Zgodnie z ustaleniami przesyłam Państwu moje CV. List motywacyjny do CV z przykładem i próbką. Jak napisać list motywacyjny do CV

Twój list motywacyjny powinien wyjaśniać i uzupełniać Twoje CV. Cel list motywacyjny- pokaż się najlepsza strona i zainteresuje pracodawcę, zwiększając tym samym szanse na pomyślne zatrudnienie.

W przypadku niektórych ofert pracy, szczególnie tych, które wymagają umiejętności komunikacji pisemnej, pracodawcy nie będą brać pod uwagę życiorysów bez listów motywacyjnych.

Ważne jest, aby zrozumieć, że nie ma uniwersalnych wskazówek dotyczących pisania listu motywacyjnego, ponieważ charakter listu motywacyjnego zależy od stanowiska, na które aplikujesz i wymagań konkretnego pracodawcy. Dlatego ten artykuł przewiduje ogólne zalecenia- wektory, na których możesz się skupić podczas tworzenia listu motywacyjnego.

1. Uważnie przestudiuj tekst wakatu. Przed napisaniem listu motywacyjnego koniecznie zapoznaj się z treścią ogłoszenia, aby zrozumieć wymagania pracodawcy i specyfikę stanowiska. W ten sposób możesz wesprzeć swój list motywacyjny dodatkowymi argumentami.

2. Postaraj się, aby Twój list motywacyjny był jak najbardziej osobisty. Nie pisz tego samego listu motywacyjnego na każdą okazję.

3. Przywitaj się, przedstaw się i powiedz, na jakie stanowisko aplikujesz. W ten sposób ułatwisz życie rekruterowi, bo duże firmy Mogą istnieć dziesiątki różnych ofert pracy.

4. Wyjaśnij pracodawcy, dlaczego interesuje Cię to stanowisko. Opowiedz nam, jak Twoje doświadczenie i umiejętności odnoszą się do tego stanowiska, jak możesz je zastosować i dlaczego uważasz, że jesteś dobrym kandydatem.

4. Pamiętaj o podaniu swoich danych kontaktowych: telefon komórkowy gdzie można się z Tobą skontaktować. Czasem zdarza się, że pracodawca decyduje się zaprosić kandydata na rozmowę po zapoznaniu się z listem motywacyjnym, nie zaglądając do jego CV.

5. List motywacyjny powinien być pozytywny i bez zastrzeżeń.

Przykłady dobrych listów motywacyjnych:

Pisząc taki list motywacyjny, masz większą szansę na zatrudnienie.

Błędy przy pisaniu listu motywacyjnego

1. Kopiowanie tego samego szablonu podczas odpowiadania na różne oferty pracy.

2. Imitacja listu motywacyjnego.

3. Chaotyczny tekst.

4. Nadmierna szczerość, pewność siebie, mówienie o nieistotnych doświadczeniach.

5. Pragnienie sprawiania wrażenia dowcipnego.

6. Nieostrożność, błędy ortograficzne i interpunkcyjne.

7. Okazanie braku szacunku potencjalnemu pracodawcy. Mimo oczywistości tego błędu, takich listów nie można niestety nazwać wyjątkiem od reguły. Czy trzeba tłumaczyć, dlaczego taka reakcja na wakat pozbawia kandydata nadziei na zatrudnienie?

Powodzenia w poszukiwaniu pracy!

Oprócz pism biznesowych przedsiębiorca musi regularnie przesyłać urzędnikom państwowym i swoim kontrahentom różne dokumenty. Mogą to być umowy, faktury, protokoły, materiały promocyjne... Czasem takie pisma można przesłać bez zawiadomień i wyjaśnień, jednak warto zachować ostrożność i dołączyć do dokumentów list motywacyjny.

Co to jest i do czego służy?

List motywacyjny do dokumentów jest typem list biznesowy, który wymienia i krótko opisuje dokumenty (przede wszystkim te, które nie zawierają części adresowej) wysyłane do adresata. Towarzysząca wiadomość wskazuje nazwy wszystkich wysyłanych dokumentów, a także zawiera instrukcje (lub zalecenia) dotyczące tego, co odbiorca powinien zrobić z tymi dokumentami.

List motywacyjny służy trzem celom:

1. Potwierdza, że ​​dokumenty zostały wysłane. Aplikacja wskazuje pełna lista wysłał pisma, więc adresat nie będzie mógł twierdzić, że nie otrzymał żadnego ważnego aktu.
2. Udziela odbiorcy niezbędnych wyjaśnień. Tekst musi zawierać instrukcje dotyczące postępowania z określonymi dokumentami: podpisania, opieczętowania, wprowadzenia zmian i zwrotu do nadawcy itp.
3. Pozwala określić termin porodu dzięki danym rejestracyjnym.

W jakich przypadkach ten dokument jest niezbędny?

• w relacjach biznesowych z kontrahentami i partnerami (obieg dokumentów jest tu nieunikniony);
• przy aktualizacji zeznania podatkowego;
• przy składaniu reklamacji w sąd arbitrażowy;
• podczas kontaktu z bankiem (w niektórych przypadkach).

Przyjrzyjmy się powyższym punktom bardziej szczegółowo.

Dlaczego pracownicy rządowi potrzebują listu?

Bardzo często takiego pisma wymagają pracownicy Federalnej Służby Podatkowej. Co najciekawsze, w Ordynacji podatkowej takich wymogów nie ma, a praktykę składania zaktualizowanej deklaracji wraz z towarzyszącym jej komunikatem wprowadzili nieoficjalnie sami inspektorzy. W piśmie przewodnim wymagają wskazania przyczyn korekt w oświadczeniach. Co więcej, im większy błąd, tym więcej szczegółów trzeba będzie wyjaśnić.

W idealnej sytuacji przedsiębiorca musi przedstawić wyjaśnienia dla każdej skorygowanej linii deklaracji. Jeśli jest ich za dużo, można jedynie wskazać łączną kwotę podatku, dodatkowego zadłużenia i kar. W przypadku dopłat wraz z tymi danymi, pismo musi zawierać dane dotyczące odpowiednich płatności zlecenia płatnicze(lub nawet załączyć kopie samych płatności). Ogólnie rzecz biorąc, organy podatkowe wymagają prawie długich notatka wyjaśniająca, ale nadal nazywa się to listem motywacyjnym. To niepoprawne, ale co możesz zrobić?

W przypadku wystąpienia do sądu polubownego wiadomość ta dołączana jest do pozwu. Wraz z roszczeniem przedsiębiorcy zawsze muszą złożyć szereg dokumentów - wypisy, dokumenty założycielskie, kopie umów itp. Wszystkie te dokumenty muszą być wymienione w piśmie przewodnim, w przeciwnym razie reklamacja nie zostanie uznana z powodu naruszenia ustalonej procedury.

Banki wymagają pisma przy otwieraniu rachunku bieżącego lub w przypadkach, gdy w firmie zachodzą istotne zmiany (np. zmiany składu uczestników, formy organizacyjno-prawnej itp.). We wszystkich tych przypadkach przedsiębiorca przynosi ze sobą pakiet podstawowych dokumentów, których wykaz wskazany jest w dołączonej wiadomości.

Struktura i szczegóły

Nie myśl, że list motywacyjny to tylko dodatkowa informacja, która nie ma specjalnego znaczenia. Nie, jest to pełnoprawna wiadomość oficjalna, dlatego powinna być sformatowana według tych samych zasad, co klasyczny list biznesowy. Musi być napisany na papierze firmowym i mieć przypisany wychodzący numer rejestracyjny. Ujednolicona forma i nie ma jednej próbki, więc przy sporządzaniu zwykle polegają ogólne zasady wiadomości biznesowe.

Struktura jest następująca:

• u góry (w nagłówku) wskazana jest pozycja, informacja o firmie (lub o organie samorządu terytorialnego) oraz pełna nazwa odbiorcy i nadawcy;
• Poniżej podaje się datę sporządzenia i numer dokumentu, a następnie wpisuje się tytuł;
• w części merytorycznej znajduje się apel do adresata;
• następnie – lista aplikacji;
• na samym dole - stanowisko, podpis i nazwisko z inicjałami nadawcy.

Pełna lista szczegółów wygląda następująco:

• nazwa Twojej organizacji (pełna i skrócona);
• informacje referencyjne o firmie;
• kod organizacji;
• OGRN/NIP;
• numer rejestracyjny pisma;
• informacje o adresacie (nie tak kompletne jak o Twojej firmie - wystarczy podać stanowisko, nazwę organizacji i pełną nazwę);
• data;
• tytuł;
• podpis;
• notatki o artyście i dostępności aplikacji.

Ponieważ nie ma ustalonego przykładowego listu, szczegółów tych nie można nazwać obowiązkowymi. Jeśli wysyłasz pismo z dokumentami do partnerów i kontrahentów, nie musisz wpisywać wszystkich informacji o swojej firmie. Tytuł również nie zawsze jest napisany - można go zastąpić apelem w stylu „Drogi Iwanie Iwanowiczu!” Ale pisząc list motywacyjny dokumentów do urzędu skarbowego, lepiej wykorzystać wszystkie szczegóły.

Główną częścią listu jest lista załączników. Tekst jest krótki i składa się z dwóch części:

• wiadomość o przesłaniu dokumentów;
• prośbę o terminową odpowiedź (lub o zapoznanie się, zatwierdzenie, zwrot podpisanego egzemplarza – w zależności od celu przesłania prac).

Tekst wiadomości zaczyna się od standardowych zwrotów:

• „wyślemy Ci to”;
• „przedstawiamy Państwu”;
• „wysyłamy cię”.

Wskazane są także nazwy dokumentów oraz ich szczegółowe dane: data i numer. W drugiej części listu należy poinformować odbiorcę w jaki sposób powinien pozbyć się dokumentów. Na przykład:

• „Prosimy o podpisanie, opieczętowanie i przesłanie jednego egzemplarza na nasz adres...”;
• „Prosimy o jak najszybsze zapoznanie się z przesłanymi aktami i poinformowanie o podjętej decyzji”;
• „Proszę przesłać listem zwrotnym jeden egzemplarz należycie podpisanego dokumentu...”;
• itp.

Ostatnia część jest sporządzona według standardowego schematu: po lewej stronie znajduje się pozycja nadawcy, po prawej imię i nazwisko, pośrodku podpis. List może zostać podpisany przez Ciebie (jako menedżera) lub przez głównego księgowego (jeśli mówimy o dokumentach księgowych, a odbiorcą jest Federalna Służba Podatkowa). W końcowej części możesz wskazać wykonawcę, jeśli chcesz, aby odbiorca odpowiedział na wszelkie pojawiające się przed nim pytania.

Przykładowy list motywacyjny dokumentów można znaleźć i pobrać tutaj.

Tworząc list, kieruj się poniższymi zasadami.

1. Zawsze napisz, w jakim celu wysyłasz pracę i co to oznacza dla odbiorcy. Zmuszanie go, aby pamiętał, w czym się z nim zgodziłeś i po co mu w ogóle te dokumenty, jest niegrzeczne. Poinstruuj odbiorcę tak szczegółowo, jak to możliwe. Nie ma potrzeby pisać czegoś w stylu: „Proszę zastanowić się, co możesz z tym zrobić”. Musi być jasny cel - podpisać, przekazać osobie trzeciej, sporządzić umowę na podstawie otrzymanych dokumentów. Cel nie musi być wskazany jedynie w pismach przewodnich do sądu i Federalnej Służby Podatkowej.
2. Po zgłoszeniu dokumentów możesz złożyć wyjaśnienia i złożyć dodatkowe wnioski. Jednak wszelkie uwagi tego typu muszą być „na temat”, czyli dotyczyć wyłącznie przesyłanych dokumentów. Nie ma sensu wspominać o innych kwestiach biznesowych.
3. Czasem odbiorców jest kilku i część wniosków trzeba wysłać tylko do jednego z nich. W takich przypadkach można wpisać do odpowiedniego wniosku notatkę, np. „Załącznik nr 3: za 5 l. w 2 egzemplarzach. tylko na drugi adres.”
4. Zdarzają się przypadki, gdy konieczne jest nie tylko udowodnienie faktu wysłania, ale także wytrzymanie konkretna data. Porozmawiamy o tym więcej poniżej.

Odpowiedzialność za terminowe przygotowanie i wysłanie listu motywacyjnego spoczywa na przedsiębiorcy, a sama organizacja przesłania dokumentów na obsługę biura.

Etyka biznesu

Podobnie jak w klasycznym liście biznesowym, w liście motywacyjnym nie należy zapominać o etyce. Zarówno adres do odbiorcy, jak i wezwanie do dokonania określonych czynności z dokumentami muszą być przedstawione w grzecznej i poprawnej formie. Niektórzy menedżerowie lubią bezceremonialne sformułowania typu „Czas odpowiedzi na list to 3 dni robocze”. Nie powinieneś tak pisać. Pamiętaj, że standardowy czas odpowiedzi na pisma biznesowe (zgodnie ze standardami etyki biznesowej) waha się od jednego do trzydziestu dni. Nie masz prawa go zmniejszać, szczególnie przy takim ultimatum.

Sformułowanie „Jeśli to możliwe, proszę o odpowiedź w ciągu trzech dni” jest w pełni akceptowalne. Jednak tylko w przypadkach, gdy istnieją istotne powody przemawiające za ograniczeniem terminu i przyczyny te muszą zostać wskazane. Ostatnie zdanie będzie wyglądać mniej więcej tak: „Prosimy, jeśli to możliwe, o odpowiedź w ciągu trzech dni roboczych, ponieważ odpowiedź musimy przekazać Federalnej Służbie Podatkowej do 10 października 2015 r.”. Grzeczność wymagana jest nie tylko w piśmie przewodnim dotyczącym dokumentów do sądu arbitrażowego (lub innych organów rządowych), ale także w komunikacie do kontrahentów i innych adresatów.

Przechowywanie listów motywacyjnych

Otrzymałeś list motywacyjny od swojego partnera, sprawdziłeś listę otrzymanych dokumentów i upewniłeś się, że wszystko się zgadza. Co dalej zrobić z wiadomością? Zaznacz wykonanie i umieść je w pliku. Lepiej przechowywać list oddzielnie od załączników, aby nie wprowadzać zamieszania w dokumentach.

W wielu firmach po prostu tworzony jest plik „Listy motywacyjne”, który służy jako „koszyk” tego typu wiadomości. Nie ma znaczenia, co było do nich dołączone. Istnieje również bardziej „cywilizowana” opcja - utwórz kilka spraw za pomocą listów motywacyjnych i umieść je na liście spraw podziały strukturalne. Jak to działa?

• partner przesyła Ci umowę dostawy (na przykład);
• Umieszczasz tę czynność w pliku „umowy dostawy”;
• i wyślij do niego pismo do akt „listy motywacyjne do umów dostawy”.

Zdarza się również, że list pozostaje w magazynie w firmie, ale sam wniosek już nie.

W listach motywacyjnych, podobnie jak w innych (na pierwszy rzut oka) prostych czynnościach, diabeł tkwi w szczegółach. Brak jasno określonego celu, nieprawidłowy projekt listy wniosków, niewłaściwa obsługa – to wszystko oznacza rażące naruszenia. Oczywiście nikt nie ukarze Cię karą za zły nagłówek listu, ale nawet kilka drobnych błędów może utrudnić zrozumienie listu i wywołać niewłaściwą reakcję na niego. Jest to szczególnie smutne, jeśli prowadzisz „korespondencję” z urzędem skarbowym lub innymi przedstawicielami rządu.

List motywacyjny- jest to rodzaj listu biznesowego sporządzanego podczas przesyłania dokumentów, Oferta handlowa, CV itp.

Jak napisać list motywacyjny

• wprowadzenie, które może zawierać tytuł listu, adres do adresata, cel listu;
• część główna, której tekst powinien odzwierciedlać główną istotę listu motywacyjnego;
• wniosek, który zawiera podpis nadawcy (imię i nazwisko nadawcy, jego stanowisko, podpis).

Co napisać w liście motywacyjnym? Tekst tego dokumentu jest napisany w dowolnej formie. Głównym zadaniem listu motywacyjnego do CV jest wzbudzenie zainteresowania pracodawcy Twoją kandydaturą, ofertą handlową – zainteresowanie potencjalnego nabywcy. Listy motywacyjne do umowy oraz inne dokumenty kierowane do urzędu skarbowego zawierają spis przekazywanych dokumentów oraz instrukcje dla odbiorcy.

Wzory listów motywacyjnych i przykłady

List motywacyjny to rodzaj pisma biznesowego, które potrzebne jest do opisania paczki dokumentów wysyłanych do adresata, jeżeli dokumenty te nie zawierają części adresowej.

Zatem, List motywacyjny nie niesie ze sobą żadnego ładunku informacyjnego, ale spełnia trzy ważne funkcje:

• potwierdza fakt wysłania;
• udostępnia listę przesłanych dokumentów oraz instrukcję postępowania z nimi;
• Dzięki danym rejestracyjnym pozwala na ustalenie terminu.

Podobnie jak większość listów biznesowych, list motywacyjny jest na papierze firmowym i zawiera numer referencyjny nadawcy. Zasady przygotowywania pism urzędowych szczegółowo omawialiśmy na łamach magazynu nie raz, dlatego teraz skupimy się na cechach listu motywacyjnego.

Szczegółową analizę pisma serwisowego wraz z wieloma przykładami jego składu można znaleźć w artykule „Przygotowujemy pismo serwisowe”

Wzorce mowy

Podstawą listu motywacyjnego jest lista załączników. Tekst dokumentu jest krótki i warunkowo podzielony na dwie części:

• wiadomość o przesłaniu dokumentów,
• prośbę o terminową odpowiedź (przeczytanie, zatwierdzenie, zwrot podpisanego egzemplarza itp.).

Pierwsza część zwykle zaczyna się w ten sposób:

• „W wypełnieniu...posyłamy Cię...”,
• „Wysyłamy Cię…”
• „Przedstawiamy Państwu…”

Następnie możesz wskazać cel wysyłania dokumentów: "do zatwierdzenia", "dla informacji", "do podpisu", "do wypełnienia"(jeśli mówimy o formularzu ankiety lub kwestionariuszu). Zalecamy używanie frazesów „wysyłamy Cię” lub „wysyłamy Cię”, ponieważ Możesz przesłać coś wyłącznie w celach informacyjnych, ale nie do podpisania lub zatwierdzenia.

Druga część może zawierać następujące słowa:

• „Prosimy o podpisanie, opieczętowanie i przesłanie jednego egzemplarza na nasz adres...”
• „Prosimy o rozpatrzenie i przesłanie nam w terminie przewidzianym przepisami prawa...”,
• „Prosimy o przesłanie na nasz adres jednego egzemplarza należycie sporządzonego…”.

Wymagania „Zaznacz obecność aplikacji”

Jak już ustaliliśmy, najważniejsze w liście motywacyjnym dokumentów są załączniki. Dlatego Specjalna uwaga Skupimy się na kwestii zaprojektowania tego konkretnego rekwizytu. Niezależnie od formatu wniosku, praktyka gospodarcza wymaga pełnego spisu dokumentów dołączonych do pisma, ze wskazaniem liczby egzemplarzy i liczby arkuszy każdego z nich. Bez tych informacji list motywacyjny straci wszelkie znaczenie.

Więc, gdy wysyłane dokumenty zostały już wskazane w treści pisma, nie ma sensu ponownie wymieniać ich nazwisk. Wystarczy wskazać liczbę arkuszy i kopii. Zobacz przykład 1.

Przykład 1

Fragment tekstu i notatka o obecności wniosku (nazwa wniosku jest wskazana w treści pisma)

Jeżeli w treści pisma nie wskazano wniosku, oprócz danych ilościowych należy podać jego nazwę. Jeżeli paczka zawiera kilka dokumentów, załączniki są numerowane. Zobacz przykład 2.

Zwiń pokaz

Przykład 2

Fragment tekstu i znak wskazujący na obecność zgłoszenia (nazwa wniosku jest wskazana w znaku wskazującym na jego obecność)

Zwiń pokaz

Chociaż GOST R 6.30-2003 to stwierdza podczas wymieniania wielu wniosków w znaku informującym o ich obecności słowo uogólniające przed dwukropkiem znajduje się w liczbie pojedynczej „Dodatek:”, w takich przypadkach nadal zalecamy jego wpisanie mnogi„Aplikacje:” jak pokazaliśmy w przykładzie 2.

Po pierwsze, jest to poprawne z punktu widzenia zasad języka rosyjskiego. Po drugie, twórcy tego GOST sami później „poprawili się”, kiedy zaczęli udzielać wyjaśnień dotyczących jego zastosowania w swoich zaleceniach metodologicznych. Zobacz cytaty z tych dwóch dokumentów poniżej. Jednak wiele osób uparcie w dalszym ciągu pisze słowo „Wniosek:” w liczbie pojedynczej, nawet jeśli po nim następuje lista kilku dokumentów. Nie rób tego. Wyjaśniliśmy dlaczego.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentację organizacyjno-administracyjną. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”

3.21. ...Jeżeli do pisma dołączony jest załącznik, który nie jest wymieniony w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę egzemplarzy; Jeżeli jest kilka aplikacji, są one ponumerowane:

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymogi dokumentacyjne. Wytyczne w sprawie wdrożenia GOST R 6.30-2003

3.16. ...Jeżeli pismo posiada załącznik, który nie jest wymieniony w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę egzemplarzy, jeżeli załączników jest kilka, są one ponumerowane:

Rozbieżności występują także w zapisie słowa „załącznik” w treści pisma: małą lub dużą literą, ze znakiem „Nie” lub bez. Faktem jest, że nazwę załączonego dokumentu można wskazać w tekście listu motywacyjnego na różne sposoby; porównajcie sami, patrząc na Przykład 3: w drugim przypadku należy wskazać w nawiasie, że dokument jest wnioskiem, a w kolejnych przypadkach pokazujemy, jak można to zrobić na różne sposoby. Wszystkie opcje są poprawne, ważne jest tylko zachowanie jednolitości w piśmie. Albo jeszcze lepiej, w instrukcjach zarządzania biurem Twojej organizacji (lub innych lokalnych plikach akt normatywny, poświęcone podobnym zagadnieniom) wybierz i napraw jedną opcję, wtedy we wszystkich dokumentach będzie ujednolicenie i będzie mniej zamieszania wśród wykonawców.

Przykład 3

Różne drogi podając w treści pisma nazwę wniosku

Zwiń pokaz

W przypadku zgłoszenia oprawionego nie jest wymagane określenie liczby arkuszy (Przykład 4).

Przykład 4

Opis powiązanej aplikacji

Zwiń pokaz

Gdy załączników jest tak dużo, że wygodniej jest je wypisać na osobnej kartce (będzie to nosiło tytuł „Spis załączników do pisma z dnia... Nie...”), wystarczy powoływać się na taki inwentarz w liście (Przykład 5).

Przykład 5

Jeśli aplikacji jest tak wiele, że wygodniej jest umieścić je w osobnym spisie

Zwiń pokaz

Jeśli załączasz do swojego listu inny list, który posiada własny załącznik, musisz poinformować o tym adresata (Przykład 6).

Przykład 6

Załącznik do listu ma swój własny załącznik

Zwiń pokaz

Wreszcie, jeśli Twój list jest adresowany do kilku organizacji jednocześnie, a załącznik jest adresowany tylko do jednej z nich (inne otrzymują list tylko do przeglądu), należy to również powiedzieć (Przykład 7).

Przykład 7

Załącznik jest wysyłany tylko do jednego z kilku adresatów wiadomości e-mail

Zwiń pokaz

Notatkę o obecności załączników umieszcza się pod treścią pisma i nad podpisem. Zwykle te odległości (wcięcia) są jednakowe i równe w przybliżeniu 2-3 odstępom między wierszami (wyraźnie widać to na przykładzie projektu całej litery w przykładzie 9).

Przez główna zasada, jeżeli dokument posiada załączniki, wówczas pod tekstem i nad podpisem umieszcza się na nim oznaczenie wskazujące na ich obecność, a na załączonych dokumentach (każdy w prawej górnej części pierwszego arkusza) wpisuje się, jakiego dokumentu dotyczą dodatek do (z oznaczeniem numeru dodatku, jeśli istnieje kilka), jak w przykładzie 8.

Przykład 8

Numer wniosku i dane dokumentu głównego na 1 arkuszu wniosku

Zwiń pokaz

List motywacyjny pełni jednak funkcję księgową przesyłanych dokumentów, stanowiąc swego rodzaju inwentarz załączników znajdujących się w kopercie, w rzeczywistości przesyłane są dokumenty wymienione w takim piśmie jako załączniki. Jeżeli pismo miałoby inną funkcję (np. stanowiło ofertę, złożenie oferty podpisania umowy i określenie warunków proponowanej współpracy), wówczas dokumentem „kluczowym” w jego znaczeniu byłoby pismo, a załączony do niego list dokumenty tylko pomogłyby mu spełnić swoją funkcję. Ale mówimy o liście motywacyjnym i w tym przypadku nie należy „psuć” przesyłanych dokumentów informacją o „spisie zawartości koperty” – tj. Nie ma potrzeby umieszczać na nich takiego znaku!

Podpisanie i rejestracja u nadawcy

Sygnatariuszem pisma biznesowego jest ten sam urzędnik, co w przypadku zwykłego pisma korespondencja biznesowa(zwykle albo szef organizacji, albo upoważniony menedżer najwyższego szczebla). Jeśli mówimy o przesłaniu podstawowych dokumentów księgowych, list może podpisać także główny księgowy.

Aby uniemożliwić odbiorcy listu zadawanie później wszelkich pytań wyjaśniających swojemu sygnatariuszowi (oznaczonemu numerem 1 w przykładzie 9), w dokumencie tym należy wskazać także wykonawcę (ibid., zob. numer 2).

Przed wysłaniem list motywacyjny musi mieć przypisany numer wychodzący (oznaczony cyfrą 3).

A adresat przydzieli mu swój numer przychodzący podczas rejestrowania faktu otrzymania dokumentu, przy czym można na nim wskazać datę otrzymania i numer przychodzący (odręcznie lub za pomocą pieczęci, jak w przykładzie 9 - patrz numer 4).

Przykład 9

List motywacyjny

Zwiń pokaz

Przykład 11

Formularz listu motywacyjnego dla wnioskodawców - osób fizycznych

Zwiń pokaz

Niespodzianka dla wnioskodawców - osób prywatnych

Konieczność napisania listu motywacyjnego do dokumentów dotyczy każdego, niezależnie od tego, czy jest to organizacja, czy indywidualny. Tymczasem, kiedy przychodzi do organizacji zwykła osoba co do zasady nie sporządza się żadnego pisma towarzyszącego jego dokumentom. A szkoda, bo wygodniej byłoby dla Ciebie nie pamiętać i jakoś tego nie zapisywać, ale mieć informację zapisaną przez gościa: od kogo, jakie dokumenty, do którego z Twoich pracowników i dlaczego przenieść. Jeśli systematycznie kontaktujesz się z pojedynczymi osobami, szczególnie w wielu standardowych sprawach, a jednocześnie otrzymujesz od nich dokumenty, z którymi Twoja organizacja musi następnie coś zrobić, to zalecamy opracowanie formularza listu motywacyjnego dla takich przypadków i zadawanie pytań każdemu z nich osoba, która go wypełni, gościu. Zobacz przykładowy formularz w przykładzie 11.

Wypełniony formularz zarejestrujesz i przekażesz wnioskodawcy kopię pisma z numerem nadania, a otrzymaną od niego paczkę dokumentów prześlesz odpowiednią drogą. Wtedy, gdy zadzwonisz i zapytasz o dokumenty, osoba ta nie będzie już pytać o „daczę w Malinovce”, ale o konkretny list z unikalnym indeksem.

Proszę o odpowiedź w określonym terminie

Wiele organizacji lubi od razu wyznaczać adresatowi termin w swoich listach motywacyjnych, a metody mogą się różnić od grzecznych „Proszę podpisać dokumenty i zwrócić je w ciągu dziesięciu dni”. do imperatywu „Czas odpowiedzi na pismo wynosi 5 dni roboczych”. Czy warto tak pisać? I jak zareagować na takie warunki?

Pamiętajmy o tym zgodnie z zasadami prowadzenia działalności gospodarczej. Należy o tym pamiętać, jeśli w liście motywacyjnym nie określono innego terminu.

Obowiązkowy termin może wyznaczyć tylko wyższa organizacja kontrolująca lub jakikolwiek organ rządowy zobowiązany do Twojej egzekucji. dokument normatywny. Strony same mogą uzgodnić i udokumentować dobrowolnie podjęte zobowiązania:

Przykład 10

Termin udzielenia odpowiedzi na pismo może zostać określony w umowie

Zwiń pokaz

Umowa przewiduje obowiązkowe postępowanie przedprocesowe w celu rozwiązywania sporów i nieporozumień. Strona, która uważa, że ​​jej prawa wynikające z niniejszej Umowy zostały naruszone, zobowiązana jest przesłać drugiej Stronie pisemne, uzasadnione roszczenie. Strona, która otrzymała pisemną uzasadnioną reklamację, ma obowiązek ją rozpatrzyć i udzielić pisemnej uzasadnionej odpowiedzi w terminie 10 (dziesięciu) dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania...

Gdy komunikują się rówieśnicy w statusie firmy (jeśli wcześniej nikt nad nimi nie stał lub nie ustalili dla siebie zasad interakcji), możesz poprosić o szybszą odpowiedź, ale musisz mieć ku temu dobry powód. Na przykład: „Prosimy o przesłanie wypełnionej ankiety w terminie czternastu dni, gdyż odpowiedź do Ministerstwa Zdrowia Federacji Rosyjskiej musimy przekazać do 1 października 2013 r.”. Zamówienia w takich przypadkach są nieprawidłowe, w tym z punktu widzenia etykiety biznesowej.

Przechowywanie listów motywacyjnych

List motywacyjny staje się zbędny w momencie, gdy wykonawca odbierze swoje wnioski i upewni się, że są one kompletne. Od tego momentu będą nad nimi prowadzone prace, a pismo należy oznaczyć jako zakończone i umieścić w aktach.

Często pojawia się pytanie, jak przechowywać listy motywacyjne i załączniki do nich: osobno czy razem? Zwykle załącznik do pisma umieszczany jest w specjalnym pliku zarezerwowanym specjalnie dla tego typu dokumentów. Nie ma miejsca na listy motywacyjne: świadectwa wykonanych prac, faktury, umowy i wiele innych dokumentów są przechowywane osobno i często przez różne okresy czasu.

Punkt ten należy wziąć pod uwagę przy sporządzaniu listy spraw. Niektóre firmy (przy niewielkim wolumenie obiegu dokumentów) tworzą jeden plik „Listy Motywacyjne” i umieszczają w nim wszystkie pisma tego typu, niezależnie od tego, co było do nich dołączone. Inni muszą stworzyć kilka spraw za pomocą listów motywacyjnych i umieścić je na listach spraw działów strukturalnych. Wtedy np. przesłana umowa trafi do pliku „Umowy Świadczeniowe”, a list motywacyjny do niej trafi do pliku „Listy motywacyjne do umów na działalność podstawową”.

Zdarza się również, że list pozostaje w magazynie w firmie, natomiast załącznik nie. Dotyczy to np. projektów dokumentów (jak w przykładzie 9). Projekt rozporządzenia nie jest jeszcze dokumentem i najprawdopodobniej będzie podlegał częstym poprawkom, nie ma konieczności jego przechowywania;

Jak widać, skomponowanie listu motywacyjnego nie jest niczym skomplikowanym, a samo w sobie może zaoszczędzić nie tylko dokumenty, ale także czas.

Niewielkie utrudnienie, jak zwykle, może pojawić się, gdy firma wdroży zasadę sporządzenia i złożenia prawidłowo wykonanego listu motywacyjnego wraz z pakietem dokumentów. Ale problem ten można rozwiązać po prostu ustanawiając tę ​​zasadę w lokalnym akcie prawnym. A korzyści z tego płynące są trudne do przecenienia.

Przypisy

Zwiń pokaz

Dzień dobry, drogi przyjacielu!

Dziś zastanawiamy się nad tym, co napisać do pracodawcy wysyłając CV, aby przykuć uwagę odbiorcy i otrzymać zaproszenie na spotkanie twarzą w twarz.

Tekst dołączony do CV nazywany jest zwykle listem motywacyjnym. Zakładam, że wiesz o tym. Tekstu towarzyszącego nie należy w żaden sposób opracowywać, lecz według pewnych zasad.

Cele towarzyszącego tekstu:

• minimum - wzbudzić zainteresowanie otwarciem CV
• maksymalnie - wybierz swój numer i zaproś na spotkanie

Aby reakcja odbiorcy była jak najbardziej zbliżona do zadania polecam:

1. ułóż swój list w bloki
2. używaj określonych figur retorycznych

W tym artykule właśnie to zrobimy. Skomponujmy jedną z opcji tekstowych, którą nazywam literą przechwytującą lub literą bumerangu.

Przejdźmy po kolei:

Struktura listu

Pełna wersja listu przechwytującego jest odpowiednia, jeśli kontaktujesz się z osobą przez e-mail, omijając skrypty witryn pracy (więcej na ten temat na końcu artykułu)

Krótko mówiąc, struktura litery zawiera 6 małych kolejnych bloków.

1. Pozdrowienia
2. Stanowisko, na które aplikujesz
3. Jak dowiedziałeś się o wakacie i dlaczego Cię to zainteresowało?
4. Propozycja rozpatrzenia Twojej kandydatury i jej uzasadnienie
5. Główną ideą jest to, w jaki sposób możesz być przydatny dla firmy
6. Wezwanie do działania

Ustrukturyzowany list pozwoli rekruterowi lub menadżerowi zaoszczędzić czas, ponieważodpowiada na podstawowe pytania.

Co więcej, w piśmie jest szansa na wyjaśnienia , dlaczego zdecydowałeś się npzmienić obszar działalności lub są gotowi po tym przenieść się na niższe stanowisko napędowy

Przykładowy tekst

(1) Witaj Andriej!

Nazywam się Siergiej Orłow.

(2) To jest o wolne stanowisko Kierownika Działu Rekrutacji. Jest on publikowany na korporacyjnej stronie internetowej firmy.

(3) Wakat zainteresował mnie obiecującymi zadaniami, które krzyżują się z moimi planami zawodowymi.

(4) Proszę o rozważenie mojej kandydatury.

Od 2013 do chwili obecnej Pracuję w firmie Phoenixjako Kierownik Działu Rekrutacji.

Wcześniej pracował w firmach Severstal, SUEK, Utkonos.

Ogólne doświadczenie na stanowisku Kierownik Działu Rekrutacji - 7 lat.

Specyficzne doświadczenie związane z zadaniami na stanowisku ogłaszanym w Twojej firmie:

W firmie Phoenix z sukcesem wdrożyłem projekt rekrutacji kierowców dostawczych, 800 osób w ciągu dwóch i pół miesiąca.

(5) Uważam, że ten mój projekt jest podobny do projektu „X”, który jest planowany w Waszej firmie.

Andrey, chciałbym zwrócić uwagę na fakt, że mój projekt został zrealizowany po kosztach o 30% niższych niż standardowe dla tego typu projektów.

Uważam, że moje doświadczenie jest w pełni zgodne z tym stanowiskiem. Twój streszczenie Załączam go do pisma.

(6) Andrey, za twoją zgodą, pytanie:

Czy możemy umówić się na osobiste spotkanie w nadchodzącym tygodniu?

Jeśli tak, czekam na telefon z informacją o dacie i godzinie spotkania. Numer kontaktowy poniżej.

Andriej, jeśli nie masz nic przeciwko, oddzwonię 27 lutego po południu.

Czy sie zgadzasz?

Dziękuję,

Pozdrawiam, Siergiej Orłow, t. +7 (916)xxx-xx-xx

Liczby w nawiasach oznaczają numery bloków konstrukcyjnych, o których mówiliśmy tuż powyżej. Oczywiście nie musisz ich wpisywać w tekście.

Struktury mowy

imię

Jeśli zauważyłeś, w treści listu rzeczywiście pojawia się adresat kilka razy. To jest ważne. Używanie nazwy -kluczowy moment V.

Jeśli z jakiegoś powodu nie znasz nazwy, spróbuj dostępne sposoby dowiadywać się.

Bezadresowy list zaczynający się od zwykłego „cześć” ma wielokrotnie mniejsze szanse powodzenia.

c) Mówimy o...

Powiedz nam od razu o jakim stanowisku mowa. Rekruter może mieć ich więcej niż kilkanaście.

d) od 2013 do chwili obecnej...

Obecne lub ostatnie miejsce pracy i zajmowane stanowisko.

e) Wcześniej pracowałem...

Jeśli pracowałeś w markowych firmach, pamiętaj o ich wymienieniu. Spróbuj bardzo krótko podsumować swoje najlepsze doświadczenia, które są istotne dla danej oferty pracy. Jedno, maksymalnie dwa zdania.

f) Chciałbym zwrócić Twoją uwagę...

Główna idea, która może zainteresować pracodawcę. Liczby związane z kosztami, zyskami i przychodami mają magiczny wpływ na ludzi biznesu.

g) za Twoją zgodą, pytanie...

Samo pytanie i następujący po nim komentarz to nic innego jak wezwanie do działania.

Twoje intencje spotkania są prawidłowe i dyskretne.

h) Czy zgadzasz się?

Jak byś odpowiedział? Dlaczego nie? Wraz z takim zakończeniem listu prawdopodobieństwo zaproszenia znacznie wzrasta.

Jeśli piszesz na stronie internetowej pracy

Oczywiste jest, że jeśli napiszesz skrypt dla działającej strony internetowej, tekst nieznacznie się zmieni. Nie musisz się przedstawiać, podawać wakatu, nie znasz imienia osoby, która otrzyma list. Niestosowne byłoby wspominanie o tym, że „polecono Państwu skontaktować się z…”. Jasne jest również, skąd dowiedziałeś się o wakacie, jeśli odpowiesz na nie na stronie.

Co do reszty, możesz przyjąć koncepcję listu „przechwytującego”.

1. temat listu
2. Twój adres email

Więc pozwólcie mi dzisiaj odpocząć. Jeśli masz jakieś pytania, możesz je zadać w sekcji komentarzy.

Dziękujemy za zainteresowanie artykułem.

Jeśli uznasz to za przydatne, wykonaj następujące czynności:

1. Udostępnij znajomym, klikając przyciski mediów społecznościowych.
2. Napisz komentarz (na dole strony)
3. Subskrybuj aktualizacje bloga (formularz pod przyciskami mediów społecznościowych) i otrzymuj artykuły na wybrane przez Ciebie tematy na Twój e-mail.

Miłego dnia!