกมักจะเริ่มต้นดังนี้:

“เพื่อให้บรรลุผล... เราขอสั่งสอนท่าน…”,

“เราจะส่งคุณไป...”

“เราขอนำเสนอ...”

จากนั้นคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ในการส่งเอกสารได้: "เพื่อขออนุมัติ", "สำหรับข้อมูล", "เพื่อลงนาม", "สำหรับการกรอก"(หากเรากำลังพูดถึงแบบสำรวจหรือแบบสอบถาม) เราแนะนำให้ใช้ถ้อยคำที่เบื่อหู “เราส่งให้คุณ” หรือ “เราส่งคุณ” เพราะ... คุณสามารถส่งบางสิ่งเพื่อขอข้อมูลเท่านั้น แต่ไม่สามารถส่งเพื่อลงนามหรืออนุมัติได้

ส่วนที่ 2 อาจมีคำต่อไปนี้:

“โปรดลงนาม ประทับตรา และส่งสำเนาหนึ่งชุดไปยังที่อยู่ของเรา...”

“เราขอให้คุณพิจารณาและส่งให้เราภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด…”,

“โปรดส่งสำเนาสำเนาที่ดำเนินการถูกต้องหนึ่งชุด…” มายังที่อยู่ของเรา

ข้อกำหนด “ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน”

ตามที่เราได้พิจารณาแล้วสิ่งสำคัญในจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารคือไฟล์แนบ นั่นเป็นเหตุผล เอาใจใส่เป็นพิเศษเราจะเน้นไปที่ประเด็นของการออกแบบพร็อพนี้โดยเฉพาะ ไม่ว่าแอปพลิเคชันจะมีรูปแบบอย่างไร การดำเนินธุรกิจจำเป็นต้องมีรายการเอกสารที่แนบมากับจดหมายโดยสมบูรณ์ โดยระบุจำนวนสำเนาและจำนวนแผ่นงานในแต่ละเอกสาร หากไม่มีข้อมูลนี้ จดหมายปะหน้าจะสูญเสียความหมายทั้งหมด

ดังนั้น, เมื่อเอกสารที่ส่งได้รายงานไว้ในเนื้อความแล้วไม่มีประโยชน์ที่จะเอ่ยชื่ออีกครั้ง การระบุจำนวนแผ่นงานและสำเนาก็เพียงพอแล้ว ดูตัวอย่างที่ 1

ตัวอย่าง1

ส่วนของข้อความและหมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ชื่อของแอปพลิเคชันระบุไว้ในข้อความของจดหมาย)

หากไม่ได้ระบุใบสมัครไว้ในเนื้อความของจดหมาย นอกเหนือจากข้อมูลเชิงปริมาณแล้ว คุณต้องระบุชื่อด้วย หากแพ็คเกจประกอบด้วยเอกสารหลายชุด เอกสารแนบจะมีหมายเลขกำกับไว้ ดูตัวอย่างที่ 2

ทรุด

ตัวอย่าง2

ส่วนของข้อความและเครื่องหมายบ่งชี้ว่ามีแอปพลิเคชันอยู่ (ชื่อของแอปพลิเคชันระบุไว้ในเครื่องหมายบ่งชี้ว่ามีแอปพลิเคชันอยู่)

ทรุด

แม้ว่า GOST R 6.30-2003 จะระบุไว้ก็ตาม เมื่อแสดงรายการแอปพลิเคชันหลายรายการโดยทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชันเหล่านั้นคำทั่วไปที่อยู่หน้าเครื่องหมายทวิภาคจะอยู่ในรูปเอกพจน์ “Appendix:” ในกรณีเช่นนี้ เรายังคงแนะนำให้เขียนเป็นพหูพจน์ “Appendices:” ดังที่เราแสดงไว้ในตัวอย่างที่ 2

ประการแรกนี่ถูกต้องจากมุมมองของกฎของภาษารัสเซีย และประการที่สองผู้พัฒนา GOST นี้เอง "แก้ไขตัวเอง" ในภายหลังเมื่อพวกเขาเริ่มให้คำอธิบายเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้ในคำแนะนำด้านระเบียบวิธี ดูใบเสนอราคาจากเอกสารทั้งสองด้านล่างนี้ แต่หลายคนยังคงเขียนคำว่า "Application:" ในรูปเอกพจน์ต่อไปอย่างดื้อรั้นแม้ว่าจะตามด้วยรายการเอกสารหลายรายการก็ตาม อย่าทำเช่นนี้ และเราได้อธิบายว่าทำไม

ส่วนเอกสาร

ทรุด

GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร”

3.21. ...หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่น และจำนวนสำเนา หากมีหลายแอปพลิเคชัน จะมีหมายเลขกำกับไว้:

ส่วนเอกสาร

ทรุด

เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร แนวทางการดำเนินการตาม GOST R 6.30-2003

3.16. ...หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความให้ระบุชื่อจำนวนแผ่นและจำนวนสำเนาหากมีสิ่งที่แนบมาหลายรายการจะมีหมายเลขกำกับไว้:

นอกจากนี้ยังมีความคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับวิธีการเขียนคำว่า "ไฟล์แนบ" ในเนื้อหาของจดหมาย:ด้วยตัวพิมพ์เล็กหรือตัวพิมพ์ใหญ่ โดยมีหรือไม่มีเครื่องหมาย “ไม่ใช่” ความจริงก็คือคุณสามารถระบุชื่อของเอกสารที่แนบมาในข้อความของจดหมายสมัครงานได้หลายวิธี เปรียบเทียบตัวคุณเองโดยดูตัวอย่างที่ 3: ในกรณีที่สอง ควรระบุในวงเล็บว่าเอกสารนั้นเป็นแอปพลิเคชัน และในกรณีต่อๆ ไป เราจะแสดงวิธีการดำเนินการดังกล่าวในรูปแบบต่างๆ ตัวเลือกทั้งหมดถูกต้อง การรักษาความสม่ำเสมอในจดหมายเป็นสิ่งสำคัญ และจะดียิ่งขึ้นไปอีกหากเลือกและแก้ไขตัวเลือกเดียวในคำแนะนำการจัดการสำนักงานขององค์กรของคุณ (หรือข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ เกี่ยวกับปัญหาที่คล้ายกัน) เอกสารทั้งหมดจะมีความเหมือนกัน และนักแสดงจะเกิดความสับสนน้อยลง

ตัวอย่าง3

วิธีต่างๆ ในการระบุชื่อใบสมัครในเนื้อหาของจดหมาย

ทรุด

สำหรับการใช้งานแบบเข้าเล่ม ไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนแผ่นงาน (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่าง4

คำอธิบายของแอปพลิเคชันที่ถูกผูกไว้

ทรุด

เมื่อมีเอกสารแนบจำนวนมากจนสะดวกกว่าหากแสดงรายการไว้ในแผ่นงานแยกต่างหาก (เรียกว่า "รายการเอกสารแนบในจดหมายลงวันที่... ไม่...") ก็เพียงพอที่จะอ้างถึงไฟล์แนบดังกล่าว สินค้าคงคลังในจดหมาย (ตัวอย่างที่ 5)

ตัวอย่าง5

หากมีแอปพลิเคชันจำนวนมาก จะสะดวกกว่าหากแสดงรายการไว้ในคลังแยกต่างหาก

ทรุด

หากคุณแนบจดหมายอื่นที่มีไฟล์แนบมากับจดหมายของคุณ คุณจะต้องแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ (ตัวอย่างที่ 6)

ตัวอย่าง6

เอกสารแนบจดหมายก็มีเอกสารแนบของตัวเอง

ทรุด

สุดท้ายนี้ หากจดหมายของคุณส่งถึงหลายองค์กรพร้อมกัน และสิ่งที่แนบมาส่งถึงเพียงองค์กรเดียวเท่านั้น (คนอื่นๆ จะได้รับจดหมายเพื่อการตรวจสอบเท่านั้น) ก็ควรกล่าวถึงเรื่องนี้ด้วย (ตัวอย่างที่ 7)

ตัวอย่าง7

เอกสารแนบจะถูกส่งไปยังผู้รับอีเมลเพียงรายเดียวจากหลายราย

ทรุด

หมายเหตุเกี่ยวกับการแนบไฟล์จะอยู่ด้านล่างข้อความในจดหมายและเหนือลายเซ็น โดยปกติแล้วระยะห่าง (การเยื้อง) เหล่านี้จะเหมือนกันและเท่ากับระยะห่างระหว่างบรรทัดประมาณ 2-3 เส้น (ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนในตัวอย่างการออกแบบตัวอักษรทั้งตัวในตัวอย่างที่ 9)

ตามกฎทั่วไป หากเอกสารมีสิ่งที่แนบมา เครื่องหมายที่ระบุว่ามีอยู่จะถูกวางไว้ใต้ข้อความและเหนือลายเซ็น และในเอกสารที่แนบมา (แต่ละส่วนในส่วนบนขวาของแผ่นงานแรก) จะมีการเขียนว่า เอกสารที่เป็นสิ่งที่แนบมาด้วย (ระบุหมายเลขเอกสารแนบ หากมีหลายรายการ) ดังตัวอย่างที่ 8

ตัวอย่าง8

หมายเลขใบสมัครและข้อมูลเอกสารหลักในใบสมัคร 1 แผ่น

ทรุด

แต่จดหมายปะหน้ามีหน้าที่การบัญชีของเอกสารที่ส่งซึ่งทำหน้าที่เป็นรายการสินค้าคงคลังของสิ่งที่แนบมาในซองจดหมาย ในความเป็นจริงเอกสารที่มีชื่อในจดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปเป็นเอกสารแนบ หากจดหมายมีหน้าที่ที่แตกต่างกัน (เช่นเป็นข้อเสนอยื่นข้อเสนอเพื่อลงนามข้อตกลงและแสดงรายการเงื่อนไขของความร่วมมือที่เสนอ) เอกสาร "สำคัญ" ในความหมายจะเป็นจดหมายและเอกสารที่แนบมาด้วย เอกสารจะช่วยเติมเต็มหน้าที่ของมันเท่านั้น แต่เรากำลังพูดถึงจดหมายปะหน้าและในกรณีนี้คุณไม่ควร "ทำลาย" เอกสารที่ส่งพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับ "รายการเนื้อหาในซองจดหมาย" - เช่น ไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายแบบนั้น!