Cómo preparar una carta de presentación para documentos. ¿Necesito escribir una carta de presentación para mi currículum? Tipos de cartas de presentación para currículums
Muchos documentos enviados por correo contienen carta de presentación. En este artículo veremos en detalle su propósito, reglas de diseño y ejemplos.
De de este material aprenderás:
- ¿Qué es una carta de presentación para documentos?
- cómo preparar una carta de presentación para documentos;
- lista de documentos adjuntos.
¿Qué es una carta de presentación para documentos?
Una carta de presentación es un atributo obligatorio si es necesario enviar un paquete de documentos. Tiene varios propósitos a la vez.
Confirmación del hecho del envío. La carta de presentación de los documentos está registrada en los documentos salientes de la empresa y tiene el número correspondiente. Así, el hecho del envío de documentos queda registrado en base a esta carta. Además, el destinatario también registra esta carta y el paquete de documentos adjuntos.
Lista de documentos adjuntos. Cada carta de presentación sobre el envío de documentos debe contener su lista completa y el número de copias.
Instrucciones para el manejo de la documentación. Es importante entender que al enviar documentos, algunos de ellos pueden ser devueltos. En este caso, la carta de presentación debe indicar qué acciones se deben realizar: revisar los documentos, acordar, completar, firmar y salir o enviar de regreso. Le recordamos que también puede utilizar sellos especiales para estos fines.
Primero debe completar la parte de la dirección. Indica el nombre, cargo, dirección de la empresa, apellido e iniciales del empleado y su cargo (si los documentos se envían a una persona específica). A continuación, debe indicar la fecha y el número del documento saliente.
La primera parte del contenido de la carta debe ser un mensaje sobre el envío de documentos. Comienza con las palabras: "Te enviamos ...", "Te presentamos ...", etc. Luego de esto, podrás indicar el propósito del envío de los documentos (para revisión, finalización, aprobación, etc.). Si hay un documento adjunto a la carta, se puede indicar en esta parte; si hay varios, se puede utilizar el concepto de "paquete de documentos", cuya composición se detalla a continuación;
La segunda parte del contenido consta de tareas específicas para trabajar con documentos. Por ejemplo, puede contener instrucciones sobre qué copias deben devolverse, cuáles requieren firma, etc.
Como puede verse en el ejemplo, los plazos para la ejecución de los documentos también se pueden indicar en la carta de presentación.
El paso más importante al preparar una carta de presentación es marcar la disponibilidad de los archivos adjuntos. La marca se coloca después del final del texto de la carta, al menos 2 o 3 líneas después. La marca debe contener el nombre del documento, el número de copias adjuntas y el número de hojas.
marca de aplicación Debe tener una lista completa de los documentos adjuntos, el número de copias y hojas. Si los documentos adjuntos están encuadernados o archivados juntos, no es necesario indicar el número de hojas (solo se indica el número de copias).
También debe entenderse que al indicar los nombres de los documentos adjuntos en el texto de la carta de presentación, no es necesario volver a indicarlos en los archivos adjuntos. En este caso, simplemente se indica la presencia de una solicitud (Apéndice 1,2, etc.), el número de hojas y copias.
Lista de documentos adjuntos
Existe la posibilidad de que la cantidad de documentos adjuntos a la carta de presentación sea tan grande que la nota sobre su adjunto no se incluya en la hoja de la carta. En este caso recomendamos realizar un inventario de la documentación adjunta en hoja aparte. Al elaborar un inventario, en él se indica la composición del paquete de documentos adjuntos a la carta. La nota sobre archivos adjuntos en la carta de presentación indica la lista de documentos adjuntos y el número de hojas. Esto tiene el formato siguiente:
Apéndice: según inventario para 2 hojas.
Después del detalle "Nota sobre la presencia de archivos adjuntos", sigue el detalle "Firma" del empleado que redactó la carta.
Queridos amigos! Debido al gran número de solicitudes recibidas, el servicio suspende su trabajo hasta completarlas. Quizás entre los solicitados haya ejemplos de currículum que te interesen. Manténganse al tanto.
Carta de presentación
La carta de presentación es un documento de respaldo del currículum presentado.
Si envía su currículum a una empresa extranjera con reputación mundial (marca), entonces los requisitos para elaborar uno de respaldo son bastante altos. El documento deberá redactarse en hoja aparte; todos los detalles, que, en particular, incluyen el título, la fecha de compilación, el nombre y la dirección del destinatario, la firma, se colocan de acuerdo con las reglas de registro cartas comerciales. Si la información se envía por correo electrónico, se debe adjuntar una carta de presentación, como un currículum, en formato Word.
Un currículum enviado por correo electrónico a estructuras menos pretenciosas puede acompañar el texto correcto en el cuerpo de la propia carta, sin ponerlo en una hoja aparte. El apellido, las iniciales (o apellido y nombre) y la información de contacto deben estar visibles.
Una versión corta de la carta de presentación se parece a esta (ejemplos 1 a 3):
Ejemplo 1.
Querida María,
en respuesta a su vacante "Gerente de Ventas equipo de refrigeración", publicado en la revista "Trabajo y Salario", envío mi currículum. Te agradecería mucho que no lo ignoraras.
Los mejores deseos,
Ivanova Anna, tel. 8-916-111-11-11
Ejemplo 2.
Buenas tardes María.
Adjunto el archivo de currículum. Estoy postulando para un puesto como analista financiero. Fuente de información sobre la vacante www.zarplata.ru Estoy dispuesto a proporcionar cualquier información adicional necesaria para la consideración de mi candidatura.
Ejemplo 3.
Estimados señores,
Considere mi currículum para el puesto de contador, jefe adjunto de contabilidad.
Estaré encantado de recibir una invitación suya para una entrevista.
Atentamente, Anna Ivanova, tel. 8-916-111-11-11
La versión completa de la carta de presentación (destinada a empresas que siguen el estilo occidental de gestión de personal) sigue un patrón similar. El texto de la carta de presentación debe reflejar:
1. El nombre del puesto (posiblemente dos puestos relacionados o similares) para el cual se envía el currículum; También es recomendable indicar de qué fuente se enteró del(los) puesto(s) vacante(s); propuesta de su candidatura.
Ejemplo 4:
Después de revisar la información en su sitio web, supe que su empresa ha abierto vacantes en el campo del control sanitario de materias primas cárnicas y lácteas. En este sentido, quisiera proponer mi candidatura a consideración para un cargo relacionado con la implementación de la función de control de calidad, control sanitario y veterinario de materias primas y productos terminados. Creo que mi experiencia laboral puede ser demandada tanto como experto en la adquisición de materias primas cárnicas y lácteas como como jefe del servicio de control sanitario.
2. Un resumen muy breve, pero preciso e informativo del currículum, destinado a justificar la idoneidad de su perfil profesional y cualidades personales el puesto al que se postula.
3. Su disposición para trabajar, dedicación y crecimiento profesional en el campo indicado en la vacante, o mejor aún, dentro de los muros de esta empresa en particular.
Ejemplo 5:
En los últimos años he operado exitosamente en el área que elegí como parte de las autoridades reguladoras veterinarias y aduaneras estatales, he establecido conexiones y experiencia de cooperación tanto con las empresas más grandes de la industria alimentaria rusa como con los principales proveedores extranjeros. El currículum adjunto dará una idea de mi experiencia profesional, cualificaciones y oportunidades potenciales..
Ejemplo 6:
Toda mi experiencia laboral, mis conocimientos y habilidades profesionales, así como mis expectativas de mayor avance, se encuentran en el campo de las ventas directas activas y el trabajo con clientes (tanto a nivel ejecutivo como administrativo). Actualmente tengo más de 5 años de experiencia en ventas en el mercado B2B en el campo de fabricación, así como experiencia en gestión en esta dirección para el año pasado trabajar. En mi último trabajo, como jefe del departamento comercial, era personalmente responsable de las actividades y resultados del servicio comercial en el ámbito B2B (equipamiento médico y cosmetología).
4. Disposición a una entrevista personal en la empresa, durante la cual presentará más información sobre usted.
5. Información de contacto.
Ejemplo 7:
Estaría encantado de aceptar la oferta para conocerte y contarte un poco más sobre tu experiencia laboral y posible potencial. Puedes contactar conmigo por teléfono... o correo electrónico...
Atentamente,…
Ejemplo 8:
Si estás interesado, estaré encantado de responder a todas tus preguntas durante la entrevista. Puedes contactar con nosotros por teléfono. Gracias de antemano por su atención y tiempo dedicado a mi candidatura.
Atentamente,…
Una carta de presentación no puede ser universal para toda la gama de vacantes que le interesan. Dado que los destinatarios de la carta son personas diferentes y diferentes organizaciones, y debería modificarse ligeramente el texto de la carta, de acuerdo con cada vacante solicitada. La carta de presentación siempre hace referencia a una vacante concreta en una empresa concreta.
No todos los solicitantes saben qué es una carta de presentación para un currículum. Pero algunas organizaciones (especialmente aquellas cuya estructura es de estilo occidental) toman este documento muy en serio. Hay casos en los que, de dos currículums de solicitantes aproximadamente iguales, el empleador da preferencia al que no descuida la carta de presentación.
La tarea principal de la carta de presentación.– proporcionar al empleador información adicional que por algún motivo resulte inapropiada, así como una explicación de algunos puntos no obvios.
A veces, los jefes de organizaciones, al revisar numerosos currículums, leen primero la nota adjunta, considerándola una especie de "anuncio" del documento principal.
A pesar de que toda la información que necesita el empleador ya está contenida en el documento principal, la carta de presentación puede duplicar dichos datos. Esto le permite establecer un toque personal con la persona que lo contrata.
Antes de escribir una carta de presentación para su currículum, se recomienda recordar todos los aspectos desagradables que pueden afectar negativamente la opinión que el empleador tiene sobre usted.
Por lo general, intentan ocultar esos "puntos oscuros", pero en algunos casos el empleador aún los conoce. Por ejemplo, en tu carta de presentación puedes mencionar que a pesar de tener un diploma de honores, hace varios años que no trabajas en tu especialidad.
La carta de presentación se redacta en cualquier forma, pero su estructura debería ser así:
- Póngase en contacto con el gerente o el gerente de recursos humanos (según el tamaño de la organización);
- Introducción (su nombre y el puesto al que se postula);
- Objeto de la apelación;
- Información valiosa para el empleador, que contendrá una descripción de los motivos por los que lo eligió para el puesto especificado;
- Gratitud;
- Datos de contacto.
Cómo escribir una carta de presentación para un currículum
Antes de considerar el modelo de carta de presentación más sencillo, es necesario examinar con más detalle cada uno de los puntos de su estructura. El mensaje de la carta de presentación puede estar dirigido al empleado responsable del departamento de recursos humanos, al director de recursos humanos o incluso al director. Depende de los datos que tengas, y si sabes el nombre del responsable, es mejor contactar con él.
Por otra parte, muy a menudo grandes empresas con una plantilla de varios miles de personas gerente general ni siquiera conoce de vista a la gran mayoría de las personas que trabajan en la organización y no se ocupa en absoluto de cuestiones de contratación de personal. En este caso, es mejor escribir una carta dirigida al responsable de recursos humanos.
No es necesario que la vista enumere toda la información que se encuentra en el archivo . No es necesario describir todo en detalle, pero vale la pena aclarar algunos puntos clave e importantes desde su punto de vista. Por ejemplo, su educación, si es posible, sus logros, si en el pasado logró alcanzar el éxito y crecimiento profesional para el mismo puesto que deseas conseguir.
Por ejemplo, una carta de presentación para el currículum de un contador puede contener información de que trabajó como contador senior y al mismo tiempo renunció debido a a voluntad en busca de un trabajo más prometedor (evidentemente, no es necesario hablar de despido por diversas infracciones o incompetencia profesional en la carta de presentación).
A continuación, debe indicar la fuente de la que se enteró de la oferta del empleador. Mencione que conoce bien los aspectos de las actividades de la organización y conoce los requisitos que se aplican a los candidatos. Enumere sus valiosas cualidades que serán útiles para la organización.
Enumere todas sus ventajas potenciales sobre otros candidatos. En algunos casos será apropiado describir brevemente una situación o problema que se resolvió gracias a ti. Idealmente, si durante este período pidió prestado posición de liderazgo, y el problema se solucionó gracias a tu iniciativa.
Al final de la carta debe haber un agradecimiento por el hecho de que el empleador se haya tomado el tiempo de leerla. Después de agradecernos, asegúrese de incluir toda su información de contacto posible. Sin embargo, esto no significa que deba enumerar todas sus direcciones. correo electrónico, números de teléfono adicionales y varios mensajeros instantáneos. Un número de teléfono principal y una dirección de correo electrónico son suficientes.
Ya has indicado esta información en tu currículum. Pero, en primer lugar, esta es una oportunidad adicional para insinuar que está esperando una llamada o una carta y, en segundo lugar, una carta de presentación correctamente redactada para una solicitud de empleo debe redactarse de tal manera que el lector se interese en su candidatura sin siquiera leyendo el currículum en sí. Existe una pequeña posibilidad de que el reclutador se comunique con usted en esta etapa.
Ejemplo de carta de presentación para currículum
El ejemplo más simple de carta de presentación para un currículum es una carta breve con una cantidad mínima de información innecesaria:
“Hola, Alejandro Vladimirovich.
Me interesó la vacante de gerente, que fue publicada en nombre de su empresa en el sitio web publicitario. Me considero un candidato digno, ya que en mi último trabajo realicé las mismas funciones que se describen en su anuncio.
Estoy familiarizado con todos los procesos y características del trabajo que tendré que realizar, e información más detallada sobre mis habilidades, educación y cualidades profesionales que figura en el currículum, que se adjunta en archivo aparte.
Espero su decisión y gracias por leer esta carta.
Atentamente, Petrov A.M.
Teléfono
Correo electrónico".
Esta carta de presentación es un ejemplo de un llamamiento lacónico y específico al gerente. pero mas ejemplo detallado– carta de presentación para el currículum de un contador:
Al director de Orient LLC
Semenov D.A.
Hola, Dmitri Alekseevich.
Le envié mi currículum, que se adjunta a esta carta.
Mi nombre es Olga Anatolyevna Sitseva y estaba interesada en la vacante de jefe de contabilidad, de la que me enteré por el periódico el 12 de octubre de 2015. Después de haberme familiarizado detalladamente con los requisitos de los candidatos, puedo decir con confianza: puedo hacer frente a las tareas asignadas sin ninguna preparación previa. No tardaré más de una semana en adaptarme al nuevo equipo, hacerme cargo y estudiar las peculiaridades de su departamento de contabilidad.
En mi anterior lugar de trabajo en IP Chekunov ocupaba un puesto similar. Decidí cambiar de trabajo por petición propia, ya que las actividades de la empresa se encuentran en el área en la que mis actividades profesionales y desarrollo personal No es posible.
A pesar de que el salario indicado en su anuncio es mucho más alto que en el lugar de trabajo anterior, este no es el principal motivo de motivación para mí. Una de las razones por las que decidí enviar mi currículum es la oportunidad de trabajar más eficazmente en Orient LLC, ya que conozco perfectamente el campo de actividad de su empresa (esto se debe a mi segunda educación).
Información más detallada sobre mí está contenida en mi currículum.
Gracias por su atención, si es necesario, puede contactarme utilizando la información de contacto a continuación.
Teléfono
MI-correo".
Esta carta está escrita con más detalle, en general no hay información innecesaria, pero el candidato podría haber utilizado expresiones más breves. Las cartas de presentación demasiado largas desaniman a los empleadores que piensan que son simplemente información duplicada de su currículum.
Aquí hay más buen ejemplo:
"Al gerenteDepartamento de recursos humanos Natalya Ivanovna Mironova.
Hola.
Mi nombre es Evgeniy Semenovich Roizman.
El propósito de mi carta es explicarle que presento un currículum para el puesto de ingeniero jefe en su empresa.
Tengo una amplia experiencia trabajando en un solo lugar (más de 20 años) como ingeniero (más tarde, ingeniero jefe) en Baltic Shipyard.
Tengo agradecimientos y premios estatales, pero me vi obligado a dimitir por cambio de residencia.
Si está interesado en mi candidatura - más información detallada Puedes informarte en el currículum adjunto.
Adiós.
Roizmán E.S.
Teléfono"
De hecho, una carta de presentación de este tipo para una solicitud de empleo está escrita de manera muy competente. Con un volumen mínimo contiene cantidad máxima Información potencialmente interesante para el gestor. un buen ejemplo se puede considerar de la siguiente manera:
"Buenas tardes. Mi nombre es Alexander Valentinovich Pekov y el propósito de esta carta es llamar su atención sobre el currículum que le envié hoy. Estoy interesado en trabajar como administrador de sistemas en su empresa - esta vacante fue publicada en el periódico el 14 de diciembre de 2015.
Tengo educación superior en el campoTecnologías informáticas, durante los últimos cinco años se desempeña como administrador de sistemas en la empresa Alpha.
Mis tareas incluidas conectar y quitar hardware, instalar nuevo software, solucionar problemas, monitorear y proteger red local empresas, mantenimiento de registros y algunas otras funciones adicionales.
El motivo del despido fue el cierre de la empresa Alpha.
Si está interesado en mi candidatura, puede ponerse en contacto conmigo utilizando los datos que aparecen a continuación. Si es necesario, estoy dispuesto a acudir a una entrevista en cualquier momento.
Atentamente, Pekov A.V.
Teléfono
MI-correo".
Matices, características y trampas.
Como puede ver, todos los ejemplos anteriores son cartas de presentación escritas diferentes personas V estilo diferente. Y, a pesar de la falta de una forma estrictamente regulada de cartas de presentación, vale la pena comprender qué hicieron mal estas personas. A continuación se muestra una lista de reglas que se deben seguir al redactar dicho documento.
- Una carta de presentación no es una autobiografía., pero breves tesis que sirven como argumentos a su favor, pero como algunas personas simplemente no pueden escribir brevemente y al grano, sigue el segundo punto.
- Lea atentamente su carta de presentación completa. Siempre se pueden evitar las frases largas. Simplemente establezca límites con anticipación. Por ejemplo, no escriba más de quinientas palabras. Todo lo que no encaje en este marco debería abreviarse o reformularse.
- Corrección de textos También es necesario para evitar errores ortográficos, que muchas veces resultan estúpidos y molestos. Sorprendentemente, muchos adultos todavía no pueden dominar reglas como escribir “-tsya”-“-tsya” al final de los verbos y también cometen otros errores similares. Una carta de presentación es un documento. Al leerlo y encontrar un error en el primer párrafo, el empleador puede dejar de leer allí, especialmente si para su vacante es importante tener un buen dominio del habla y del idioma ruso.
- Características banales de uno mismo.- no es necesario. El empleador puede descubrir que usted es "resistente al estrés, sociable, dispuesto a trabajar horas extras" y otras cosas en el currículum principal en la columna " información adicional».
- Fíjate cómo todas estas personas escribieron el pronombre “Tú”: dos con mayúscula y dos con minúscula. Hay una diferencia entre estas opciones. “Usted” es apropiado en este caso, ya que la dirección está dirigida a una persona específica que ocupa un puesto jerárquico superior. Pero "usted" es una dirección a un lector de resumen o a dos o más personas al mismo tiempo.
- Es imposible decir exactamente qué tamaño debe tener dicha letra: a veces toda la información que contiene puede ser realmente importante. Pero trate de cumplir con el estándar occidental, donde dicho documento suele ocupar aproximadamente un tercio de una hoja A4.
Recuerde que una carta de presentación bien redactada también es un indicador, porque el empleador primero ve este documento y puede formarse una primera impresión a partir de él, y solo entonces comienza a estudiarlo él mismo.
Revista“Gestión de oficinas y flujo de documentos en la empresa” Septiembre 2013
Carta de presentación de documentos.
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Kozhanova Evgenia |
especialista en instituciones de educación preescolar y gestión de registros de personal
Además de la correspondencia habitual, cada día enviamos diversos documentos a los contratistas: contratos, protocolos, facturas, materiales de presentación... Las reglas de etiqueta empresarial y la precaución básica en el manejo de documentos exigen en estos casos redactar una carta de presentación. ¿Qué aporta esto y cómo solicitarlo? ¿Cuáles son los plazos para su implementación? ¿Cómo almacenarlo después? CON
una carta de presentación es un tipo de carta comercial que se necesita para describir un paquete de documentos enviados al destinatario si estos documentos no contienen la parte de la dirección. De este modo,
La carta de presentación no conlleva ninguna carga de información, pero cumple tres funciones importantes:
confirma el hecho del envío;
proporciona una lista de documentos enviados e instrucciones para manejarlos;
Gracias a los datos de registro, permite determinar el plazo.
Como la mayoría de las cartas comerciales, la carta de presentación tiene membrete y recibe el número de referencia del remitente. Hemos discutido en detalle las reglas para preparar cartas oficiales más de una vez en la revista, por lo que ahora nos centraremos en las características de la carta de presentación.Redactamos una carta de servicio.»
Patrones de habla
La base de una carta de presentación es una lista de archivos adjuntos. El texto del documento es breve y está dividido condicionalmente en dos partes:
mensaje sobre el envío de documentos,
Solicitud de respuesta oportuna (lectura, aprobación, devolución de copia firmada, etc.).
La primera parte suele empezar así:
“En cumplimiento... les dirigimos...”,
"Te enviamos..."
“Les presentamos…”
A continuación, podrá indicar la finalidad del envío de documentos: "para aprobación", "para información", "para firmar", "llenar"(si hablamos de un formulario de encuesta o cuestionario). Recomendamos utilizar el cliché “te enviamos” o “te enviamos”, porque Puede enviar algo sólo para información, pero no para firmar o aprobar.
La segunda parte podrá contener las siguientes palabras:
“Por favor firme, selle y envíe una copia a nuestra dirección…”
“Le solicitamos que nos considere y nos envíe dentro del plazo establecido por la ley...”,
“Por favor envíe a nuestra dirección una copia de una carta debidamente otorgada…”.
Requisitos "Marcar sobre la presencia de aplicaciones"
Como ya hemos determinado, lo principal en una carta de presentación de documentos son los archivos adjuntos. Es por eso atención especial Nos centraremos en la cuestión del diseño de este accesorio en particular. Independientemente del formato de la solicitud, la práctica comercial requiere una lista completa de los documentos adjuntos a la carta, indicando el número de copias y el número de hojas de cada uno de ellos. Sin esta información, la carta de presentación perderá todo significado.
Entonces, cuando los documentos que se envían ya están informados en el cuerpo de la carta, no tiene sentido volver a enumerar sus nombres. Basta indicar el número de hojas y copias. Vea el Ejemplo 1.
Ejemplo1
Un fragmento de texto y una nota sobre la presencia de una aplicación (el nombre de la aplicación se indica en el texto de la carta)
Si la solicitud no se indica en el cuerpo de la carta, además de los datos cuantitativos, deberá indicar su nombre. Si un paquete incluye varios documentos, los adjuntos están numerados. Vea el Ejemplo 2.
Colapsar
Ejemplo2
Un fragmento de texto y una marca que indica la presencia de la aplicación (el nombre de la aplicación se indica en la marca que indica su disponibilidad)
Colapsar
Aunque GOST R 6.30-2003 establece que al enumerar varias aplicaciones en una marca sobre su presencia la palabra generalizadora antes de los dos puntos está en singular “Apéndice:”; en tales casos, aún recomendamos escribirla en plural “Apéndice:”, como mostramos en el Ejemplo 2.
En primer lugar, esto es correcto desde el punto de vista de las reglas del idioma ruso. Y en segundo lugar, los propios desarrolladores de este GOST más tarde "se corrigieron", cuando comenzaron a dar explicaciones sobre su aplicación en sus recomendaciones metodológicas. Véanse las citas de estos dos documentos a continuación. Pero muchas personas continúan escribiendo obstinadamente la palabra “Solicitud:” en singular, incluso si va seguida de una lista de varios documentos. No hagas esto y te explicamos por qué.
Fragmento de documento
Colapsar
GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos"
3.21. ...Si la carta tiene un anexo que no se menciona en el texto, entonces indique su nombre, el número de hojas y el número de copias; Si hay varias solicitudes, se numeran:
Fragmento de documento
Colapsar
Documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. Directrices para la implementación de GOST R 6.30-2003.
3.16. ...Si la carta tiene un anexo que no se nombra en el texto, entonces indicar su nombre, el número de hojas y el número de copias si son varios anexos, están numerados:
También existen discrepancias respecto a cómo escribir la palabra “adjunto” en el cuerpo de la carta: con letra minúscula o mayúscula, con o sin el signo “No”. El caso es que puedes indicar el nombre del documento adjunto en el texto de la carta de presentación de diferentes formas; compárelo usted mismo mirando el Ejemplo 3: en el segundo caso es apropiado indicar entre paréntesis que el documento es una solicitud, y en casos posteriores mostramos cómo esto se puede hacer de diferentes maneras. Todas las opciones son correctas, sólo es importante mantener la uniformidad en la letra. Y es aún mejor elegir y fijar una opción en las instrucciones de gestión de la oficina de su organización (u otras regulaciones locales sobre temas similares), entonces habrá uniformidad en todos los documentos y habrá menos confusión para los artistas.
Ejemplo3
Varias formas de indicar el nombre de la aplicación en el cuerpo de la carta.
Colapsar
Para una solicitud encuadernada, no es necesario especificar el número de hojas (Ejemplo 4).
Ejemplo4
Descripción de la solicitud encuadernada
Colapsar
Cuando existan tantos anexos que sea más conveniente enumerarlos en una hoja aparte (se llamará “Inventario de anexos a la carta de fecha... No…”), bastará con referirse a dicho inventario en la carta (Ejemplo 5).
Ejemplo5
Si hay tantas aplicaciones que es más conveniente enumerarlas en un inventario separado
Colapsar
Si adjunta a su carta otra carta que tiene su propio archivo adjunto, debe informar al destinatario al respecto (Ejemplo 6).
Ejemplo6
El archivo adjunto de la carta tiene su propio archivo adjunto.
Colapsar
Finalmente, si su carta está dirigida a varias organizaciones a la vez y el archivo adjunto está dirigido solo a una de ellas (otros reciben la carta solo para su revisión), también debe decir lo mismo (Ejemplo 7).
Ejemplo7
El archivo adjunto se envía a un solo destinatario de correo electrónico entre varios.
Colapsar
Se coloca una nota sobre la presencia de archivos adjuntos debajo del texto de la carta y encima de la firma. Por lo general, estas distancias (sangrías) se hacen idénticas e iguales a aproximadamente 2-3 espacios entre líneas (esto se muestra claramente en el ejemplo del diseño de una letra completa en el Ejemplo 9).
Como regla general, si un documento tiene archivos adjuntos, se coloca una marca que indica su presencia debajo del texto y encima de la firma, y en los documentos adjuntos (cada uno en la parte superior derecha de la primera hoja) se escribe cuál documento al que están adjuntos (indicando el número del adjunto, si son varios), como en el Ejemplo 8.
Ejemplo8
Número de solicitud y datos del documento principal en 1 hoja de solicitud
Colapsar
Pero la carta de presentación tiene la función de contabilizar los documentos que se envían, actuando como una especie de inventario de los anexos en el sobre, en realidad, se envían los documentos nombrados en dicha carta como anexos; Si la carta tuviera una función diferente (por ejemplo, era una oferta, una oferta para firmar un acuerdo y una lista de los términos de la cooperación propuesta), entonces el documento "clave" en su significado sería la carta, y el documento adjunto los documentos sólo le ayudarían a cumplir su función. Pero estamos hablando de una carta de presentación, y en este caso no se deben “estropear” los documentos enviados con información sobre el “inventario del contenido del sobre”, es decir, ¡No es necesario ponerles esa marca!
