Etykieta korespondencji biznesowej. Po co stosować jednolite standardy korporacyjne w korespondencji biznesowej? Formatowanie listów biznesowych

Przed napisaniem wiadomości musisz pamiętać o różnicy między etykietą listu biznesowego a listu prywatnego. Najważniejsze jest zachowanie pewnego poziomu pewności podczas przedstawiania wybranego tematu. Adresat jest bardziej skłonny do przesiąknięcia tym czy innym problemem i spróbuje zaangażować się w rozwiązanie postawionych pytań, jeśli poczuje komunikację na żywo w liniach listu. Dlatego ci, którzy wiedzą nowoczesna etykieta w pismach biznesowych nie ma w tekście takich anachronizmów jak „na faktach”, „powinieneś” czy jeszcze bardziej zapomniane „zawiadamiam”.

Charakterystyka

W pismach biznesowych zachowano skupienie i jasne określenie celu, spójność w przedstawianiu faktów, specyfikę propozycji i próśb oraz informatywność komunikatów o działaniach i czynach. Listy biznesowe zaczęto pisać w bardziej zrelaksowany sposób, ale otwarte emocjonalne wypowiedzi, epitety i porównania nie zostały przejęte z cech korespondencji osobistej; nadal panuje tu starożytna etykieta listu biznesowego. I tylko dlatego, że celem takiego przekazu jest, jak poprzednio, przedstawienie propozycji, na którą koniecznie musi nastąpić konkretna odpowiedź, wpływ autora listu biznesowego powinien być bardzo duży, gdyż zachęca adresata do podjęcia działań specyficzny charakter. Co więcej, tekst jest opracowany w taki sposób, że punkt widzenia autora reprezentuje nie jego własne podejście do problemu, ale wzajemnie korzystne interesy w jego rozwiązaniu.

Etykieta listu biznesowego zaleca, aby nie używać zaimka „ja”, jak to jest w zwyczaju w korespondencji osobistej, tutaj należy podkreślić inny zaimek - „ty”. Jeśli wiadomość biznesowa jest napisana bez błędów, starannie wydrukowana, tekst jest umieszczony zgodnie ze wszystkimi zasadami i obowiązującymi wymogami, dzięki czemu czyta się go nie tylko łatwo, ale i przyjemnie, korespondencja z pewnością będzie kontynuowana. Chociaż już dziś bardzo często konieczne jest rozszyfrowanie misternie pokręconych zwrotów, szukanie podmiotu i orzeczenia, aby dotrzeć do sedna zawartego w nich znaczenia. Zasady pisania tekstów biznesowych zmieniają się obecnie bardzo szybko. Jaką dobrą formą było pisanie odręczne. Wtedy będziesz mieć pewność, że wiadomość nie jest kopią. Ile osobowości można było dostrzec w tym przesłaniu, a szacunek zawsze dodawał się do relacji adresata z autorem. Szkoda, że ​​zwyczaj ten całkowicie się zdezaktualizował i niemal wszystkie listy stały się obecnie elektroniczne.

Nowoczesne zasady

List biznesowy, którego próbka zostanie przedstawiona poniżej, reprezentuje korespondencję jako nowoczesny akt cywilizowany. Dziś nie ma mniej różnorodnych zasad, których należy przestrzegać. Chociaż w porównaniu z językiem urzędowym, który istniał w kraju około pięćdziesiąt lat temu, zasady te wydają się raczej niuansami lub specjalnymi subtelnościami. Przede wszystkim, zgodnie z zasadami listu biznesowego, w adresie osobistym do adresata należy zastosować pozdrowienia przed rozpoczęciem tekstu. Chociaż obecnie w korporacjach i wszelkich niezbyt małych organizacjach istnieje komunikacja wewnętrzna w formacie ISQ, gdzie odpowiedź podąża za pytaniem, pytanie podąża za odpowiedzią i w tej szybkiej korespondencji nie jest konieczne każdorazowe zwracanie się po imieniu. Jednakże poprawny projekt List biznesowy wymaga indywidualnego podejścia, dlatego konieczny jest osobisty apel.

Temat pisma we współczesnej korespondencji umieszcza się zwykle w osobnym polu i należy go wypełnić odpowiednio, czyli zgodnie z treścią. Prawidłowe sformułowanie tematu listu to połowa sukcesu, gdyż jest to pierwsza rzecz, którą zobaczy adresat. Precyzyjne sformułowanie pomoże mu odpowiednio się dostroić i szybko i trafnie odczytać otrzymywane informacje. w pełni. I zdecydowanie musisz poinformować adresata, że ​​otrzymałeś jego odpowiedź - to dobra forma, okazanie szacunku kolegom i partnerom, zrobiono to sto dwieście lat temu i nawet wtedy nie spieszyli się z życiem i wiedział dokładnie, jak napisać list biznesowy. Dziś trzeba szybko odpowiedzieć na wiadomość i w tym pomaga e-mail – komunikacja odbywa się bardzo szybko. Jeżeli nie ma możliwości natychmiastowej odpowiedzi, należy mimo to wysłać wiadomość informującą o otrzymaniu odpowiedzi, wskazując godzinę kolejnej sesji komunikacyjnej.

Czas i miejsce

Należy pamiętać, że psychologicznie limit czasu reakcji w jego wartości krytycznej wynosi czterdzieści osiem godzin. Dzieje się tak w przypadku braku funkcji autorespondera. Po upływie dwóch dni adresat jest już pełen pewności, że jego list został zignorowany lub w najlepszym wypadku zaginął. Zasady listu biznesowego również zawierają ten punkt: nigdy nie zwlekaj z odpowiedzią, ponieważ nieuchronnie straci to klienta, a partner zacznie się martwić i myśleć o zerwaniu wszelkiego rodzaju relacji. W każdym razie jest to rażące naruszenie zasad etyki korespondencja biznesowa. Jeśli chcesz wysłać te same informacje, możesz po prostu rozwinąć listę odbiorców. Umieszczenie wszystkich adresów w jednym polu „do” znacznie skraca czas dostawy, a w partnerstwach zachowana jest przejrzystość: każdy, kto otrzyma list, widzi wygenerowaną listę.

Doskonałą wiadomością dotyczącą kontynuacji partnerstwa jest grzeczne wyrażenie „z góry dziękuję”. Jak jest napisany w liście biznesowym i w jakiej części jest umieszczony - każdy decyduje sam. Oczywiście odbiorca powinien to zobaczyć po tym jak informacje zostaną już przyswojone i dana zachęta do działania. Najlepsze miejsce na tę frazę znajduje się na końcu listu, przed blokiem kontaktowym. Przy okazji, co do danych kontaktowych: powinny być w każdym liście, a nie tylko w pierwszym. Nie da się zmusić do szukania numerów telefonów autora, jego stanowiska i wszystkiego innego. Format listu biznesowego nie jest w żaden sposób uzależniony od czasu trwania korespondencji. Zawsze należy przestrzegać zasad. Aby nie zgadnąć, czy adresat otrzymał list, dostępna jest funkcja zapytania. Tylko w tym przypadku możesz mieć pewność, że został on przeczytany. Historia korespondencji musi zostać zapisana, nie można odpowiedzieć nową wiadomością. Przesyłając jednak całą taśmę komunikacyjną w celu rozwiązania konkretnej sprawy, należy pamiętać nie tylko o podporządkowaniu, ale także o poufności. Jeżeli w korespondencji znajdują się dane osobowe, należy je usunąć przed zapoznaniem się z nimi przez osoby trzecie.

Współczesna rzeczywistość biznesowa jest taka, że ​​jedynie 15% średnich i dużych przedsiębiorców pragnących umocnić swoją pozycję na rynku osiąga swój cel. Z tego powodu znaczenie etykieta biznesowa rośnie wykładniczo, ponieważ nieprzestrzeganie jego norm z wielu innych powodów często prowadzi do zerwania przydatnych relacji biznesowych.

Ogólne zasady etyki korespondencji biznesowej

W szerokim rozumieniu etyka jest zespołem postaw ogólny mające na celu regulację stosunków społecznych. Zatem etyka biznesu porusza kwestie związane z przyjętym porządkiem i stylem interakcji w biznesie.

Wyszczególnieniem etycznych aspektów relacji biznesowych jest etykieta biznesowa obejmująca m.in. tryb prowadzenia negocjacji, zasady postępowania korporacyjnego, tradycje i rytuały biznesowe, elementy podporządkowania, sposoby i style komunikowania się i pisania, a także kwestie poprawności. w kontaktach z partnerami i współpracownikami biznesowymi.

Znaczenie etyki i etykiety, jako jej części składowej, polega na tym, że powstałe w wyniku wieloletniej praktyki ramy regulacyjne w znacznym stopniu upraszczają komunikację, tworząc jasny i publicznie dostępny kontekst w sferze biznesowej, pozwalający na prawidłowo osiągać cele i znacząco oszczędzać czas.

Inaczej mówiąc, mówimy o specjalnym algorytmie rozwiązywania problemów biznesowych, który pozwala w sposób racjonalny i bezkonfliktowy wyznaczać i skutecznie realizować założone cele biznesowe. Poziom biegłości w tym algorytmie pozwala na natychmiastowe wyciągnięcie wniosków co do stopnia profesjonalizmu partnera biznesowego lub przeciwnika w sporze biznesowym.

W tym kontekście ważne jest przestrzeganie następujących ogólnych zasad początkowych:

• punktualność wszędzie i we wszystkim;
• przestrzeganie bezpieczeństwa informacji;
• zdrowy altruizm;
• korzystny wizerunek odpowiadający otoczeniu biznesowemu;
• Poprawny język w mowie i piśmie;
• przestrzeganie zasad kultury mowy biznesowej.

Rodzaje korespondencji biznesowej są zróżnicowane i przy pewnej dozie konwencji można je podzielić na dwa główne typy:

• międzystanowy– pomiędzy organizacjami rządowymi, misjami zagranicznymi i urzędnikami (różne notatki, memoranda i inne formularze) – elementy stosunków dyplomatycznych;
• Reklama– pisma o statusie półoficjalnym, stosowane w obszarze relacji biznesowych pomiędzy instytucjami i organizacjami.

Zasady pisania listu

Styl pisania pisma urzędowego, pomimo różnic językowych i pewnych tradycyjnych, ma pewne wspólne podstawy i zespół przepisów wypracowanych przez utrwaloną praktykę. Na przykład cały szereg wymagań protokolarnych, zdeterminowanych pozycją szeregów nadawcy i adresata, opiera się na wyjściowych zasadach wzajemnego szacunku i poprawności. Dlatego niezależnie od rodzaju dokumentu, strukturalnie musi on koniecznie zawierać następujące elementy:

• adres (oficjalny status adresata);
• komplement (grzeczne zakończenie listu);
• podpis;
• data (dzień, miesiąc, rok i miejsce napisania wiadomości);
• adres nadawcy (nazwisko, stanowisko, adres umieszczane są na górze lub na dole pierwszej strony listu).

Ponadto istnieje szereg przepisów bezpośrednio związanych z literami:

• listy biznesowe pisane są na papierze firmowym lub kartkach papieru wyłącznie na przedniej stronie;
• Numeracja stron za pomocą cyfr arabskich;
• wiadomości są wykonywane w formie drukowanego tekstu;
• Zabrania się wymazywania i poprawiania treści dokumentu;
• dokument jest złożony z tekstem w środku;
• Czas oczekiwania na odpowiedź na pismo nie przekracza dziesięciu dni.

Przekaz biznesowy musi mieć jasną orientację docelową i zawierać jedno pytanie, a całe znaczenie tekstu jest całkowicie podporządkowane jego treści, niezależnie od tego, czy będzie to propozycja umowy, prośba handlowa, czy po prostu istotna informacja.

Logika i zwięzłość, brak jakichkolwiek „lirycznych” dygresji to główne cechy efektywności.

Typologia listów biznesowych

Klasyfikacja komunikatów biznesowych jest zróżnicowana i zależy od ich orientacji funkcjonalnej i docelowej. Na przykład litery to:

• powiadamianie;
• pamiętny;
• zaproszenia;
• przeglądy informacji;
• Zamówienia;
• towarzyszący;
• inne rodzaje.

Jako jedna z form komunikacji biznesowej, w ścisłym tego słowa znaczeniu, listy dzielą się na 2 typy - służbowe i prywatno-oficjalne.

Korespondencja biznesowa obejmuje korespondencję podróżującą pomiędzy organizacjami i instytucjami. Prywatne pismo urzędowe to wiadomość wysyłana do instytucji przez osobę prywatną lub odwrotnie, przez instytucję do osoby prywatnej.

Wymagania korespondencyjne

Istnieje szereg zasad prowadzenia korespondencji biznesowej.

• Pismo powinno stymulować powstanie zainteresowania biznesowego wśród adresata, jasno i na podstawie przekonujących danych faktycznych, wskazywać korzyści płynące ze spółki oraz niesłuszność zerwania spółki. Tekst powinien być stymulujący i motywujący do współpracy.
• Okazywanie nadmiernych osobistych emocji w liście biznesowym nie jest Najlepszym sposobem udowodnij, że masz rację i rozwiąż problem.
• Aby uniknąć przeciążania i zatykania tekstu listu, należy unikać wszelkich porównań figuratywnych, metafor, alegorii i hiperboli.
• Aby jasno i zwięźle przedstawić temat, lepiej używać prostych zdań, unikając konkretów i niepotrzebnych szczegółów. Główną ideę przekazu należy poprzeć wyłącznie odpowiednimi argumentami, które zazwyczaj umieszczane są w załącznikach do listu (schematy, wykresy, dane cyfrowe).
• Tekst powinien zawierać akapity, z których każdy, reprezentujący niezależną myśl, zaczyna się od nowego wiersza.

Jeden akapit nie powinien zajmować więcej niż 4 linijki, gdyż przy czytaniu dłuższych akapitów tekst wydaje się zlewać, a główna idea przekazu zostaje utracona. Za normalny uważa się akapit zawierający 2-3 zdania.

• W pisemnej wiadomości biznesowej nie należy używać opisowych przymiotników, zbędnych wyjaśnień i szczegółów. Po zakończeniu pisania wskazane jest sprawdzenie dokumentu i wyeliminowanie zwrotów, które nie niosą ze sobą istotnej treści semantycznej.
• Umiejętność czytania i pisania jest podstawowym elementem tekstu. Obecność w wiadomości błędów ortograficznych i innych jest niedopuszczalna.
• Temat listu jest wymagany. Temat w dokumentach powinien być przedstawiony krótko i zwięźle, oszczędza to czas podczas czytania i pozytywnie charakteryzuje nadawcę. Jeśli list zostanie wysłany przez e-mail i zawiera szczególnie ważna informacja należy opatrzyć go specjalną „flagą” dostępną w serwisie elektronicznym.
• Dobrą czytelność tekstu zapewniają czcionki Arial lub Times New Roman o średniej wielkości. Jeśli jest to szczególnie konieczne, kluczowe idee można wyróżnić kursywą lub pogrubieniem.

• Przydatne jest stosowanie w tekście podtytułów (3-4), które ułatwiają zrozumienie prezentowanego tekstu.
• Lepiej projektować wyliczenia, listy i listy za pomocą specjalnych znaczników.
• Szablon (schemat) korporacyjny jest doskonałym wskaźnikiem efektywności i obiektywizmu w komunikacji biznesowej. Szczególnie sprawdza się w aspekcie korporacyjnym, gdyż pozwala wyróżnić się w korzystnym świetle i zachować wymaganą formalność.

W wiadomości e-mail lepiej zoptymalizować szablon pod kątem różnych rozdzielczości ekranu.

Struktura przekazu biznesowego

Struktura przekazu biznesowego jest typowa. Tradycyjnie zawiera:

• wstęp;
• Głównym elementem;
• wniosek.

We wstępie podsumowano cel listu. W części zasadniczej opisano istotę zagadnienia. Podsumowując, wskazane jest podsumowanie treści części głównej, na przykład w formie wniosków. „Postscripty” i różnego rodzaju przypisy są niepożądane.

Podsumowując, zwroty przypominające manipulację formą, takie jak: „Mam nadzieję na partnerstwo korzystne dla obu stron” i tak dalej, są nieodpowiednie. Lepiej pożegnać się w liście biznesowym prostymi zwrotami - „Z szacunkiem”, „Z Wszystkiego najlepszego" i tak dalej.

Na dole wiadomości wskazane jest: Imię i nazwisko, status zawodowy, nazwa firmy, podpis. Podano także numery kontaktowe.

Tabele i wykresy załączone są w postaci osobnego pliku (pakietu), zaznaczając to na końcu pisma. Jeżeli istnieje grupa załączników, wówczas podawany jest ich spis wraz z nazwami.

Skrótów i skrótów specjalnych możesz używać tylko wtedy, gdy masz pewność, że odbiorca na pewno je zrozumie.

Aby nadać tekstowi większą dyscyplinę logiczną i spójność słownictwa biznesowego, jako łączniki zastosowano następujące wzorce mowy:

• z tego powodu;
• na podstawie powyższego;
• z tego powodu;
• według danych;
• Oparte na tym;
• rozważając;
• i inni.

Przydatne jest zwracanie się do odbiorcy po imieniu w całej wiadomości. Jeśli wiadomość zostanie zaadresowana do nieznajomego, wówczas na początku wskazane jest źródło adresu odbiorcy.

Cechy i niuanse korespondencji biznesowej w formacie elektronicznym

W przestrzeni wirtualnej interakcja biznesowa, reprezentująca komunikację w miniaturze, jest specyficzna i nie mniej wymaga przestrzegania odpowiednich standardów etykiety. Kompetentna praca z pismem, zgodnie z praktyką, polega na przestrzeganiu następujących uwag dotyczących objętości, norm językowych, struktury i formatu.

• Formuła tematu musi bezwzględnie odpowiadać tematyce przedstawionej w tekście. Dzięki temu szybko można wprowadzić czytelnika w odpowiedni biznesowy nastrój.
• Optymalna objętość dokumentu przesyłanego e-mailem mieści się na „jednym ekranie”, przy czym maksymalna ilość tekstu to jedna kartka w formacie A4.
• Optymalny rozmiar załącznika to nie więcej niż 3 MB.
• Zalecane jest „spakowanie” wysyłanych plików do standardowych archiwów zakodowanych w formacie ZIP lub RAR. Inne są często blokowane podczas wysyłki.
• Hiperłącza muszą być standardowe ( koloru niebieskiego, z podkreśleniem poniżej).
• Odpowiedź adresatowi należy umieścić na górze, na początku listu, a nie na dole. Oszczędza to korespondentowi niepotrzebnego i wymuszonego przewijania poprzedniego tekstu.

• Konieczne jest używanie języka pisarskiego możliwie najbardziej zrozumiałego dla partnera. Kwestię celowości stosowania fachowości, wewnętrznego słownictwa korporacyjnego, wyrażeń slangowych i skrótów w przekazie (szczególnie w korespondencji zewnętrznej) rozstrzyga się osobno, w zależności od kontekstu i cech partnerów korespondencji.
• Ważne jest, aby poinformować partnera, że ​​otrzymałeś jego wiadomość – jest to przejaw dobrych manier i część etykiety biznesowej, która świadczy o szacunku do niego.
• Powinieneś odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe. Jeżeli z jakichś powodów nie jest możliwa szybka odpowiedź, należy powiadomić partnera o otrzymaniu jego pisma i wskazać termin udzielenia odpowiedzi. Etyczny i wygodny odstęp czasu przed udzieleniem odpowiedzi wynosi 48 godzin od otrzymania wiadomości. Po tym czasie osoba zwykle zakłada, że ​​wiadomość została utracona lub zignorowana. Nadmierna przerwa w korespondencji często wiąże się z ryzykiem utraty partnera i jest interpretowana w biznesie jako naruszenie standardów etycznych.
• Na końcu wiadomości należy umieścić dane kontaktowe, które podawane są we wszystkich bez wyjątku listach, niezależnie od kolejności wysyłki.
• Podczas spedycji należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie poufności.

(aby pomóc działaczom związkowym)

Każdy człowiek musi umieć poprawnie wyrazić swoje myśli na papierze, szczególnie jeśli dotyczy to dokumentów wysyłanych do innych osób, a tym bardziej od menedżerów.

Pracownicy i działacze związkowi nierzadko muszą pisać różnego rodzaju pisma, apele, oświadczenia itp. Dlatego przywódcy związkowi muszą po prostu znać etykietę listu biznesowego, aby wyglądać przyzwoicie i mieć dobrą reputację.

Specyfika relacji biznesowych

Jeśli chcesz zrozumieć, jak pisać listy do pracy, musisz wiedzieć, czym komunikacja biznesowa różni się od zwykłej komunikacji. Jak każda inna, wiąże się z wymianą informacji, interakcją i wzajemnym postrzeganiem. Ale główna cecha komunikacja biznesowa jest to, że praktycznie nie ma w tym żadnego elementu osobistego. Na przykład w pracy lub w jakiejkolwiek organizacji rządowej praktycznie nie wykazujemy żadnych charakterystycznych dla nas cech charakteru: nie żartujemy, nie krzyczymy, nie tańczymy itp. ...Wręcz przeciwnie, zakładamy maskę spokoju, uprzejmości i biznesmen, którego niczym nie przebijesz.

W komunikacji biznesowej nie ma miejsca na emocje. Żaden z Twoich menedżerów ani współpracowników nie będzie szczęśliwy, jeśli nagle zaczniesz płakać lub skakać z radości. Nie, oczywiście, nie jesteś robotem, ale czymś mu bliskim. Przynajmniej należy unikać silnych i głębokich emocji.

Kolejną cechą komunikacji biznesowej jest to, że nie można jej zatrzymać, kiedy tego chcesz. Oznacza to, że w zwykłym życiu dzieje się tak również, na przykład, gdy rozmawiasz z teściową lub rodzicami. Ale w polu zawodowym Nie można całkowicie odejść, jeśli pracownik organizacji, członek Związku o coś poprosi lub o coś poprosi. A także ignorowanie jego pism, oświadczeń, apeli, wiadomości i telefonów - istnieje ryzyko „utraty” tej osoby jako członka Związku Zawodowego po tym.

Komunikacja biznesowa zawsze ma jakiś cel. Jeśli w kuchni z przyjaciółmi zamierzasz po prostu porozmawiać (chociaż ma to również swoje potrzeby), to w pracy dogadujesz się z niektóre osoby z całkiem jasnym pomysłem. Może to być omówienie problemu, planowanie pracy organizacji lub cokolwiek innego. W związku z tym cecha ta kształtuje charakter komunikacji biznesowej: opanowanej, „suchej”, szybkiej, jasnej i pozbawionej lirycznych dygresji. Przynajmniej tak to wygląda w większości sytuacji.

Ogólna etykieta listów biznesowych

Naturalnie mowa pisana bardzo różni się od mowy ustnej: nie ma w niej możliwości umieszczania akcentów intonacyjnych. A norm etykiety w tym przypadku jest znacznie więcej – przynajmniej tak się wydaje w momencie, gdy decydujesz się na napisanie określonego dokumentu.

Osobno warto wspomnieć o papierze. Jeśli wcześniej, mówiąc o liście, od razu wyobraziłeś sobie śnieżnobiałą kopertę, w którą się włożysz Skrzynka pocztowa, ale teraz sytuacja się zmieniła. Poczta zwykła jest wykorzystywana coraz rzadziej, natomiast coraz większą popularnością cieszy się poczta elektroniczna. Nie wolno nam zapominać, że papier dokumentowy musi być idealnie czysty i niepognieciony – to kwestia reputacji. Wskazane jest, aby Organizacja Związkowa posiadała nagłówki wskazujące wszystkie możliwe kontakty (telefony, faksy, adresy e-mail) dla korespondencji służbowej. Wszystkie strony z wyjątkiem strony tytułowej muszą być ponumerowane.

Jednak poczta zwykła jest coraz częściej wykorzystywana nie do wysyłania listów, ale do przesyłania umów i innych dokumentów biznesowych. Komunikacja pozostawiona jest korespondencji elektronicznej. Nawiasem mówiąc, w przypadkach, gdy trzeba szybko rozwiązać problem i jest to właściwe, adresy i pozdrowienia w każdej powtarzającej się wiadomości można pominąć. Ale pierwszy list, tak czy inaczej, powinien zaczynać się od struktury typu: „Dzień dobry, drogi Iwanie Iwanowiczu…”.

W mowie pisanej (zwłaszcza biznesowej) umiejętność czytania i pisania ma szczególne znaczenie. Kiedy po prostu rozmawiasz z jakąś osobą, musisz po prostu unikać celowych błędów w mowie i nieuprzejmości, kładąc właściwy nacisk. Na piśmie mogą ujawnić się wszystkie Twoje braki w znajomości języka rosyjskiego. Dlatego jeśli nie masz pewności co do własnej umiejętności czytania i pisania, lepiej przed wysłaniem dokładnie sprawdzić list pod kątem błędów gramatycznych. Nie zapomnij o rozpoczęciu zdania z dużej litery i użyj znaków interpunkcyjnych, ponieważ bez tego zrozumienie znaczenia komunikatu może być bardzo trudne. Do struktury tekstu używaj spacji i elips.

Mówiąc o stylu komunikacji, nie zapominajmy, że Twój list powinien być przede wszystkim „czytelny”. Oznacza to, że zaleca się unikanie skomplikowanych wielopoziomowych struktur i niepotrzebnych słów (z wyjątkiem przypadków, gdy jesteś prawnikiem lub jest to konieczne w korespondencji). Język korespondencji biznesowej, w odróżnieniu od języka potocznego, często obfituje w żargon zawodowy i klisze – to norma etykiety.

Niuanse korespondencji biznesowej

O ogólnej etykiecie korespondencji biznesowej pisaliśmy już. Istnieje jednak wiele niuansów, których opis zasługuje nie tylko na osobny artykuł, ale na całą książkę. Specjalnie dla Ciebie wybraliśmy najpopularniejsze i istotne cechy listu biznesowego. Zapraszamy do zapoznania się z nimi.

Struktura listu biznesowego

Jak każdy inny, list biznesowy ma swoją przejrzystą strukturę. Ale jeśli w normalnej sytuacji może się to znacznie różnić w zależności od przypadku i w zależności od twojego pragnienia, to w oficjalnej wiadomości obowiązują dość rygorystyczne zasady pisania. Jednocześnie nie ma jednego standardu, według którego sporządzana jest większość listów - z reguły każda organizacja ma swoje własne standardy. Zwracamy jednak uwagę na najbardziej ogólne podstawy formatowania elektronicznego listu biznesowego, które będą istotne w dziewięćdziesięciu procentach przypadków.

1. Nagłówek listu pasujący do stylu korporacyjnego

Pamiętasz, jak rozmawialiśmy o potrzebie posiadania przez każdą renomowaną organizację własnych papierowych formularzy korporacyjnych? To samo dotyczy e-maili. Jeśli jeszcze go nie masz, spróbuj go rozwinąć, a wtedy Twoje wiadomości będą wyglądać solidniej.

2. Powitanie

W wiadomościach biznesowych samo powitanie (słowa „cześć” i „dzień dobry”) nie jest konieczne – zamiast tego zaleca się natychmiastowe zwrócenie się do odbiorcy po imieniu i nazwisku. Jeśli jednak korespondencja ma charakter interpersonalny, ale ma charakter formalny, wówczas wypadałoby przywitać się z rozmówcą już w pierwszym liście.

3. Główna treść listu

Ta część zawiera największy ładunek informacyjny: w niej ujawniasz cel swojego odwołania. Takich aspektów może być kilka, dlatego prezentację każdego z nich należy rozpocząć od osobnego akapitu. Wybór jest konieczny ze względu na fakt, że dla każdego problemu z reguły jest on akceptowany niezależna decyzja. Przykładami mogą być następujące wyrażenia: „prosimy”, „informujemy”, „oferujemy do rozpatrzenia” itp. ... Pamiętaj, że aspekty również mają swoją własną strukturę. Należy uzasadnić zasadność żądania, ujawnić jego treść, opisać oczekiwany rezultat w przypadku zadowalającej odpowiedzi i sformułować pewne gwarancje dla adresata.

4. Żegnaj

Inaczej niż zwykle mowa potoczna w listach biznesowych nie używa się bezpośrednich formuł mowy. Celem ostatniego wyrażenia jest wyrażenie szacunku i okazanie uprzejmości. Na przykład „z poważaniem”, „z najlepszymi życzeniami”, „z szacunkiem”, „z góry dziękuję za odpowiedź” itp.

5. Podpis osobisty

Musi zawierać Twoje nazwisko, imię i nazwisko, stanowisko (ewentualnie nazwę organizacji, jednostka strukturalna, gdzie pracujesz), a także numery telefonów kontaktowych. Bez tego często bardzo trudno jest utrzymać kontakt z daną osobą. Nawiasem mówiąc, teraz jest taka opcja jak podpis elektroniczny. Jest to specjalny plik z podpisem tekstowym, który jest automatycznie dodawany na końcu każdej litery. Jego stosowanie staje się coraz bardziej powszechne, a posiadanie podpisu elektronicznego jest już uważane za dobrą formę. Jeśli mówimy o rozmiarze, podpis elektroniczny nie powinien mieć więcej niż pięć lub sześć linii i przekraczać siedemdziesiąt znaków.

Są to te same elementy stylu korporacyjnego, co papier firmowy. Dlatego pomyśl o posiadaniu strony internetowej swojej organizacji związkowej lub strony na stronie internetowej swojego przedsiębiorstwa.
Należy pamiętać, że ta dość uniwersalna struktura może się różnić w zależności od rodzaju przekazu. Istnieją certyfikaty wdzięczności, gwarancji i listy motywacyjne, zaproszenia, powiadomienia, oświadczenia, przypomnienia, wiadomości, ostrzeżenia i żądania. Ale ta struktura dotyczy prawie wszystkich z nich.

Rozmiar e-maila jest dość jasno określony przez standardy etykiety: z reguły powinien być o połowę krótszy niż list napisany odręcznie. Jeśli chcesz wysłać dużą ilość informacji, lepiej umieścić krótki tekst towarzyszący w treści samego listu, a resztę sformatować jako osobny załącznik. W przypadkach, gdy jest on duży, przekraczający jeden megabajt, lepiej uprzedzić o tym odbiorcę – nie wszystkie organizacje płacą za nieograniczony dostęp do Internetu.

Odpowiedź na wiadomość

Prawdopodobnie zauważyłeś, że kiedy klikniesz przycisk „Odpowiedz” podczas wysyłania wiadomości, przed tematem wiadomości z odpowiedzią pojawia się cząsteczka „Re…”. Pomoże to odbiorcy zrozumieć, na jaką wiadomość odpowiedziałeś. W oknie, które zostanie otwarte, pojawi się tekst poprzedniej korespondencji. Prać czy trzymać – oto jest pytanie.

Wszystko zależy od tego, jaki poziom formalności ma korespondencja. Mówiąc najprościej, jeśli korespondujesz z przyjacielem lub inną osobą, z którą nie jest konieczny wyjątkowo formalny styl, możesz zatrzeć nadmiar, pozostawiając jedynie linie, które pozwalają zrozumieć, o czym jest rozmowa. Dla wygody możesz także podzielić swój list na te same cudzysłowy i pod każdym z nich umieścić swoją odpowiedź. Jeśli korespondencja musi mieścić się w ramach wszelkich formalności, to zachowaj jej treść w stanie nienaruszonym.

Formuły mowy

Jak już zauważyłeś, listy biznesowe prawie w całości opierają się na wszelkiego rodzaju kliszach lub kliszach mowy - stabilnych wyrażeniach, które pokazują to lub inne zjawisko. Bardzo przydatne jest posiadanie pod ręką „skarbonki” tych samych formuł, które można ze sobą łączyć i pisać długie wiadomości w trybie półautomatycznym. O obowiązkowym powitaniu pisaliśmy wcześniej, przejdźmy więc do myśli mniej powszechnych, ale równie istotnych.

Wyrażenie żalu: „Z przykrością zawiadamiamy…”, „Niestety nie możemy się zgodzić…”, „Niestety mamy do czynienia z…”;

Pochwała: „Dziękuję za…”, „Pozwólcie wyrazić moją wdzięczność za…”, „Biorąc pod uwagę Wasz ogromny wkład w…”, „Dziękuję za…”;

Zaproszenie, w którym podkreślone zostaną pozytywne emocje: „Z radością przyjmiemy od Państwa…”, „Przyjmijcie nasze zaproszenie i mamy nadzieję, że znajdziecie czas…”, „Jesteśmy zaszczyceni mogąc Państwu zaproponować...” , „Mamy przyjemność zaprosić Państwa...”;

Zakończenia: „Mamy nadzieję na dalszą współpracę”, „Z niecierpliwością czekamy na nowe pomysły od Państwa”, „Wyrażamy pewność, że problem zostanie rozwiązany w najbliższej przyszłości”, „Życzymy sukcesów”;

Terminy odpowiadania na e-maile

Wysłałeś wiadomość, ale nadal nie otrzymałeś odpowiedzi. To całkowicie logiczne, że zaczynasz się martwić, czy odbiorca otrzymał Twoją wiadomość. Aby uniknąć tej nieprzyjemnej sytuacji w przyszłości, skorzystaj z funkcji Powiadomienia o odbiorze, która automatycznie wyśle ​​Ci potwierdzenie, że Twój e-mail został wyświetlony. Lub napisz w treści wiadomości wiersz z prośbą o zrobienie tego. Alternatywnym sposobem sprawdzenia jest także telefon do adresata i zapytanie o doręczenie listu.

Ogólnie rzecz biorąc, zgodnie z normami etykiety komunikacji biznesowej, odpowiedź nie powinna być opóźniona o więcej niż dwa dni. Jeśli potrzebujesz dłuższy czas, należy powiadomić o tym swojego partnera do korespondencji. I oczywiście nie zapominaj, że powinieneś odpowiadać na wszystkie listy (z wyjątkiem być może oczywistego spamu) - to gwarancja reputacji Twojej firmy.

Każda norma zakłada pewien rodzaj porozumienia społecznego, które ułatwia interakcję uczestnikom komunikacji. Jednak nieznajomość tych zasad może przysporzyć wielu problemów korespondencyjnym kolegom. Dlatego wydrukuj ten artykuł i powieś go nad monitorem - a już wkrótce wszystkie normy, które wyraziliśmy, automatycznie wejdą do twojej świadomości i przestaną powodować niedogodności.

Korespondencji biznesowej nigdy nie należy lekceważyć. Oprócz rozmowy biznesowej może być dobrą pomocą w Twojej karierze. Lub odwrotnie, zrujnować partnerstwo. Co więcej, od jednego słowa może zależeć powodzenie transakcji lub pozyskanie sojuszników. Wizerunek biznesu opiera się na umiejętności kompetentnego komunikowania się.

Dobry mówca nie musi być dobrym pisarzem. Nawet jeśli biznesmenowi uda się szybko zdobyć zaufanie konkurencji, porozmawiaj z jakimkolwiek partnerem, jeśli jest genialny prowadzi spotkania i rozmowy biznesowe, wówczas pisemne dokumenty mogą wyschnąć i wyblaknąć. Wiele osób po prostu siedzi godzinami na czystej kartce papieru, nie wiedząc, od czego zacząć. Korespondencja biznesowa to zbiór zasad i narzędzi, które musisz znać, aby kompetentnie sporządzać dowolne dokumenty.

Główną cechą mowy pisanej jest użycie i ciągłe powtarzanie jednolitych środków mowy. Znaczki często można spotkać w korespondencji urzędowej. Pozwalają wyrazić myśl dokładniej, wyklucz różne interpretacje tekst, czyniąc go bardziej zwięzłym. Aby napisać dokument lub list, możesz użyć tylko tego zestawu klisz. Standardowe zwroty są używane w piśmie od wielu dziesięcioleci, więc każdy może z łatwością skomponować tekst. Nie będziesz musiał poświęcać dużo czasu na wybór sformułowań, ponieważ wszystkie będą pod ręką. Dokumenty zawierające frazy stemplowe są pisane w ciągu kilku minut i nie wymagają dużego wysiłku.

Korespondencja biznesowa nie akceptuje nadmiernej emocjonalności w prezentacji. Charakteryzuje się neutralną tonacją. Zamiast emocjonalnych środków oceny stosuje się logiczne. W dokumentach nie wolno używać dialektyzmów ani wyrażeń potocznych. Tabu nałożone jest także wykrzykniki lub słowa z przyrostkami subiektywnej oceny (np. zdrobnieniami). Słowa modalne są również niepożądane w mowie formalnej. Pisząc tekst, musisz skupić się na faktach, a nie na elemencie emocjonalnym. Dokument musi kierować się jasną logiką prezentacji.

Dokładność semantyczna nie jest prostą zasadą, jest to ważny warunek, który zapewnia wartość praktyczna dokument. Logika prezentacji pełni także funkcję elementu prawnego. Jeśli wybierzesz słowo, które interpretuje treść na dwa sposoby, znaczenie może się znacznie zmienić. Cały tekst nabierze niepożądanego tonu.

W korespondencji biznesowej ważną rolę odgrywa nie tylko konstrukcja sformułowań, ale także element merytoryczny. Każdy sąd, każda myśl wyrażona w dokumencie musi być poparta odpowiednią liczbą faktów. Same fakty nie powinny być tego samego rodzaju ani nieistotne. Sporządzając dokumenty, należy starannie wybierać informacje, sprawdzać wszystkie dane i zwracać uwagę na ich wiarygodność. Jeśli wszystkie fakty odpowiadają tym parametrom, czytelnik z łatwością zrozumie znaczenie tego, co jest napisane; nie będzie potrzebował dodatkowego wysiłku ani informacji, aby je zrozumieć.

Co więcej, celem większości dokumentów biznesowych jest przekonanie czytelnika do przekazania swojego punktu widzenia. Głównym narzędziem do osiągnięcia tego celu jest kompetentna i przekonująca argumentacja. Sprawdzone dane, wystarczająca liczba faktów i dowodów to główne elementy każdego dokumentu: pisma, notatka Lub Oferta handlowa.

Etykieta mowy w korespondencji biznesowej

Podobnie jak etykieta społeczna, Etykieta komunikacji biznesowej- jest to zbiór zasad zakorzenionych w społeczeństwie. Norma wymaga przestrzegania tych zasad przy sporządzaniu dokumentów i komunikacji pisemnej ze współpracownikami i partnerami.

Przez wiele lat korespondencja służbowa była kojarzona z korespondencją osobistą, dlatego w dokumentach używano czasowników pierwszoosobowych. Wtedy listy zaczęły nabierać charakteru publicznego, a osobiste formy korespondencji przestały odpowiadać temu charakterowi. Dlatego też z biegiem czasu formuły słowne stosowane w korespondencji biznesowej zaczęły ulegać przemianom.

Przedmiotem transformacji były wyrazy werbalnej grzeczności. Zaczęli opuszczać mowę biznesową, ustępując miejsca stabilnym wyrażeniom. Obecnie istnieją specjalne stabilne formularze, które pozwalają wyrazić prośbę lub odmowę, przypomnienie lub powiadomienie. Zaczniemy wyjaśniać Cechy korespondencji biznesowej od użycia zaimków.

Podczas pisania dokumentów nie stosuje się osobistej percepcji, ponieważ przekazywane informacje są standardowe. Zainteresowania wyrażane w korespondencji biznesowej wyrażane są nie przez konkretną osobę, ale przez całą organizację lub przedsiębiorstwo. Wszystkie wnioski i wnioski opisane w dokumentach przedstawiane są w pierwszej osobie mnogi, nie pojedyncze. Oznacza to, że zakłada się zaimek „my”, a nie „ja”. Jednak sam zaimek „my” nie jest zapisany. Społeczny charakter adresu wyraża się poprzez użycie formy czasownika. Końcówka czasownika precyzyjnie określa rodzaj prezentacji w pierwszej osobie liczby mnogiej.

Szczególną uwagę zwraca się na formy zabezpieczeń. Preferowane jest użycie strony biernej. Na przykład zdanie „Nie dopełniłeś swoich obowiązków, wymiana baterii grzewczych nie wyprodukowano” wygląda zbyt surowo, jakby autor obwiniał za to konkretną osobę. Użycie strony biernej – „Nie dopełniono obowiązków wymiany baterii grzewczych” – pozwala już na wskazanie samego faktu niedopełnienia obowiązków, a nie niesie ze sobą oskarżenia. Winowajcy są domniemani, ale nie zidentyfikowani konkretnie.

Przy wyróżnianiu urzędnika, który jest źródłem opisywanych działań, wskazane jest użycie głosu czynnego. Na przykład „służba prawna wyjaśnia…” W tym przypadku lepiej jest zastosować bezpośrednią kolejność słów i wybrać czas teraźniejszy jako formę czasownika.

Użycie strony biernej jest związane z charakterem prezentowanych informacji. Jeśli konieczne jest skupienie się na akcji, a nie na wykonawcy, można zastosować bierne formy głosowe: wysyła się list, odbiera się wniosek itp. Strona bierna jest również odpowiednia w zdaniach, w których dopełnienie jest oczywiste. Przykładowo „terminy wykonania prac zostały już ustalone”.

Ponadto, zasady korespondencji handlowej regulują wybór formy czasownika. Forma niedoskonała służy do skupiania uwagi na niepożądanym działaniu, które stale się powtarza. Na przykład: „Pracownicy stale naruszają zasady bezpieczeństwa”. Idealna forma może podkreślać kompletność działania, np. „Pracownicy rozpoczęli swoje obowiązki”.

Choć dokumenty mają neutralny ton, czasami konieczne jest dodanie dodatkowych akcentów. W tym celu stosuje się słowa i wyrażenia wprowadzające. Często struktury wprowadzające pomagają złagodzić napięcie w tonie opowieści. Przykładowo stwierdzenie „Proszę o przesłanie dokumentów znajdujących się w Państwa biurze” brzmi zbyt kategorycznie. Jeśli zmienisz zdanie, dodasz słowo wprowadzające: „Prosimy o przesłanie dokumentów, które najwyraźniej znajdują się w Twoim biurze”, wtedy ton stanie się neutralny, zniknie kategoryczność i napięcie. Dzięki temu cała propozycja będzie zgodna z normami taktu i grzeczności.

Inny przykład ilustruje nadanie dokumentowi pełnego szacunku tonu. Wyrażenie „Twoja prośba nie może zostać spełniona” znacznie różni się od wyrażenia „Przykro nam, Twoja prośba nie może zostać spełniona”. Druga opcja jest bardziej akceptowalna z punktu widzenia etykiety korespondencji biznesowej. W ten sposób możesz okazać szacunek i uniknąć niepotrzebnej nieuprzejmości.

Ponadto struktury wprowadzające sprawiają, że tekst jest mniej suchy. Zdanie „Proszę o przesłanie w miarę możliwości swojego przedstawiciela w charakterze eksperta w celu określenia jakości naszych produktów” będzie zgodne z zasadami etykiety biznesowej.

Użycie słów i struktur wprowadzających sprawia, że ​​tekst biznesowy jest mniej suchy i kategoryczny. Za ich pomocą można okazać szacunek obdarowanemu, okazać swoją życzliwość i delikatność. Pozwala to zachować zawodową dumę odbiorcy.

W dokumentach i innych tekstach urzędowych używane są najpowszechniejsze formy słowa „szanowany”. Jeśli po adresie postawisz przecinek, zdanie będzie interpretowane jako neutralne, codzienne. Jeśli umieścisz Wykrzyknik, wtedy wskaże wagę dokumentu, jego znaczenie.

Zwracając się do osób wykonujących tę samą profesję, używa się wyrażenia „drogi kolego” (lub „drodzy koledzy”, jeśli mówimy o grupie osób). W piśmie częściej używa się zwrotu „drodzy koledzy”. oficjalne gratulacje ponieważ niesie ze sobą konotację emocjonalną. Adresy neutralne używają po prostu słowa „koledzy”.

Nie wszystkie pisma biznesowe są dokumentami urzędowymi. regulują, że pisząc tekst o charakterze osobistym, lepiej jest zwracać się do osoby po imieniu i nazwisku. Nazwisko doda formalności i sprawi, że adres będzie bardziej grzeczny i formalny.

Aby wyjaśnić relacje między partnerami lub organizacjami, zestawiono teksty składające się z dwóch części. Pierwsza część uzasadnia decyzję, druga stanowi konkluzję tej decyzji. W zależności od charakteru tekstu części te mogą znajdować się w w innej kolejności. Z psychologicznego punktu widzenia lepiej jest przesunąć negatywną decyzję na koniec listu, zaczynając od uzasadnienia. Jeśli decyzja będzie pozytywna, możesz od niej rozpocząć tekst, a następnie napisać uzasadnienie.

Sporządzając dokument z decyzją negatywną, należy zwrócić szczególną uwagę na uzasadnienie. Najbardziej dokładne i szczegółowe uzasadnienie pomoże uczynić dokument bardziej poprawnym i nadać mu pełen szacunku ton. Ostra odmowa może wpłynąć na samoocenę odbiorcy, co często źle wpływa na przyszłe relacje. Jeśli na początku dokumentu umieścisz szczegółowe i szczegółowe uzasadnienie, sama odmowa nie zostanie odebrana ostro negatywnie.

Zasady korespondencji biznesowej nie pozwalają na nadmierną emocjonalność w prezentacji. Dokumenty i pisma powinny zachować neutralność narracyjną. Dzięki temu możesz uczynić je bardziej obiektywnymi. Nie możesz używać niegrzecznych wyrażeń ani okazywać braku szacunku lub taktu wobec odbiorcy. Powinieneś także unikać nadmiernej uprzejmości. Korespondencja biznesowa nie powinna zawierać zwrotów typu „proszę, bądź miły”. Lepiej trzymać się suchej i rygorystycznej prezentacji, niż nadużywać grzecznościowych form.

Neutralność i publiczny charakter wypowiedzi biznesowej nie oznacza, że ​​rozmówcę nie interesuje, kto wysłał mu korespondencję biznesową. reguluje także zasady podpisywania dokumentów. Istnieje oficjalna procedura, której należy przestrzegać. Jeżeli pismo zostało podpisane przez dyrektora spółki, wówczas odpowiedź na nie musi zawierać także podpis dyrektora lub jego zastępcy. Jeśli list podpisze zastępca, wówczas zgodnie z etykietą dyrektor może na nie odpowiedzieć.

Jeden z głównych tematów poruszanych podczas pisania listy biznesowe- to są prośby. Wraz z żądaniem należy podać jego uzasadnienie. Listy z prośbą są pisane według tego samego schematu, co osobiste lub oświadczenie zbiorowe. Istnieje kilka możliwości przedstawienia prośby w piśmie biznesowym:

• używając formy pierwszej osoby liczby pojedynczej (Proszę...);
• używając formy pierwszej osoby liczby mnogiej (Pytamy...);
• używając formy trzeciej osoby liczby pojedynczej (Organizacja prosi...);
• używając formy trzeciej osoby liczby mnogiej (na prośbę Prezesa i Zarządu).

Etykieta korespondencji biznesowej sugeruje, że na listy należy odpowiadać. Charakter odpowiedzi zależy od charakteru pisma z prośbą.

Jeżeli otrzymano wniosek, odpowiedź musi zawierać uzasadnienie i decyzję o uwzględnieniu wniosku. Jeżeli wpłynęło pismo z ofertą, odpowiedź musi zawierać decyzję o przyjęciu oferty. Każdy list z odpowiedzią będzie zawierał link do pisma z prośbą. Przy sporządzaniu dokumentu konieczne jest dokładne i spójne określenie istoty oraz zachowanie tożsamości treści.

Jeśli znajdziesz błąd, zaznacz fragment tekstu i kliknij Ctrl+Enter.

W listach inteligentna osoba odzwierciedla charakter tych, do których są adresowane.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Napisz, jakiego rodzaju listy chciałbyś otrzymywać.

[Starożytny aforyzm]

List to potężny argument w świecie biznesu.

[Bechterewa Wiktoria]

1. Dlaczego w korespondencji biznesowej obowiązują jednolite standardy korporacyjne?

Korespondencja elektroniczna jest obowiązkowym atrybutem komunikacji biznesowej w każdej firmie. Praktycznie nie ma firm, które nie korzystają z poczty elektronicznej. Ale zadaj sobie następujące pytania:

• Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że wysyłając e-mail do kolegi, miałeś wrażenie, że wysyłasz list do czarnej dziury, a on po prostu nie odpowiedział?
• Kiedy pracownicy dzwonią do siebie i proszą się o pilne przeczytanie e-maila, a dzieje się to przez cały dzień
• Kiedy absolutnie nie możesz zrozumieć, czego dokładnie chcą od Ciebie w e-mailu
• Kiedy skomplikowane i trudne kwestie omawiane e-mailem toną w morzu informacji, szczegółów, a problem nigdy nie zostaje rozwiązany

Jeżeli te kwestie są dla Ciebie istotne, to każdego dnia możesz zyskać mnóstwo czasu wdrażając jednolite zasady korespondencji elektronicznej. W tym artykule porozmawiamy o etykiecie korespondencji biznesowej.

2. Siedem głównych zasad etyki korespondencji biznesowej

Warunkowo podzielmy zasady korespondencji biznesowej o zasadach etyki I zasady komunikacji i wymiany informacji.

Zasady komunikacji regulują zasady wymiany informacji w ramach procesów biznesowych i projektów. Poświęcimy im osobny artykuł. Zasady etyki kształtują styl stosunki wewnętrzne pracowników firmy i nieuchronnie wpływają na kształtowanie wizerunku Twojej firmy wśród partnerów. Na przykład niedawno otrzymałem list od jednego z naszych partnerów, który zaczynał się od słów: „Dzień dobry, Bechteriewie”. Czy uważasz, że nasza współpraca układała się pomyślnie?

Aby nie „stracić twarzy” firmy podczas prowadzenia korespondencji biznesowej, należy przestrzegać „złotych zasad” etyki korespondencji biznesowej:

1. List zawsze zaczynamy od apelacji
2. Temat listu musi być
3. Przed wysłaniem należy sprawdzić błędy ortograficzne, interpunkcyjne i językowe.
4. List musi mieć odpowiednią strukturę (BEZ wody!)
5. List musi zawierać prawidłowe sformułowania
6. Jeżeli wysyłamy załączniki w piśmie, to koniecznie napiszmy, że są w nim załączone pliki (pozwoli to uniknąć sytuacji, gdy wysyłamy list, a plik nie jest załączony; odbiorca po zapoznaniu się z listem i nie odnalezieniu załączonego dokumentu , mogę szybko odpowiedzieć i napisać Ci, że w załączeniu brakuje dokumentów, które wskazałeś w piśmie).
7. Nigdy nie usuwamy korespondencji. Jeden z najważniejszych punktów. Historii wiadomości nigdy nie należy usuwać, ponieważ list jest dokumentem. W razie potrzeby zawsze powinieneś mieć możliwość podniesienia historii swojej korespondencji. Na przykład Radislav Gandapas zamieścił w swoim podpisie nawet prośbę o nieusuwanie historii korespondencji.

3. Rodzaje liter

Istnieje wiele różnych klasyfikacji; proponujemy rozróżnić litery według ich struktury konstrukcyjnej:

1. List komunikacyjny (list odmowny, pozew, list uznaniowy, list uzasadniający itp.)
2. List z umową

Komunikacja listowa

Do tego typu pism zaliczamy wszystkie rodzaje pism, którymi pracownik posługuje się w trakcie swojej działalności zawodowej.

Struktura listu

Listu nie należy sformatować jako jednego tekstu. Powinien mieć przejrzystą strukturę i dobrze zaprojektowany, aby odbiorca nie stracił z oczu ważnych informacji. Struktura listu składa się z przejrzystych elementów:

Temat listu

Temat listu powinien zawierać konkretne działanie, jakiego oczekujesz od respondenta: „uzgodnij umowę”, „zaproponuj kwestie do rozważenia”, „prześlij raport” itp.

Jeżeli przesyłasz dokumenty, w tytule listu musisz umieścić jednoznaczne określenie dokumentów zawartych w załączniku do listu.

Dlaczego prawidłowe sformatowanie tematu wiadomości e-mail jest ważne?

W codziennym przepływie informacji na podstawie tematyki pisma bardzo łatwo jest znaleźć odpowiedni list. Ani jedna litera nie zostanie utracona.

Uwaga: jeśli wysyłasz pismo wewnątrz firmy, to temat pisma jest sformatowany według zadanego standardu; jeśli wysyłasz pismo poza firmę, wskazane jest sformatowanie tematu według szablonu: Nazwa firmy: cel listu.

Im bardziej konstruktywna treść listu, tym lepiej! Jedną z kluczowych umiejętności pisania biznesowego, którą powinieneś rozwijać u swoich pracowników, jest umiejętność jasnego i zwięzłego formułowania swoich myśli.

P.S. Jeśli pisząc list wspominamy o fakcie z listu rozmówcy, należy go zacytować, oddzielić kolorem lub czcionką.

Podpis firmowy

Wzór podpisu korporacyjnego musi być taki sam dla wszystkich pracowników firmy.

Podpis powinien zawierać wszystkie kluczowe dane adresata, aby w razie potrzeby odbiorca listu mógł łatwo się z Tobą skontaktować.

Z poważaniem,

Imię i nazwisko, stanowisko.

P.S. Jeśli zależy nam na ciepłej relacji z partnerem/klientem, warto wystawić podpis osobisty. Każdy będzie zadowolony, jeśli otrzyma list z osobistym nastawieniem, nawet w korespondencji formalnej.

Podpis osobisty zawsze odnosi się do treści pisma. Przykład: Miłego dnia/ Dziękuję / Miło było dzisiaj z Państwem porozmawiać / Dziękuję za poświęcenie czasu w tak ważnej sprawie / Witam rodzinę i dzieci itp.

Kopiować

Pola „Do” i „DW” wypełniamy na końcu, aby przypadkowo nie wysłać listu, gdy nie jest on jeszcze gotowy.

Jaka jest różnica pomiędzy polami Do i DW?

W polu „Do” wpisujemy adres osoby, od której mamy wykonać jakąś akcję.

W polu „Kopia” wpisujemy adres osoby, dla której warto zapoznać się z treścią pisma.

P.S. Nasze doświadczenie pokazało, że pole Cc jest bardzo przydatne. Jeśli negocjujemy ze zwykłym pracownikiem, dyskutujemy ważne pytania, ale nie otrzymujemy merytorycznych odpowiedzi i w ustalonym terminie warto załączyć kopię pisma od dyrektora lub menedżera wyższego szczebla, a korespondencja od razu rozpocznie się w konstruktywny sposób.

Niestety w wielu firmach poziom kultury korporacyjnej nie jest na odpowiednim poziomie, w wyniku czego powstają sytuacje, gdy aby pracownik dobrze wykonał swoją pracę, konieczna jest ścisła kontrola ze strony kadry zarządzającej.

W Outlooku dostępna jest także funkcja typu „UDW” – ważne narzędzie, które pozwala poinformować zainteresowane osoby o piśmie, ale jednocześnie nie zmylić odbiorcy, że list nie jest adresowany wyłącznie do niego!

List z umową

Ważny rodzaj pisma, który pozwala podsumować spotkanie, sformułować ustalenia na piśmie, wskazać termin realizacji i doprecyzować: czy obie strony dobrze zrozumiały, co mają zrobić?

Przydatne jest pisanie takich pism po spotkaniach, negocjacjach i konferencjach, aby mieć pisemne porozumienia i wspólną wizję ich realizacji.

Struktura litery:

1. Pozdrowienia, adresy i podziękowania dla uczestników dyskusji.
2. Powtórzenie celu spotkania, na którym zawarto porozumienia.
3. Wykaz wszystkich zagadnień, które były omawiane, w związku z podjętymi w ich sprawie decyzjami i wyznaczeniem osoby odpowiedzialnej za ich wykonanie.
4. Zapisywanie pomysłów, które nie wymagają pilnej realizacji, przeszło do historii.
5. Pytanie do adresatów: Czy wszystko zostało wzięte pod uwagę? Jakieś uwagi lub uzupełnienia?

Na przykład:

Formatowanie listu

Czcionka

Czcionka listu powinna być jednolita; kluczowe punkty i nagłówki można wyróżnić kursywą, ale konieczne jest przestrzeganie jednego stylu projektowania.

P.S. Zawsze należy pamiętać, że słowa pisane wielkimi literami odbierane są jako podnoszące ton. Należy ich unikać.

Ustęp

Wskazane jest sformułowanie każdej indywidualnej myśli w osobnym akapicie, aby ułatwić zrozumienie tekstu.

Wcięcia

Akapity nie powinny się ze sobą łączyć. Aby list był bardziej czytelny, po pozdrowieniu, przed każdym akapitem i przed podpisem należy umieścić wcięcia:

Aby list wyglądał atrakcyjniej wizualnie, lepiej sformatować linki w treści listu jako hiperłącza:

Styl pisania

Zapraszamy na lekcje mistrzowskie prowadzone przez Siergieja Bechterewa.

Wygraj przynajmniej 1 godzinę wolnego czasu dziennie dzięki temu szkoleniu!

Na klasie mistrzowskiej dowiesz się:
✓ Jak zarządzać zadaniami, aby wszystkie zadania zostały wykonane w 100% i na czas
✓ Jak skutecznie przygotowywać i prowadzić spotkania
✓ Jak zorganizować produktywną pracę pracowników w jednym biurze