Struktura wyjaśniająca. Nota wyjaśniająca - próbka. Jesteś wagarowiczem

Konwencjonalnie dokument może mieć charakter wyjaśniający i odciążający w każdym przypadku konkretny przypadek używany jest taki czy inny typ. List wyjaśniający o charakterze odciążającym sporządza się w przypadku, gdy pracownik bezwarunkowo zgadza się z popełnieniem negatywnego działania. Notę wyjaśniającą sporządza się, gdy konieczne jest wyjaśnienie przesłanek popełnionego przestępstwa.

W różnych okolicznościach zaistniałych w miejscu pracy może być wymagana nota wyjaśniająca w celu jej dalszego przedstawienia przełożonemu. Dokument sporządza się na zlecenie tego ostatniego lub z inicjatywy pracownika w celu uzyskania obiektywnej informacji o popełnionym przewinieniu.

Nota wyjaśniająca zawiera wskazanie:

Notę wyjaśniającą sporządza się na papierze adresowanym do osoby składającej wniosek. Ustawodawca nie przewiduje jego obowiązkowej formy, jednak wiele firm opracowało standardowe formularze takiego dokumentu.

Ważny

Pracownik ma prawo odmówić sporządzenia noty wyjaśniającej, przekazując tę ​​odmowę pracodawcy na piśmie, co nie wiąże się dla niego z konsekwencjami prawnymi.

Akt odmowy napisania noty wyjaśniającej

Powinno odzwierciedlać:

• imię i nazwisko (Akt odmowy napisania noty wyjaśniającej);
• informacja o pracowniku („refusenik”) ze wskazaniem jego inicjałów, stanowiska, nazwy przedsiębiorstwa/organizacji;
• informację o osobach (co najmniej 2) obecnych przy sporządzaniu aktu, ze wskazaniem ich imion i nazwisk oraz zajmowanego stanowiska;
• opis sytuacji, która stała się podstawą żądania wyjaśnień od pracownika, który dopuścił się naruszenia, w odniesieniu do artykułów Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
• inne informacje, na przykład gdy pracownik uzasadnia odmowę napisania notatki, wówczas fakt ten wymaga odzwierciedlenia w ustawie;
• data sporządzenia dokumentu;
• podpis osoby, która go sporządziła.

Pracownikowi przysługuje 2 dni (dni robocze) na napisanie noty wyjaśniającej, w przeciwnym razie sporządzony zostanie ww. akt odmowy, na podstawie którego mogą zostać wobec niego zastosowane środki dyscyplinarne.

Jak napisać notę ​​wyjaśniającą

Nie każdy wie, jak napisać notę ​​wyjaśniającą w przypadku naruszeń przepisów pracy, niewykonania zadania, poleceń kierownictwa itp., Chociaż nie ma na to specjalnych standardów.

Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą? Aby to zrobić, należy przestrzegać pewnych zasad, m.in.:

• pisanie dokumentu w pierwszej osobie;
• zgodność styl biznesowy prezentacja;
• zwięzłość, logika, rzetelność, spójność prezentowanych informacji.

Wyjaśnienie poświadcza się własnoręcznym podpisem pracownika, który dopuścił się wykroczenia, ze wskazaniem daty sporządzenia. Na jej podstawie menedżer musi podjąć decyzję, czy je nałożyć, czy odmówić.

Na specjalistycznych stronach internetowych można znaleźć przykład noty wyjaśniającej lub pobrać próbkę, którą można wykorzystać jako wskazówkę przy sporządzaniu dokumentu.

Prawidłowe informacje w nich zawarte często pozwalają uniknąć konsekwencji dyscyplinarnych.

Warto wiedzieć, który z nich, jeśli zdecydujesz się rzucić palenie?

Wyjaśnienie różnych sytuacji

Nota wyjaśniająca spóźnienie do pracy, przykład

Na przykład nota wyjaśniająca spóźnienie do pracy jest sporządzana w następujący sposób:

• W prawym górnym rogu wskazano inicjały urzędnika, na którego adres jest wysyłany.
• Poniżej znajdują się dane pracownika składającego wyjaśnienia (jego imię i nazwisko, stanowisko).
• Imię i nazwisko jest zapisane pośrodku (Nota wyjaśniająca).
• Poniższe kontury niezbędne informacje o sytuacji wymagającej wyjaśnienia, podaje się przyczynę spóźnienia do pracy.
• Na dole dokumentu znajduje się data jego sporządzenia oraz własnoręczny podpis pracownika.

Następnie usprawiedliwienie spóźnienia do pracy przekazywane jest do dalszego rozpatrzenia kierownikowi (innemu upoważnionemu urzędnikowi), który musi narzucić sprawcy swoje postanowienie co do dalszych działań.

Czasami pracownik musi wyjaśnić niewykonanie lub niepełne wykonanie obowiązków przypisanych mu w opisie stanowiska.

Nota wyjaśniająca to dokument, który należy dołączyć do materiałów dotyczących wykroczenia. Czasami wyjaśnienia mogą coś zmienić ważna rola w losie pracownika: może on pozostać w pracy i nie zostać zwolniony za naruszenie dyscypliny, jeśli kompetentnie przedstawi dyrektorowi swój punkt widzenia i uzasadni swoje zachowanie.

W przepisach nie ma wymagań dotyczących obowiązkowego sporządzania notatek, jednak pisemne uzasadnienia są w dalszym ciągu dokumentem, który należy uwzględnić zgodnie z wymogami Kodeksu pracy. Zainteresowany pracownikiem oficer personalny musi umieć kompetentnie sporządzić noty wyjaśniające.

Co to jest nota wyjaśniająca

Kodeks pracy zawiera zasadę: wszystkie materiały dotyczące naruszeń dyscypliny w firmie są rozpatrywane wyłącznie z uwzględnieniem wyjaśnień sprawcy. Oznacza to, że stopień winy pracownika i jego ewentualne ściganie ustala się dopiero po wyjaśnieniu przez sprawcę okoliczności i powodów swojego zachowania.

W drodze zarządzenia dyrektor ma prawo żądać wyjaśnień, a sprawca musi je zgłosić na piśmie, formalizując je zgodnie z przepisami. Od sposobu sporządzenia noty wyjaśniającej i przedstawienia wyjaśnień zależy los sprawcy przestępstwa: dyrektor podejmie decyzję, czy ukarać pracownika, czy okazać mu złagodzenie kary.

W rzeczywistości, nota wyjaśniająca jest dokumentem urzędowym, który zgodnie z normą art. 193 Kodeksu pracy należy dołączyć do polecenia złożenia wyjaśnień. Wyjaśnienia są jak ostatnie słowo oskarżonego. Choć nie rozwiązują problemu, zostaną wzięte pod uwagę, a nawet mogą wpłynąć na proces decyzyjny.

Ważny

Zamów dalej kara dyscyplinarna zostaną uznane za nieważne , jeżeli na dwa dni przed jego publikacją (lub wcześniej) nie zażądano od sprawcy wyjaśnień.

Oficer personalny nie powinien zapominać o konieczności przypominania menadżerowi o prośbie o wyjaśnienia, aby w przypadku ukarania dyscyplinarnego podjęte działania były zgodne z prawem.

Ważny

Sprawca nie ma obowiązku pisać wyjaśnień, ale polecenie złożenia wyjaśnień należy mu doręczyć za podpisem!

Jeżeli sprawca odmówi podpisania zamówienia, w jego obecności sporządza się akt odmowy podpisania. Istnieje inna możliwość: wyślij zamówienie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W takim przypadku urzędnik ds. kadr będzie miał dowód spełnienia wymogów Kodeksu pracy.

Rodzaje not objaśniających

Istnieją dwa rodzaje notatek, który może pełnić funkcję:

• wyjaśnienia zachowań innych osób;
• usprawiedliwienia własnego zachowania.

Pierwszy typ stosuje się, jeżeli do sytuacji awaryjnej lub naruszenia dyscypliny doszło z winy osób z zewnątrz. Notatka taka opisuje okoliczności, które nastąpiły bez udziału adresata.

Dla jasności przykład noty wyjaśniającej od oficera personalnego w załączniku do harmonogramu wakacji:

Drugi rodzaj not wyjaśniających to oświadczenie pracownika o okolicznościach naruszenia dyscypliny lub sytuacji awaryjnej, która nastąpiła z jego winy. Skoro mamy stan prawny, to w każdym przypadku wobec uczestnika sytuacji spornej powinno obowiązywać domniemanie niewinności. Dlatego nie można kategorycznie uznać pracownika za winnego, jeśli nie brał on udziału w analizie sytuacji.

Na przykład, Nie można upominać kogoś za spóźnienie do pracy, chyba że spóźniony zostanie poproszony o wyjaśnienie przyczyny spóźnienia..

Jednocześnie noty wyjaśniające muszą być sporządzone w taki sposób, aby adresat mógł zrozumieć przyczyny naruszenia dyscypliny i samą istotę sytuacji, od której bezpośrednio zależy decyzja: o wykonaniu lub ułaskawieniu.

Różnice między notą wyjaśniającą a notą urzędową, raportem lub notą wyjaśniającą

Wyjaśnienia nie są wyjaśnieniami czy raportem, lecz wyjaśnieniem swojego punktu widzenia, czasami odmiennego od ogólnie przyjętego, rodzajem uzasadnienia. Z kolei memorandum jest zgłoszeniem naruszenia, nota wyjaśniająca jest załącznikiem do dokumentu zawierającym jego rozwinięcie, a notatka- wniosek.

Jak widać, te cztery rodzaje notatek są zupełnie różne, ale mają ten sam cel: przekazanie informacji. Tymczasem forma i wymagania dotyczące projektowania tego typu banknotów są podobne.

Jak napisać notatkę

Jak każdy inny dokument urzędowy, nota wyjaśniająca musi być wyraźnie skonstruowany. Wymagane elementy to:

• kapelusz (ze wskazaniem nazwiska i stanowiska dyrektora oraz sprawcy);
• powołanie się na polecenie lub powiadomienie przełożonego;
• istota problemu;
• wyjaśnienia;
• wniosek o złagodzenie kary lub zwolnienie z kary;
• numer i podpis adresata.

Notatkę możesz napisać na komputerze lub pismem odręcznym. Wrażenia autora nie powinny jednak psuć niedociągnięcia:

• Musisz napisać notatkę na płaskim papierze;
• bez błędów i przekreśleń;
• pełnym szacunku tonem.

Ważny

Specjalista ds. kadr może przygotować formularz notatki i nadać mu odpowiednią strukturę, a w razie potrzeby po prostu wydrukuj i przekaż adresatowi: samodzielnie wprowadzi okoliczności i swoje dane.

Próbka noty wyjaśniającej

Zawiadomienie pracownika o złożenie wyjaśnień

Nie bez powodu w uzasadnieniu powinien znajdować się odnośnik do zamówienia
dyrektorzy. Przecież zgodnie z jedną z instrukcji Kodeksu pracy, zgłaszając naruszenie dyscypliny, sprawca musi otrzymać żądanie złożenia wyjaśnień pod podpisem.

Wymaganie jest zapisane w następujący sposób:

• nazwa firmy jest podana u góry;
• wpisano datę i numer rejestracyjny (zgodny z wpisami w dzienniku rejestracyjnym);
• wpisano imię i nazwisko („Nakaz” lub „Żądanie” złożenia wyjaśnień);
• opisano istotę problemu (kiedy i dlaczego sporządzono akt naruszenia dyscypliny);
• sam wymóg jest wskazany („Rozkazuję: mechanikowi GC Trubin A.D. zapewnić sekretarzowi pisemne wyjaśnienia o naruszeniu w terminie 2 dni od dnia doręczenia żądania”);
• dokument zatwierdza dyrektor;
• Pod tekstem znajduje się podpis sprawcy wskazujący na zapoznanie się z dokumentem (lub link do aktu odmowy podpisania lub do pokwitowania pocztowego potwierdzającego wysłanie listu poleconego do sprawcy).

Z kolei Ogólny algorytm stosowania kary zgodnie z przepisami art. 193 jest następujący::

• sporządzany jest akt naruszenia (mianowicie akt rejestrujący czas naruszenia i jego istotę - zdarzenie i wyliczenie postacie, a nie wymogu składania wyjaśnień);
• wydawane jest zarządzenie zobowiązujące pracownika do wyjaśnienia okoliczności: sprawca musi podpisać się w celu zapoznania się z nim lub otrzymać je pocztą (najlepiej, aby było ono datowane na tę samą datę, co akt naruszenia);
• akt i wyjaśnienia są rozpatrywane przez dyrektora i podejmowana jest decyzja (dyrektor może nałożyć na czyn wizę, np. „naganę”);
• po upływie dwóch dni można wydać nakaz dyscyplinarny lub w ogóle go nie wydać, jeżeli dyrektor uzna za konieczne okazanie złagodzenia kary (należy pamiętać, że od chwili sporządzenia ustawy do dnia upływa nie więcej niż 30 dni) w dniu wydania zamówienia). Do okresu tego nie wlicza się urlopu ani choroby sprawcy).

Wszystkie materiały należy umieścić w odpowiednich folderach nomenklatury. Jeśli jednak dział HR ds różne rodzaje dokumenty przewidują odrębne sprawy, wówczas do oryginału postanowienia dyscyplinarnego należy dołączyć odpisy aktu, postanowienie o złożeniu wyjaśnień oraz notę ​​wyjaśniającą.

Ważny

Jeżeli sprawca nie uznał za konieczne złożenia wyjaśnień w ciągu dwóch dni, należy sporządzić akt stwierdzający, że nakaz został doręczony, lecz nie dostarczono w terminie noty wyjaśniającej.

W przypadku różnych naruszeń ze strony pracownika, zgodnie z art. 139 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, szef ma obowiązek zażądać od niego wyjaśnień. Żądanie wyjaśnień może mieć formę ustną lub pisemną. Żaden przepis prawa nie wskazywałby formy żądania. Pracodawca preferuje złożenie wniosku na piśmie.

Praktyka sądowa pokazuje, że sędzia stanął po stronie pracownika ze względu na to, że pracodawca nie sformalizował wymogu pisemnego uzasadnienia. Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia pisemnego żądania szefa, sporządzany jest protokół w tej sprawie. Ale szef nie ma prawa wskazywać podwładnemu, że jego prośba musi zostać przyjęta. Jest to uważane za nielegalne i wiąże się z naruszeniem praw pracowniczych pracownika.

Termin na napisanie noty wyjaśniającej zgodnie z Kodeksem pracy wynosi 2 dni. Prawo przyznaje pracownikowi ten okres czasu na wyjaśnienie przyczyn, które skłoniły go do takiego działania, naruszając np. dyscyplinę pracy. Prawo nie nakłada na pracownika obowiązku pisania wyjaśnień. Brak tej zasady prawa w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej może wynikać z wymogu rozsądku. Jeśli pracownik ceni swoją pracę, na pewno napisze wyjaśnienie. Ale lepiej jest stworzyć nakaz dostarczenia pracodawcy noty wyjaśniającej w formie dokumentu pisemnego.

Jak poprosić pracownika o wyjaśnienia?

W dokumentach firmy nota wyjaśniająca pełni rolę oficjalnego dokumentu. W dokumencie tym należy sucho i zwięźle wyjaśniać przyczyny naruszenia dyscypliny pracy przez pracownika, z zachowaniem zasad korespondencji służbowej. Pracodawca może żądać od pracownika złożenia wyjaśnień tylko wtedy, gdy zachodzą okoliczności wskazujące na naruszenie przepisów prawa pracy.

Okoliczności te są określone w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej:

• spóźnienie się do pracy;
• niedopełnienie obowiązków pracowniczych przewidzianych funkcjonalnością pracownika;
• nieobecność w pracy przez 4 godziny;
• spowodowanie szkody w mieniu pracodawcy;
• stan odurzenia (alkohol lub narkotyki);
• nieprzestrzeganie zasad ochrony pracy;
• niedostarczenie kierownictwu przedsiębiorstwa wiarygodnych informacji.

Wymóg napisania noty wyjaśniającej stawiany jest przez pracodawcę. Musi to zrobić, ponieważ na podstawie dokumentu pracownik zostaje pociągnięty do odpowiedzialności i ustala się stopień jego winy. Pracodawca ma obowiązek realistycznie ocenić sytuację, która przydarzyła się jego podwładnemu. A zadaniem pracownika jest prawidłowe przedstawienie istoty tego, co się wydarzyło, tak aby pracodawca jasno zrozumiał dalsze działania. Jeżeli podjęta przez pracodawcę decyzja nie satysfakcjonuje pracownika, może on ubiegać się o ochronę praw pracowniczych. Pierwszą linią obrony jest zazwyczaj CLC (komisja ds. sporów pracowniczych). Ale nie zawsze powstają one w przedsiębiorstwie, dlatego najczęściej obywatele zwracają się do sądu i Inspekcji Pracy.

Pracownik, który otrzyma od pracodawcy pisemne żądanie wyjaśnień, ma obowiązek na nie odpowiedzieć. I to niezależnie od tego, na którą z dwóch opcji się zdecydował: napisać notatkę, czy tego nie robić. Jeśli pracownik nie chce pisać wyjaśnień, musi poinformować o tym swojego szefa. Jednak odmowa podwładnego napisania wyjaśnień nie może być przez przełożonego traktowana jako fakt przestępstwa popełnionego z jego winy.

Formularz zgłoszeniowy

Nie ma ujednoliconego formularza wniosku. Dlatego używana jest forma dowolna. Niektóre organizacje wydają specjalne formularze wyjaśniające, które okazjonalnie wręczane są pracownikom. W innych sytuacjach pracownik bierze kartkę formatu A4 i pisze oświadczenie odręcznie lub na komputerze. Na podstawie tekstu pracodawca ocenia legalność działań pracownika. Co należy wskazać w tekście noty wyjaśniającej?

Jeśli mówimy o ideał Pisząc ten dokument przez pracownika, dokument musi zawierać odpowiedzi na następujące pytania:

1. Opis sytuacji, w której znalazł się obywatel.
2. Postawa wobec swoich działań.
3. Przyznanie się lub nie przyznanie się do winy.
4. Opinia pracownika na temat pociągnięcia go do odpowiedzialności.

Pracownik ma obowiązek podpisać i opatrzyć datą notę ​​wyjaśniającą. Wyjaśnia się to prosto: pracodawca musi wiedzieć, od kogo otrzymuje wyjaśnienia. A termin ustala się w celu powiadomienia pracodawcy, że obywatel nie dotrzymał terminu wyznaczonego mu na napisanie wyjaśnień (2 dni). Jeśli notatka zostanie napisana tydzień później, nie będzie to już wiązać się z konsekwencjami prawnymi dla pracownika. W przypadku braku noty wyjaśniającej od pracownika, jego szef sporządza raport. Kara na pracownika w przypadku wykrycia jego winy następuje nie później niż sześć miesięcy po zdarzeniu. Za wyjątkiem spraw związanych z naruszeniami z zakresu finansów, audytów, audytów. Termin wydłuża się w tych przypadkach o kolejne półtora roku.

Nota wyjaśniająca jest dokumentem. Nie ma ruchu poza pracą organizacji i jest dostępny jedynie w obrocie wewnętrznym. Wskazuje, dlaczego sprawca dopuścił się określonego czynu.

Jakie były konsekwencje drugiego zjawisko negatywne. Dokument wyjaśniający może być dokumentem niezależnym lub dodatkiem do dokumentu głównego. W tym drugim przypadku zawiera wyjaśnienia najważniejszej rzeczy.

Drogi Czytelniku! W naszych artykułach omawiamy typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest wyjątkowy.

Jeśli chcesz wiedzieć jak dokładnie rozwiązać Twój problem - skontaktuj się z formularzem konsultanta online po prawej stronie lub zadzwoń telefonicznie.

Cel napisania notatki: wyjaśnienie obecnej sytuacji przez główną osobę. Może być winny lub nie. Jest on sporządzany na potrzeby postępowań wewnętrznych. Zidentyfikuj przyczyny i dojdź do znalezienia sprawcy lub, odwrotnie, do jego uniewinnienia.

Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej dyrektor organizacji musi zwrócić się do oskarżonego o notę ​​wyjaśniającą. Pracownik z kolei może odmówić, wówczas pracodawca ma prawo nałożyć sankcje dyscyplinarne bez procesu.

Należy zaznaczyć, że prawo żądania sporządzenia noty wyjaśniającej ma wyłącznie pracodawca. Jeśli taki apel nastąpi, lepiej go spełnić. Prośby kierownika działu lub przełożonego mogą zostać zignorowane.

Nota wyjaśniająca musi informować pracodawcę o zdarzeniu. Wizja sytuacji musi być przedstawiona z perspektywy komponentu. Czasami jest napisany w celu wyjaśnienia projektu lub raportu. W takim przypadku jest on napisany w dowolnej formie i dołączony do dokumentu głównego.

Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą do pracy

Forma noty wyjaśniającej:

1. W prawym górnym rogu wskazano, w czyim imieniu sporządzana jest nota wyjaśniająca (pracodawca).
2. Pod wskazaniem kogo jest napisane, od kogo jest sporządzone, wskazując stanowisko.
3. W centrum piszemy nazwę: „Objaśnienie”.
4. W samym tekście wskazujemy przyczynę zdarzenia i konsekwencję działania.
5. W prawym dolnym rogu umieszczamy nasz podpis i datę.

Podstawowe zasady sporządzania noty wyjaśniającej obejmują:

1. Pisz tylko prawdę. Jeśli ujawnione zostaną fałszywe informacje, konsekwencje będą miały negatywny wpływ na Twoją pracę.
2. Nie zrzucaj winy na swoich kolegów. Jeżeli w sprawę zaangażowanych jest kilka osób, pracodawca ma prawo zażądać od nich wyjaśnień i przedstawienia swojej wizji sytuacji. Rezultatem będzie identyfikacja niezgodności. W ten sposób dodatkowo zyskasz wrogów - kolegów.
3. Nie należy pisać: „nie powiedzieli mi”, „nie nauczyli mnie” itp. Ubiegając się o pracę, podpisujesz opis stanowiska, który zawiera listę niezbędną wiedzę i umiejętności na dane stanowisko.

Pisząc notę ​​wyjaśniającą, opieraj się na dokumentach (opisach stanowisk itp.). Możesz wskazać, że źle zrozumiałeś sformułowanie itp. Jeśli to możliwe, lepiej nazwać dokument nie „Notą wyjaśniającą”, ale „Notą wyjaśniającą”.

Jeśli popełnisz poważny błąd, możesz liczyć na dużą ilość pracy lub zły stan zdrowia. Podsumowując, możesz wskazać, że przyznajesz się do tego błędu, zobowiązałeś się go wyeliminować i nie popełniać go w przyszłości.

Rodzaj prezentacji noty wyjaśniającej:

1. Prezentacja jest możliwa wyłącznie w stylu biznesowym.
2. Zwięźle, bez dodatkowych wyjaśnień niezwiązanych z wydarzeniem.
3. Wyjaśnienie od 1 osoby.
4. Wymagana data i podpis.

W przypadku poważnego przewinienia dyscyplinarnego i możliwości przyszłej rozprawy sądowej lepiej skontaktować się z prawnikiem w celu napisania noty wyjaśniającej.

Dopuszczalna jest odmowa napisania notatki, ale później zostanie to uznane za plus, który nie jest na Twoją korzyść. Lepiej przedstawić swój punkt widzenia na daną sytuację. Jeśli to nie Twoja wina, zwróć na to uwagę Specjalna uwaga przy składaniu wyjaśnień. W takich przypadkach możesz dodać magiczne zdanie: „W obecnej sytuacji musiałem postępować stosownie do okoliczności”.

Pisząc, preferuj pisanie na komputerze, a nie pisanie ręcznie. Jeśli sprawa jest poważna i Twój wniosek zostanie rozpatrzony przez specjalistów na podstawie kształtu i wyglądu pisma, będą oni mogli wyciągnąć pewne wnioski.

Przykład noty wyjaśniającej

Notę wyjaśniającą można sporządzić z różnych powodów. Na przykład spóźnienie do pracy, popełnienie błędu w dokumentach, rażące naruszenie dyscypliny itp.

Rozważ notę ​​wyjaśniającą dotyczącą spóźnienia się do pracy. Należy pamiętać, że w przypadku nieobecności pracownika w pracy przekraczającej cztery godziny pracodawca ma prawo go zwolnić.

Do menedżera

PJSC „Gorodbank”

w Jarosławiu

OG Petrov

Z działu kontroler-kasjer

Sprzedaż korporacyjna

Strachowoj D. Yu.

List wyjaśniający

12.04.15, jestem Diana Yuryevna Strakhova, spóźniłam się Miejsce pracy przez 30 minut następny powód. Autobus nr 35 zepsuł się na dworcu autobusowym i nie przyjechał zgodnie z rozkładem na przystanek Moskovskaya o 7:35. Skutkowało to oczekiwaniem na kolejny autobus, który przyjechał 30 minut później.

W przyszłości zobowiązuję się nie spóźniać do pracy. Wyjdź wcześniej z domu. W przypadku nieprzewidzianego zdarzenia poinformuj swojego bezpośredniego przełożonego Yu.K. Popovą o przyczynie opóźnienia. Zobowiązuję się pracować 30 minut, na które się spóźniłem.

Strakhova D.Yu. (podpis)

Po napisaniu noty wyjaśniającej przekazywana jest ona menadżerowi lub jego tymczasowemu menadżerowi. Na dokumencie umieszcza swoją decyzję – uchwałę.

W przypadku ustalenia kary sporządzane jest postanowienie lub inny dokument. Notatka jest już do nich dołączona.

Nota wyjaśniająca dotyczące spóźnienia

Do reżysera

FIRMA " Firma budowlana"Omega"

Pawliczenko G. R.

Od sekretarza Zventsovej O.K.

List wyjaśniający

Ja, Oksana Konstantinowna Zventsova, 25 czerwca 2014 r. spóźniłam się do pracy o 3 godziny. Rano schodząc po schodach z mieszkania Wielopiętrowy budynek, był świadkiem bójki. Policja przybyła w obowiązkowym mundurze i poprosiła o bycie świadkiem zdarzenia. Pojechałem z nimi na komisariat policji nr 3, przy ulicy Romaszkina, nr 1. Sporządzenie protokołu zajęło 2,5 godziny. Potem poszłam do pracy. Zastępca dyrektora Oleg Wiktorowicz Iwanow został ostrzeżony o swoim spóźnieniu. Proszę rozważyć ważny powód spóźnienia.

Zventsova O.K. (podpis)

Przykładowa nota wyjaśniająca dotycząca absencji

Do szefa MTS OJSC

Orłow SS

od konsultanta ds. sprzedaży Igrova O.V.

List wyjaśniający

Ja, Oleg Władimirowicz Igrow, świętowałem z przyjaciółmi swoje 20. urodziny 19 maja 2015 r. Ze względu na dużą liczbę produkty alkoholowe, świętowanie trwało do białego rana. Zamykając na kilka minut oczy, obudziłem się dopiero w porze lunchu 20 maja. Było już za późno na pójście do pracy. Proszę wziąć pod uwagę okoliczności łagodzące związane z urlopem.

Igrow O.V. (podpis)

Jeżeli pracownik dopuści się czynów niezgodnych z prawem lub jakichkolwiek naruszeń, pracodawca ma prawo żądać pisemnych wyjaśnień sytuacje. W takim przypadku sporządzana jest nota wyjaśniająca. Nie każdy jednak dokładnie wie, jak go poprawnie skomponować, co należy wskazać i w jakich ramach czasowych napisać.

Drodzy Czytelnicy! W naszych artykułach omawiamy typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest wyjątkowy.

Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem - skontaktuj się z konsultantem online po prawej stronie lub zadzwoń Darmowa konsultacja:

Co to jest nota wyjaśniająca?

Nota wyjaśniająca jest dokumentem wewnętrznym spółki. Służy do opisu pewnych zdarzeń, których charakter jest niepewny. Dokument ten pomaga podkreślić związek przyczynowo-skutkowy w każdej sprawie, która miała miejsce w przedsiębiorstwie.

Z reguły konsekwencje tego, co się stało, są charakter negatywny. Aby ustalić stopień winy wszystkich uczestników zdarzenia, pracodawca (lub dowolny szef w firmie) może zażądać napisania noty wyjaśniającej.

Autor tego dokumentu po prostu stwierdza istotę tego, co się wydarzyło, nie wyciągając żadnych wniosków. Zadaniem autora jest naświetlenie sytuacji ze swojego punktu widzenia i przekazanie jej kierownictwu możliwe przyczyny prowadzi do negatywnych konsekwencji.

Nie należy mylić noty wyjaśniającej z notą wyjaśniającą. Ten ostatni jest pisany jako dodatek do każdego projektu, gdy konieczne jest podanie bardziej szczegółowego opisu jednego z dokumentów. Nota wyjaśniająca jest często ma charakter odciążający. Kierownictwo może zażądać jego napisania w przypadku jakiegokolwiek niewłaściwego postępowania pracownika.

W jakich przypadkach jest to napisane?

Według Sztuka. 193 Kodeks Pracy RF pracodawca ma prawo nałożyć na pracownika sankcje dyscyplinarne za przewinienie. Za karę pracownik może otrzymać naganę, naganę lub zostać zwolniony.

Aby kara była sprawiedliwa, pracodawca ma obowiązek zrozumieć, co się wydarzyło i zrozumieć przyczyny, które doprowadziły do ​​niepożądanych konsekwencji. Właśnie dlatego pracownik, który jest winny zaistnienia okoliczności, sporządza pisemne wyjaśnienie.

Dlaczego potrzebujesz noty wyjaśniającej? Przeczytaj tutaj.
.

Okoliczności prowadzące do naruszenie dyscypliny pracy mogą wystąpić następujące sytuacje:

• spóźniony do pracy,
• absencja,
• niezrealizowanie planu sprzedażowego,
• naruszenie zasad bezpieczeństwa pracy,
• niedopełnienie obowiązków lub poleceń przełożonego, co skutkowało negatywnymi konsekwencjami,
• przebywanie w pracy pod wpływem alkoholu lub narkotyków,
• zatajenie wszelkich informacji,
• niedbałe zachowanie w pracy skutkujące obrażeniami innych pracowników lub zakłóceniami w pracy,
• wskazanie błędnych danych w dokumentach biznesowych,
• utratę lub uszkodzenie mienia korporacyjnego,
• marnowanie powierzonych środków przedsiębiorstwa.

Przyczyny, które doprowadziły do ​​​​niepożądanych konsekwencji, mogą być uzasadnione lub nie. Pracodawca samodzielnie decyduje, w jakim stopniu pracownik jest winien za zdarzenie i jaką karę należy mu wymierzyć?.

Terminy pisania

Nota wyjaśniająca sporządzana jest na pisemny wniosek kierownictwa. Po odkryciu niewłaściwego postępowania pracownika przełożony ma obowiązek zgłosić to pracownikowi jeszcze tego samego dnia prośbę o wyjaśnienie co się wydarzyło na piśmie.

W takim przypadku wskazane jest zwrócenie się do osoby odpowiedzialnej za zdarzenie o złożenie podpisu albo obok daty otrzymania zgłoszenia, albo obok klauzuli o odmowie sporządzenia noty wyjaśniającej. W ten sposób zostanie to udokumentowane dokładna data otrzymania przez pracownika wniosku.

Przepisy dopuszczają możliwość sporządzania not wyjaśniających dwa dni robocze. Termin ten liczy się nie od dnia popełnienia przestępstwa, ale od dnia otrzymania żądania przez pracownika. Ważne jest, aby zrozumieć, że liczone są dni robocze, a nie dni kalendarzowe.

Na przykład pracownik otrzymał powiadomienie w piątek, więc we wtorek musi przekazać kierownictwu notatkę opisującą wydarzenia, które miały miejsce. Gdyby wniosek otrzymał w poniedziałek, wówczas terminem złożenia noty wyjaśniającej byłby środa.

W czyje imię należy to zaadresować?

Z uwagi na to, że nota wyjaśniająca jest wewnętrznym dokumentem pracy, każda firma określa zasady udostępniania dokumentów biznesowych wewnętrznymi przepisami pracy.

Co do zasady dokumentacja taka sporządzana jest na nazwisko osoby, której pracownik podlega, tj. albo adresowane do bezpośredniego przełożonego, albo skierowany do dyrektora generalnego spółki.

Jeśli w lokalnym przepisy prawne nie określono innego połączenia podporządkowane wówczas notatkę sporządza się na nazwisko bezpośredniego przełożonego pracownika.

Jednak dyrektor generalny firmy może wydać odrębny akt, w którym wyznaczy specjalnego przewodniczącego komisji, która ma zbadać incydent. W takim przypadku cała dokumentacja jest spisana w imieniu przewodniczącego.

Kolejność projektowania i treść tekstu

Jeden formularz do sporządzenia tego dokumentu nie jest zatwierdzony przez prawo, dlatego firmy korzystają z formularzy wewnętrznych. Jeśli mówimy o tym, czy robi się to ręcznie, czy na komputerze, obie opcje będą poprawne. Jednak niektórzy pracodawcy wymagają odręczny certyfikat wystąpiła ze strony jej pracowników.

Wynika to z faktu, że w przypadku skierowania sprawy do sądu nie będzie można podważyć autorstwa notatki. Jeżeli jest on sporządzony komputerowo, wówczas ustalenie grafologiczne autentyczności dokumentu na podstawie jednego podpisu będzie trudne lub wręcz niemożliwe. W tym przypadku pracownik może zakwestionować tekst twierdząc, że podpisał ją pod przymusem.

Aby uniknąć takich sporów pracowniczych, zaleca się ręczne wskazanie w drukowanym tekście:

• pełne imię, nazwisko i patronim,
• podpis osobisty,
• stanowisko pracownika.

Jak każdy korespondencja biznesowa, uwaga zawiera pewne obowiązkowe standardy projektowe. Struktura dokumentu może wyglądać następująco:

Ważne jest, aby notatka została przyjęta z podpisem wskazującym datę i stanowisko pracownika, który ją otrzymał.

Jeżeli pracownik nie zgadza się z decyzją kierownictwa, może zakwestionować jego działania w następującym przypadku:

• Inspekcja Pracy,
• prokuratura,

Lub zwołaj spotkanie wewnątrz przedsiębiorstwa komisja ds. sporów pracowniczych i rozważ sprawę. W trudnych sytuacjach pracownik musi dostarczyć wszystkie dokumenty, a co najważniejsze, przedstawić na swoją obronę uzasadnione dane na piśmie.

Przykłady

W prawdziwe życie Niezwykłe sytuacje zdarzają się rzadko. Bardzo popularny przypadek pisanie dla siebie wymówek w pracy to sytuacja rodzinna.

Pobierz przykładową notę ​​wyjaśniającą dotyczącą sytuacji rodzinnej.

Bardzo często napisanie noty wyjaśniającej jest trudne. Nikt nie chce otrzymać sankcji dyscyplinarnej i otwarcie przyznać się do winy lub udowodnić swojej niewinności.

Niezależnie od powodów, ważne jest, aby opisać swój punkt widzenia zgodnie z prawdą. W związku z tym, że nagłówek i tytuł pozostają niezmienione, prezentujemy różne przykłady wydarzeń samego tekstu objaśniającego:

Jeśli pracownik odmówi podania powodu swojego niewłaściwego postępowania, może zwrócić się do kierownictwa z prośbą o leczenie do swojej sytuacji ze zrozumieniem biorąc pod uwagę jego dotychczasowe osiągnięcia:

„9 marca 2015 r. spóźniłem się do pracy o 1 godzinę z powodów osobistych, których nie mogę wypowiedzieć. Proszę o wzięcie pod uwagę, że w ciągu 5 lat pracy nigdy nie spóźniłem się więcej niż 10-15 minut, zawsze wykonuję swoją pracę solidnie i to już drugi rok, w którym jestem spóźniony. bestseller na podstawie wyników roku.”

Pracownik może mieć własną opinię na temat zaistniałych wydarzeń. Ważne jest, aby przekazać to kierownictwu:

„Szefem grupy jest Yakovenko V.M. powierzyło mi zadanie sporządzenia planu sprzedaży na styczeń 2016r. W związku z tym, że sporządzanie planów nie należy do moich bezpośrednich obowiązków zgodnie z art Opis pracy, zatwierdzony dyrektor generalny z dnia 05.10.2004, pochodzę tego zadania odrzucony.
Zamiast tego wykonałem swoje doraźne obowiązki, czyli udałem się na spotkanie z kluczowym klientem IP Antonyuk, podczas którego zawarłem z nim umowę o przedłużeniu naszych usług na kolejny rok kalendarzowy.”

Może się zdarzyć, że pracownik nie będzie mógł spełnić swoich obowiązków odpowiedzialność zawodowa osoby trzecie. Przykładowe wyjaśnienie niewykonania planu może wyglądać następująco:

„Ja, Andriej Nikołajewicz Makarow, chcę zwrócić uwagę kierownictwa, że ​​niezrealizowanie planu wynika również z bankructwa naszego kluczowego klienta Oasis LLC”.
Firma ta poważnie wpłynęła na rozpowszechnianie się negatywnych plotek na temat naszej firmy w czołowych mediach miasta, rozpowszechniając informację, że nie jesteśmy w stanie zapewnić jej terminowo obsługi prawnej.
W związku z tym kilku klientów podlegających mojej jurysdykcji odmówiło usług naszej firmy, a nowi klienci nie chcą podpisywać z nami umów. Proszę o zdementowanie pogłosek o naszej niekompetencji i niedbałym podejściu do klientów.”

Kiedy i w jaki sposób sporządza się akt odmowy napisania noty wyjaśniającej?

Zgodnie z prawem, przed nałożeniem na pracownika sankcji dyscyplinarnej przełożony ma obowiązek zwrócić się do niego z prośbą o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji.

Jeżeli z jakiegoś powodu pracownik odmówił napisania noty wyjaśniającej, wówczas w celu zachowania zgodności z prawem należy sporządzić akt odmowy. Dokument ten sporządza specjalnie powołana komisja.

Może obejmować pracowników firmy. Liczba osób w komisji nie powinno być mniej niż trzy. Może to być szef firmy i jej pracownicy.

Akt też jest dokument wewnętrzny w związku z tym nie ma żadnych formularzy zapisanych w przepisach. Jak każdy dokument biznesowy, także i akt sporządza się zgodnie z przepisami wewnętrznymi firmy lub w dowolnej formie zgodnie z zasadami korespondencji handlowej.

Znajdziesz przykładowy akt odmowy napisania notatki.

Wiele osób boi się pisać noty wyjaśniające, nawet jeśli wcale nie są winni zaistniałej sytuacji. Nie powinieneś tego robić. Ważne jest, aby podejść do pisania tego dokumentu z pełną odpowiedzialnością, ponieważ Następnie wydarzenia mogą przybrać zupełnie nieoczekiwany obrót.

Ale udokumentowane fakty dotyczące napisania noty wyjaśniającej pomogą kompetentnie rozwiązać każdy problem trudne sytuacje zarówno pracodawca jak i pracownik. Co więcej, najczęściej ten dokument pomaga pracownikowi uniknąć niechcianej kary.

Obejrzyj wideo, a być może dowiesz się czegoś jeszcze ciekawego na ten temat: